Зайдите в любую папку почты и ответьте на вопрос: что надо сделать по этому письму (а может и с этим письмом)? Есть чёткое представление?
Может ли оказаться, что есть письма, по которым от вас требуется какое-то действие, а вы об этом не знаете? Забыли, например.
Уверен, у вас с почтовым ящиком всё хорошо. У меня тоже хорошо. Outlook это подтверждает симпатичной картинкой.
Большинство из вас наверняка обращаются с почтой примерно так же. Но вдруг кому-то поможет, поэтому расскажу.
Мой любимый список задач пустой. Цель списка задач опустеть. А дальше куча деталей.
Понятно, что список задач ну, тот, который весь опустеть не может. Опустеть должен какой-то другой список. На сегодня, до релиза, на неделю, из этого потока, принять решение, принять результат не важно.
Электронная почта часть общего потока задач. В самом простом варианте, без настроек, вся почта лежит в папке Входящие. Письма отличаются друг от друга только тем, что одни прочитаны, другие нет. Заходишь и четко понимаешь, что надо сделать прочитать.
А когда прочитал, что дальше делать не понятно. Смотришь на эти письма, как баран, пытаешься вспомнить. Отвечал? Не помню, надо смотреть. Мне что-то надо делать по этому письму? Не помню, надо смотреть.
А всё ведь проще можно сделать. Заходишь в почту, и первым делом ее разбираешь, т.е. читаешь непрочитанные письма и решаешь их судьбу. Если ничего делать не надо, отвечать не надо сразу в папку назначения. У меня их две Мусор (всякая чушь, которая не пригодится никогда) и Лимб (что-то по работе, может пригодиться когда-то).
Если по письму что-то надо сделать не важно, что именно, хоть ответить, хоть сходить на встречу оно остается во входящих до тех пор, пока не будет сделано то, что нужно. А когда сделал то, что нужно, письмо улетает куда положено.
Сначала я думал, что будет трудно. Что не выдержу такого объема работы с почтой. Ведь казалось, что я в этой почте провожу кучу времени. А оказалось минут 15 в день.
Потом я переживал о том, как я буду искать письма в папке Лимб. Ведь искать письма нужно так часто! Оказалось, что искать письма надо где-то раз в месяц. Один раз в месяц, какое-нибудь одно письмо надо найти.
А теперь почта стала любимым местом. Там всегда пусто. И всегда понятно, что надо сделать, когда туда попадаешь.
Собственно, в этом и цель списка задач чтобы было понятно, что делать, в каком порядке, и что должно быть в итоге.
Пусто должно быть.
