Рассмотрим процесс еженедельного контроля сроков проекта или
этапа проекта (в данной статье это будут синонимы). Новизна подхода
будет заключаться в том, что нужно будет автоматически "сжимать"
уже готовое расписание проекта.
Концепция Факт + Ожидание + Прогноз
Схематичный планЗа основу я взял модель бюджетирования, которую я видел в "Норникеле" и наложил ее на процесс контроля сроков.
Факт - это сколько ч/ч потрачено на задачу.
Ожидание - это сколько ч/ч осталось, чтобы завершить задачу.
Прогноз - это сколько дней (уже нас интересует длительность)
требуется по будущим задачам. Сперва берется из
утвержденного плана, ничего не меняется.
Таким образом мы можем составить модель окончания проекта.
Отклонение - это разница между утвержденным дедлайном и окончанием в модели Факт + Ожид + Прогноз.
Базовый план - это утвержденный план, относительно которого мы будем сравнивать.
Задача процесса
Я вижу основную задачу в том, чтобы оставшийся объем работ (Ожид + Прогноз) выполнить за оставшийся срок согласно Базовому (утвержденному) плану. Прошлым (фактом) мы уже не можем управлять, но из него мы можем извлекать причины. Об этом позже.
Собираем Факт + Ожид
-
В таск-менеджере Исполнители заносят свои фактические ч/ч
-
Ответственный Исполнитель по задаче должен проставить Ожидания в ч/ч и в днях по текущим задачам.
-
Менеджер проекта должен сделать мэппинг задач между планом и данными из таск-менеджера и перенести факт+ожид в MS Project. Хорошо, если у вас между 2 системами настроена интеграция, но это отдельная тема.
Task Manager |
MS Project |
Комментарий |
Десктоп. версия Главная |
Главная - верстка |
|
Мобильная версия Главная |
Главная - верстка |
|
Добавить анимацию БГ видео на ховере |
Главная задача - верстка |
Незапланированная подзадача, но в рамках задачи Главная - верстка. Перенести Факт + Ожид на родительскую задачу |
Новости - детальная страница |
1. Добавить в MS Project новую задачу |
|
Новости - список новостей |
Аналогично |
Собираем Прогноз
-
Берем Задачи, к которым еще не приступали, из последнего плана и их длительности. В прогнозе не меняем длительности!
-
Задачи, которых не было в плане (хотелки или недооценки), но их нужно будет выполнить, тоже оцениваем в ч/ч и днях и заносим в Прогноз.
Рассчитываем Отклонение
Я описал уже, что:
Отклонение - это разница между утвержденным дедлайном и окончанием в модели Факт + Ожид + Прогноз.
Но некоторые допускают ошибку и считают, что Отклонение - это разница, насколько дней мы опаздываем по текущим задачам. Нужно считать разницу между итоговым прогнозом и дедлайном, потому что туда могут попасть незапланированные работы.
Тенденция отклонений
Если такое упражнение делать добросовестно каждую неделю, то можно увидеть насколько быстро увеличивается отклонение каждую неделю.
Дата |
Отклонение, дн. |
1 фев |
-5 |
8 фев |
-9 |
. . . |
|
9 мар |
-20 (почти месяц) |
Это дает повод для дальнейшего разбора полетов. Возможно заказчик постоянно накидывает требования, либо разработчики слабые.
Анализируем проблемные задачи
-
Просроченные задачи. Почему они не могу закончиться?
-
Не начатые задачи. Почему они по плану должны начаться, а еще не начинаются? Может мешает какая-то незавершенная задача. А может вообще появился внешний фактор, который мешает начать.
-
Задачи с задержкой (те которые еще по плану не закончились, но есть просрочка). Если у вас задачи сильно длинные, то их тоже нужно анализировать.
Используй индикаторы в MS Project. Как их использовать и как настроить - читайте в моей старой статье еще от 2014 года - Навигатор для проекта: MS Project + формулы + индикаторы
Кто виноват?
На мой взгляд, самые частые причины это:
-
Неверно произведена оценка и не было заложено резервов
-
Слабые исполнители
-
Заказчик постоянно накидывает требования
-
Простои - из-за внешних факторов (Функциональный заказчик и другие вещи).
Что делать?
Корректировать расписание по Ожиданиям и Прогнозу.
Автоматическая корректировка расписания
Для задач, которые лежат на критическом пути
Например, осталось 20 рабочих дней, а работы на 30 рабочих дней (6 недель).
Базовый план |
Рабочий план |
|
Ожид |
0 |
10 |
Прогноз |
20 |
20 |
Итого |
20 |
30 |
Рассчитываем коэффициент отставания 20 / 30 = 0,67
Умножаем длительности в рабочем плане на этот коэф.
Корректировка |
Округляем до полудня |
|
Ожид |
6,7 |
6,5 |
Прогноз |
13,3 |
13 |
Итого |
20 |
19,5 |
Для задач, которые не на критическом пути
Если у вас по задачам не на критическом пути в Базовом плане есть резерв 5 дней, то коэффициент отставания будет равен 20 / (30-5) = 0,8
MS Project
В MS Project я бы делал так.
-
Добавить пользовательское поле типа Длительность.
-
Задать формулу для пересчета длительности с учетом коэффициента отставания, алгоритм примерно такой:
ЕСЛИ начало < Сегодня,ТО Длительность1 = (Окончание - Сегодня) * Коэффициент отставания /* для ожида ИНАЧЕ Длительность1 = Длительность * Коэффициент отставания /* для прогоза
-
В соседней вкладке открыть такой же план график
-
Скопировать из пользовательского поля файла 1 в поле длительность файла 2 значения.
Переходим к ручной корректировке
Если мы использовали автоматическое расписание, то мы уже имеем кое-какие рекомендации. Теперь доводим это до ума. Потому что расчет нам может предложить сделать задачу за 6,666 дней, а на практике это будет все же не меньше 10 дней.
Согласно PMBoK и здравому смыслу есть 4 способа ускориться. Я тут нового ничего не расскажу, но обобщу опыт.
-
Быстрый проход
-
Постоянно контролировать "отстающего" исполнителя и пушить его.
-
Добавить еще людей на эту же задачу, если такое возможно.
-
Внеурочка
-
Поставить более сильного исполнителя
-
-
Запараллелить работы
-
Работать не по водопаду, а по гибкому подходу
-
Задачи, которые должен был делать один человек, раскидать на несколько
-
-
Урезать функционал
-
Если к вам постоянно прилетали какие-то хотелки, то обменяйте их на урезание функциональности
-
Выносите предложение, что к дедлайну вы покажите 80% главного, а 20% потом. Но вам обязательно подпишут бумаги о завершении этапа.
-
-
Подвинуть сроки.
Здесь нужно составить запрос на изменение и обоснование.
На выходе
На выходе мы должны иметь:
-
Рабочий план (он отличается от файла на предыдущей неделе, не только процентиками, но и датами)
-
Ресурсный план (устный или письменный запрос на ресусры). Если у вас планируется внеурочка или привлекать других людей
-
Запрос на изменение с обоснованием