Автоматизация работы в SAP с помощью роботов

Решения SAP на сегодня являются самыми распространенными ERP-системами в мире. Они умеют интегрировать между собой разные бизнес-процессы, упрощают работу отраслевых специалистов за счет огромного количества шаблонных решений. Но освоение сотрудниками систем SAP, разворачивание и внедрение их в производство являются масштабными и сложными задачами. Последние тенденции здесь использование специализированных RPA-решений для автоматизации и упрощения работы. В этой статье мы рассматриваем основные барьеры, сложности и преимущества автоматизации работы с SAP-системами с помощью RPA, а также даем гайд-инструкцию по старту роботизации SAP в UiPath Studio.

Драйверы автоматизации

Автоматизация IT-процессов, направленная на упрощение работы с внутренними клиентами тренд, который начал усиленно разворачиваться в пандемию 2020 года. Компании в сложный период стремятся оптимизировать свои расходы, упростить бизнес-процессы и избавиться от ненужных операций. 2021 пройдет под знаком максимального упрощения IT-инфраструктуры. Предприятия будут снижать риски и количество экспериментов, отдавая предпочтение работе с хорошо понятными и простыми и повторяющимися схемами, которые можно легко автоматизировать.

Исследование SAPinsider Benchmark Report, опубликованное летом 2020 года, в ходе которого организаторы опросили более 200 клиентов SAP, показало, что они все чаще внедряют технологии автоматизации, чтобы полностью охватить цифровую трансформацию, максимизировать эффективность процессов и создать полноценный work-life баланс для своих сотрудников.

Потребность в автоматизации объясняется двумя основными причинами. Во-первых, у SAP сложный интерфейс, требующий времени на обучение работе с ним. И вторая проблема в конце 2027 года поддержка пакета бизнес-приложений SAP Business Suite 7 закончится. Останется лишь один вариант мигрировать заранее на SAP S/4HANA.

(SAP S/4HANA это новая система планирования ресурсов предприятия (ERP) на основе ИИ и машинного обучения.).

Поддержку этой системы продлили как минимум до конца 2040 года.

Первый драйвер роботизированной автоматизации это сами сотрудники, у которых есть потребность сосредоточить свои усилия на интеллектуальной деятельности вместо рутины. Второй неминуемый переход компаний на SAP S/4HANA.

Согласно данным того же исследования основными задачами автоматизации для клиентов SAP являются:

• сквозная автоматизация между решениями SAP и другими системами компании (58%),

• стандартизация процессов в рамках миграции SAP S/4HANA (40%),

• настройка и выполнение программных роботов для автоматизации процессов (RPA) (40%).

Барьеры автоматизации

Основные сложности, ограничивающие возможности автоматизации работы с системами SAP это использование предприятием кастомизированных IT-систем и наличие нестандартизированных процессов.

Многие из опрашиваемых SAPinsider используют кастомизированные и изолированные ERP, что затрудняет внедрение и масштабирование решений автоматизации. Корпоративные архитекторы могли бы легче масштабировать системы автоматизации на всю организацию, если бы каждое ее подразделение и каждая используемая ERP-система работали с одними и теми же стандартизованными процессами. Поэтому многие респонденты заявили, что теперь видят в SAP S/4HANA возможность начать все сначала, оптимизировать процессы и внедрить автоматизацию.

Чтобы автоматизация была эффективной, решения для автоматизации должны легко интегрироваться сразу во все системы, используемые организацией. Поэтому для многих компаний сложность существующих систем является критическим препятствием.

Наиболее популярные типы автоматизации сегодня: платформы RPA и инструменты моделирования и мониторинга рабочих процессов. Последние помогают организациям повысить прозрачность процессов и оптимизировать их, чтобы упростить последующее внедрение RPA.

Остановимся подробнее на роботизации SAP. Какой бы путь компания для себя ни выбрала на ближайшее будущее: продолжать работать в SAP ECC или осуществлять миграцию на SAP S/4 HANA роботы могут здесь помочь.

Барьеры, ограничивающие внедрение решений по автоматизации работы с SAP, в случае роботизации не являются проблемой. Роботы одинаково будут работать как со стандартной системой SAP, так и с кастомизированной, имеющей большое количество Z-таблиц.

При этом роботизированные процессы могут включать в себя работу с разными системами, позволяя роботизировать сквозные процессы. Даже при использовании Citrix.

Еще одно преимущество роботизированной автоматизации работы в SAP упрощение работы со сложным пользовательским интерфейсом систем. Автоматизация позволяет не только сократить время взаимодействия с системой, но и уменьшить сроки обучения новых сотрудников работе в SAP.

Сервисы RPA предоставляют инструменты для проектирования, создания и выполнения ботов в различных приложениях, а некоторые платформы также включают интегрированную автоматизацию тестирования, интеллектуальный анализ процессов и задач.

Самая популярная область для автоматизации это финансы. Компании автоматизируют:

• обработку дебиторской задолженности (79%),

• обработку кредиторской задолженности (76%),

• управление счетами-фактурами (68%).

Помимо финансов, организации автоматизируют широкий спектр процессов:

• тестирование SAP S/4HANA (43,5%),

• миграцию данных для SAP S/4HANA (42%),

• онбординг новых сотрудников (40%),

• ERP-риски и контроль (36%),

• обработку заработной платы (34%),

• обработку производственных заказов (30%),

• складские операции (30%).

Автоматизация с помощью UiPath

По статистике только треть компаний, использующих RPA для автоматизации работы с SAP, могут полностью закрыть с их помощью свои актуальные потребности. Этому есть несколько причин: с одной стороны несовершенство внутренних бизнес-процессов, с другой нехватка нужной функциональности у используемых решений для автоматизации.

UiPath является официальным партнером SAP, у компании есть все необходимые сертификаты. Решения UiPath работают почти со всеми интерфейсами и облачными приложениями SAP:

• SAP WinGUI

• SAP S4/HANA

• SAP SuccessFactors

• SAP BAPI

• SAP WebGUI

• SAP S4/HANA Cloud

• SAP Ariba

• SAP RFC

• SAP Fiori

• SAP C4/HANA

• SAP Concur

• SAP OData

• SAB Business Client

• SAP Hybris

• SAP Fieldglass

SAP WinGUI-это наиболее часто используемый интерфейс для доступа к функциям SAP в приложениях SAP, таких как SAP ERP, SAP ECC, SAP S/4 HANA, а также в семействе приложений SAP Business Suite, таких как SAP BI/BW, SAP CRM, SAP SCM, SAP PLM и других. При работе с SAP WinGUI в UiPath Studio можно использовать любые темы (Belize, Blue Crystal, Corbu), для работы робота обязательно должен быть включен SAP WinGUI scripting.

Кроме того, с помощью UiPath можно комфортно поддерживать очень актуальную сегодня миграцию на SAP S/4 HANA на всех ее стадиях от проектирования до разработки:

• Подготовка данных;

• Мэппинг и кастомизация;

• Миграция данных;

• Тестирование;

• Постмиграция.

Еще одна интересная фича, которую предлагает UiPath акселераторы. Акселераторы это преднастроенные процессы для часто используемых действий в SAP. Они доступны бесплатно и значительно упрощают внедрение автоматизации. Например, можно использовать стандартные задачи, такие как добавить нового пользователя SAP или создать нового поставщика как шаблоны для разработки. Этим самым процесс развертывания RPA-автоматизации значительно ускоряется, даже если сами процессы сразу использовать не получится.

Акселераторы UiPath можно загрузить непосредственно с UiPath Marketplace, они содержат готовые рабочие процессы для наиболее часто используемых транзакций и приложений в SAP ECC и SAP S/4HANA. Их можно использовать как для автоматизации роботизированных процессов SAP, так и в качестве тестовых примеров. Время на внедрение робота с помощью акселераторов сокращается на 30%.

Гайд: с чего начинается работа по роботизации SAP в UiPath Studio

Для автоматизации SAP можно использовать стандартные активности UiPath, такие как Click или Type into. Но мы сегодня остановимся подробнее на тех активностях, которые были специально разработаны для взаимодействия с SAP.

SAP Logon активность для подключения к системе SAP через окно SAP Logon.

Необходимо прописать в соответствующих полях SAP Logon Path и Connection Name

C помощью SAP Logon мы выбираем то подключение, с которым хотим работать.

SAP Login используется для входа конкретного пользователя.

Нужно заполнить поля: клиент, пользователь, пароль, язык.

После того как мы откроем основное окно, мы можем пользоваться и другими активностями. Среди них:

Call Transaction вызов транзакции. В параметрах указываем код транзакции.

Click Toolbar Button нажатие на действие, доступное в Toolbar.

Select Menu Item выбор элемента меню, по аналогии с активностью Click Toolbar Button в списке для выбора отобразятся даже вложенные элементы.

Для того, чтобы понять как с ними работать, посмотрим пример. На скриншоте отображена транзакция создания нового заказа (ME21N).

Используя активность Click Toolbar Button, мы получаем доступ к тем элементам, которые могут быть доступны с использованием горячих клавиш:

Несмотря на то, что на экране мы не видим элемент подменю Other Purchase Order, робот может вызвать его напрямую без совершения нескольких кликов по различных подменю. Активность Select Menu Item нам даст возможность выбрать любой из элементов меню и подменю.

Активность Read Status Bar позволяет прочитать сообщения из статус-бара. На основе полученных сообщений, робот может принимать решение о дальнейших действиях. Например, если мы ввели в поиске некорректный номер заказа, появится сообщение об ошибке. У этой активности есть 3 выходных параметра:

Message Type стандартные типы статусов SAP: success, error и др.

Message Text сообщение в строке статуса

Message Data поле с данными статуса. В нашем примере с поиском заказа в нем будет номер открытого на экране заказа. Получив этот номер, мы можем сделать вывод открыт ли на экране тот заказ, который мы искали. Из этого поля можно напрямую извлекать данные без обработки строки сообщения.

Таким образом, зная, какой статус ожидать, мы можем валидировать выполнилось ли действие успешно.

Expand Tree активность, позволяющая выбрать любой элемент в дереве SAP.

Данные действия используются чаще всего, но в студии также есть и другие активности для взаимодействия с SAP.

Разберем создание небольшой автоматизации на примере процесса оплаты счетов-фактур . В одном из прошлых постов мы писали о том, как выстроить процесс извлечения данных из документов, но после того как счет-фактура распознана и ее данные получены в структурированном виде, обработка документа не заканчивается.

В последующем бухгалтер делает ряд проверок: ищет заказ в учетной системе 1С или SAP. Проверяет, что заказ действительно существует, что позиции в заказе совпадают с указанными в счете-фактуре, совпадают реквизиты поставщика, что есть поступление материалов на склад и т.д.. И только после выполнения всех этих проверок в систему заводится счет-фактура. Все эти действия могут выполняться роботом.

В очень упрощенном варианте процесс может выглядеть так:

Первые два шага этого процесса покрываются процессом интеллектуальной обработки документов. После распознавания робот создает задачу валидации результатов распознавания данных.

Валидацию распознанных данных проводить необязательно. Если, например, степень уверенности при извлечении данных выше заданного нами значения, робот продолжит свою работу, не создавая задачу валидации и не беспокоя человека.

После того, как мы получили извлеченные данные, робот выполняет поиск заказа и проверяет поступление материалов в SAP. Вы можете настроить абсолютно любые бизнес-правила, по которым робот будет проверять корректность счета-фактуры.

В нашем случае робот извлекает данные заказа из SAP и проверяет сумму к оплате. Она не совпадает, и робот создает пользователю задачу в Action Center на проверку счета-фактуры.

В задаче для пользователя робот отобразит данные заказа из SAP и поля самого счета-фактуры. Также мы увидим уведомление о том, что сумма к оплате не совпадает. Формы для такой задачи создаются в UiPath Studio с использованием low-code и могут выглядеть так, как вам удобно.

В нашем примере задача проверки выглядит так:

Робот может делать и более сложные проверки. Например, проверять, есть ли товар на складе, совпадает ли количество позиций и т.д. В зависимости от того, какую ошибку робот находит, он может направлять задачу ответственному человеку. Если проблема в заказе инициатору заказа, если проблема с поставкой кладовщику. И больше никаких звонков и электронной почты, робот может автоматически распределить задачи между людьми. В случае отсутствия ошибок в счете-фактуре, робот вводит все данные в учетную систему.

После согласования с пользователем счёта-фактуры, робот автоматически продолжает свою работу. В SAP вызывается транзакция MIRO для заведения счетов-фактур, в которую робот вводит необходимые данные.

Посмотреть видео этого процесса с взаимодействием в SAP можно на YouTube-канале UiPath.

Что в итоге

Решение UiPath делает автоматизацию работы в SAP для бизнеса проще, чем когда-либо. UiPath является первой компанией RPA, получившей полную сертификацию как по SAP UI, так и по SAP API автоматизации. Подробнее с каталогом сертифицированных решений SAP можно ознакомиться здесь.

Автоматизация работы в SAP маленький кирпичик в задаче полной автоматизации предприятия. С помощью UiPath можно закрыть все сложности, связанные с этой задачей. Роботы могут автоматизировать работу как в SAP, так и в других приложениях, включая legacy-системы. Интеграция между системами становится как никогда простой, позволяя быстро разрабатывать и внедрять автоматизацию в эксплуатацию.