Вводная часть
Внедрение системы непростая задача, а внедрение на удаленке, еще и в другой стране, еще и на только строящемся предприятии тем более!
За весь период проекта (он еще идет), мы усвоили много уроков, ведь внедрение системы - это целая история, которую невозможно рассказать одной статьей, для этого мы решили выпустить серию статей с периодичностью.
Если вы не разбираетесь в этом, то эта статья будет вам в любом случае полезна в будущем, ведь цифровой мир не стоит на месте, число компаний, переводящих сотрудников на удаленку увеличивается, и остается главный вопрос - как не потерять эту же эффективность? На этот вопрос, вы тоже найдете ответ в наших статьях!
Заказчик один из первых интегрированных газохимических комплексов в Евразийском пространстве, который будет заниматься производством полипропилена.
Что такое Полипропилен? Это основной материал для производства современных видов пластика, он используется в пищевой, машиностроительной, медицинской промышленности, является основой для создания упаковочных материалов и труб, оргтехники и мебели.
Основная цель безлюдное производство, цифровой завод. Первый шаг навстречу цели - внедрение системы SAP S/4HANA с максимальным использованием стандарта.
Объем проекта
Внедряемые продукты SAP
-
SAP S/4HANA
-
SAP Fiori LaunchPad (Цифровое окно)
-
SAP HCM
-
SAP BPC
-
SAP MII
-
SAP PO
Автоматизируемые процессы
-
Бюджетирование
-
Финансы
-
Снабжение и Сбыт
-
Производство и ремонты
-
Управление персоналом
-
Единое цифровое окно
Особенности работы в удаленном режиме
Обучение ключевых пользователей
Передача знаний на расстоянии
Как эффективно вовлечь пользователей в обучение, никогда не встречаясь с ними? Вопрос, который стал очень актуальным для нашего проекта. Мы не встречались с командой клиента, хотя к моменту обучения и научились узнавать друг друга по голосам. Но решение операционных вопросов и презентации статуса в удаленном режиме отличаются от дистанционного обучения при прочих равных условиях. Нужно удерживать фокус внимания пользователей на протяжении всего тренинга, в нашем случае - это от 2 до 4 часов подряд.
По ходу проведения тренингов мы определили несколько хороших практик по организации и проведению дистанционного обучения по работе в SAP. Их можно объединить в следующие блоки:
Подготовка тренинга:
-
Для дистанционного обучения мы использовали инструмент MS Teams, который является аналогом нашумевшего ZOOM, но более корпоративный. Данный инструмент позволяет сделать видеозапись звонка, которую пользователи также в дальнейшем смогут использовать для повторения пройденного материала.
-
Для ответов на контрольные вопросы и сбор обратной связи мы использовали MS FORMS. Очень удобный инструмент, который позволяет пользователям сразу увидеть свою оценку и экономит время тренеров на проверку. С его помощью можно создать тест, и даже выгрузить его результаты в формате Excel, что позволяет с легкостью отслеживать статистику и делать сводные таблицы. Плюс - ограничений по количеству форм (тестов) нет.
-
Сформировали группы на обучение в размере не более 10 человек. И соответственно рассчитали время тренингов. В случае увеличения численности группы время тренинга увеличивалось.
-
На каждый тренинг был назначен 1 основной тренер и 1 помощник, который в процессе тренинга направлял в чат тренинга необходимые ссылки и названия транзакций.
-
Лучше заранее проверить Интернет-связь, как на стороне тренеров, так и на стороне пользователей, чтобы не было рассинхронизации голоса и трансляции экрана.
Организация рабочего пространства пользователей:
Это тоже важный пункт. Чем удобнее организовано рабочее пространство пользователя, тем меньше он будет отвлекаться на технические моменты и, соответственно, лучше усвоит информацию из тренинга.
-
Чтобы пользователям было удобнее смотреть на экран тренера, где демонстрируется работа в системе, и одновременно выполнять действия в системе, желательно каждому пользователю установить 2 монитора или 1 большой монитор, где можно открыть два окна параллельно.
-
Нужно заранее установить все необходимые для обучения программы на компьютеры пользователей, выполнить в них первоначальных вход и запомнить свои учетные данные. Мы столкнулись с тем, что у некоторых пользователей ПО установлено просто не было, в связи с этим было затрачено много времени, на его установку и на решение этой проблемы. Это поможет значительно сэкономить время во время тренинга на осуществление первого входа.
Организация учебного процесса:
-
Хорошей практикой стало включение камеры в начале тренинга для приветствия участников и объяснения целей встречи. Так пользователи и тренеры стали узнавать друг друга не только по голосам, но и в лицо.
-
С целью экономии времени пользователи выполняли шаги в системе одновременно с тренером. В случае возникновения проблем пользователь делился своим экраном, и тренер подсказывал, какие шаги необходимо выполнить, чтобы решить проблему пользователя. Это также помогает сделать тренинг более интерактивным. В течение тренинга каждый пользователь может поделиться своим экраном и показать свой прогресс.
-
Пользователям удобнее, если тренер не просто показывает на своем экране, а присылает в чат встречи название изучаемой транзакций и данные для выполнения упражнения (например, название материалов или номер договора для каждого пользователя).
-
Так как у нас на обучении была взрослая аудитория, то эффективно удерживать внимание получалось примерно в течение 1 1,5 часов. Далее требовалось сделать перерыв на 10-15 минут. Это необходимо учитывать при планировании времени тренинга. Максимальная продолжительность тренинга в течение дня для одной группы обучающихся без потери качества обучения 4 часа.
-
Должно быть четкое управление временем тренинга. Необходимо вовремя начинать и вовремя заканчивать тренинг, т.к. помимо тренинга у пользователей запланирована операционная работа. Если не уложились в отведенное время, то необходимо уточнить у пользователей, могут ли они задержаться, и если нет, то назначить дополнительное время в другой день для завершения тренинга. Так мы избежим накала страстей.
-
Очень полезно в начале тренинга обозначить цели тренинга, а в конце - сделать резюме того, что прошли. Если тренинг разбит на два дня, то второй день начинаем с резюме первого дня. Чтобы на фоне операционной работы к пользователям вернулись приятные воспоминания вчерашнего тренинга и появилось приятное осознание, сколько уже было пройдено.
Лайфхаки, или наши полученные уроки:
-
Несмотря на усилия тренеров и интерактивность тренингов, и у нас были отстающие ученики. Но мы хотели им помочь, поэтому мы организовывали дополнительные сессии для малых групп. На таких сессиях пользователи по очереди демонстрируют экран и выполняют самостоятельно необходимые шаги в системе с опорой на пользовательские инструкции и подсказки тренера.
-
На практике мы убедились, что не стоит объединять в одну группу сотрудников из разных департаментов, где присутствуют сильные лидеры. Каждый из лидеров будет тянуть одеяло на себя, что приведет к затягиванию тренинга и снижению его эффективности. В этом случае лучше провести тренинги отдельно для каждого департамента.
Резюмируя вышеизложенное, можно сказать, что передача знаний на расстоянии не миф, а реальность. И в наших силах сделать эту реальность лучше. Нужно лишь учесть некоторые нюансы удаленного взаимодействия, тщательно спланировать тренинги и набраться терпения.
Тестирование функционала системы
Как протестировать функционал системы в удаленном режиме на предприятии, которое еще в процессе строительства?
Для ответа на данный вопрос разберемся, какая ставилась цель, и какие виды тестирования мы применяли на проекте.
План проведения тестов функциональности системы строился исходя из календарного плана запуска функциональных направлений в продуктивную эксплуатацию, готовности настроек и разработок. Как и при планировании мероприятий всего проекта, так и для мероприятий тестирования использовался подход waterfall.
Целью тестирования функционала системы является проверка его соответствия ранее согласованным бизнес процессам и требованиям. Для этой цели в рамках реализации проекта использовались три вида тестирования, можно сказать от простого к сложному:
-
Функциональное это локальное тестирование возможностей системы. При таком тестировании осуществляется проверка системы в рамках объектов функционального направления;
-
Интеграционное позволяет проверить насколько корректно отрабатывает функционал при взаимодействии со смежными функциональными направлениями;
-
Приемочное тестирование функционала Заказчиком, которое позволяется удостовериться что система отвечает заявленным требованиям непосредственно заявителю данного функционала.
-
Организация процесса тестирования:
В качестве учётной системы для фиксации результатов прохождения шагов сценариев тестов и выявленных замечаний использовался SAP Solution Manager. Предварительные настройки SAP Solution Manager предполагали наличие согласованной концепции тестирования с описанием необходимых справочников и критериев завершения тестирования, перечня бизнес процессов, сценариев с шагами необходимой детализации.
В качестве основного предполагался удаленный формат проведения тестирования с использованием видео трансляции процесса. В качестве инструмента организации видео конференции был выбран MS Teams.
Для проведения тестов использовались отдельные ландшафты системы с подготовленными данными, полученными в ходе проведения циклов миграции.
-
Интеграционное:
Выполнив функциональные тесты, на основе целевой схемы бизнес-процессов формировались сценарии для проведения Интеграционных тестов. В учёт принимались сроки готовности настроек и разработок смежных функциональных модулей. Последовательность сценариев выстраивалась таким образом, чтобы их выполнение представляло собой взаимозависимую цепочку событий в системе. Такой подход тестирования позволил нам проверить совместную работу функциональных модулей по всей иерархии бизнес процессов.
-
Приемочное:
Приемочное тестирование одно из ответственных мероприятий предшествующее продуктивному старту системы. Тестирование выполнялось непосредственно сотрудниками Заказчика по заранее согласованным сценариям и с учётом должностных обязанностей, которые учитывались при присвоении ролей и полномочий. При приемке система должна отвечать заявленным требованиям, и положительные результаты такого тестирования являются основным фактором по принятию Заказчиком положительного решения о старте продуктивной эксплуатации системы.
Конечно, есть определенные нюансы в удаленном проведении тестирования, нельзя сесть рядом, плечом к плечу, и совместно консультантам и бизнесу провести операции в системе. Зрительный контакт и психологическая поддержка очень важны в данный ответственный момент. Поэтому мы научились максимально выдерживать эти незримые линии поддержки бизнеса через доступные на сегодняшний день каналы, прежде всего MS Teams, в котором без преувеличения мы все живем на проекте.
Концепция раннего старта:
Реально ли внедрить систему так, чтобы какие-то отдельные её части запустились раньше, а какие-то позже? Да!
В ходе проекта было принято решение разбить старт проекта на 3 старта Ранний (Корпоративные функции), промежуточный (Планирование и Бюджетирование) и Основной (Производство, Ремонты, Цифровое окно). Концепция раннего старта подразумевает старт отдельных частей раньше, чем старт всей системы в целом. Такая концепция существенно облегчает миграцию, интеграцию, упрощает склейку отчетности HR и Бухгалтерии в начале финансового года, позволяет сфокусироваться на задачах Корпоративных функций до их стабилизации, а потом уже на Производстве и Ремонтах.
На проекте применялся классический подход Waterfall, который подразумевает мобилизацию, анализ и проектирование, реализацию, тестирование, поддержку после запуска.
Для отдельного направления Цифровое окно применялась методология Scrum.
Для управления развитием системы после раннего старта будет применяться Hybrid Agile.
В этой части мы рассмотрели основной объем проекта, процессы обучения и тестирования, и концепцию раннего старта, ждите следующую часть, будет интересно!