Как и многие компании, весной мы перешли на удаленный режим работы, да и сейчас продолжаем так работать. Конечно, есть сотрудники, которым так или иначе иногда нужно появляться в офисах, но те, чьи рабочие обязанности вполне успешно можно выполнять из дома, делают это из дома.
В этом посте мы расскажем, что именно помогло осуществить переход в большом составе и в сжатые сроки, поделимся опытом и полезными ресурсами. Может, вам тоже пригодится, если решите оставить своих сотрудников на таком режиме работы. Как показывают опросы (и новости), некоторые компании уже пришли к этому.
Для полноты картины начнем с того, что в плане сотрудников Ростелеком сегодня это:
- 7 федеральных округов присутствия
- 11 часовых поясов
- 65 филиалов
- Более 150 000 человек
Процессы и решения
В стартапах и средних компаниях договориться о переходе немного проще. Развертываете VPN, со всеми договариваетесь, какой именно софт / мессенджер используете для работы, как фиксируете и ставите задачи и, собственно, начинаете работать.
В корпорации такого размера, как Ростелеком, почти всегда приходится сначала писать подробный план действий, чтобы постараться предусмотреть всё и потом не буксовать на каком-то этапе, потому что такая пробуксовка рискует весьма и весьма существенно затормозить вообще всё, что вы задумали.
Поэтому IT к удалёнке мы готовили в 5 основных шагов.
- Базовая подготовка IT к переходу
- Проработка решения и готовности сотрудников к новому режиму работы
- Прогноз возможных сценариев развития ситуации
- Прогноз возможных сценариев работы наших команд
- Определение инструментов для командной работы и коммуникаций
Конечно же, VPN-шлюзы, как и удаленно работающие с их помощью сотрудники, у нас уже были. Но их количество не было рассчитано на ту орду, которой теперь тоже потребовался полноценный защищенный доступ к корпоративной сети.
Поэтому во всех макрорегиональных филиалах компании мы вместе с коллегами из информационной безопасности провели тщательную ревизию существующих VPN-шлюзов. После чего решили нарастить их мощность в 5 раз, а также добавить резервные. На всякий случай.
Проработали вопрос массового предоставления доступа работниками. Это всё звучит довольно очевидно, но это важно как именно у вас работают такие процессы. Потому что если сотруднику из дома надо создать заявку на доступ и VPN, но для этого ему на каком-то этапе просто необходимо что-то сделать с офисного компа, это, как минимум, странно. Да, безопасно, секьюрно и вообще так принято. Но можно менять такие процессы, не теряя в безопасности.
Отдельно стоит отметить работу колл-центров мы предоставили ребятам удаленные рабочие столы с полноценной передачей голосового трафика на домашние ПК.
Нам помогла вот такая схема работы.
Образовательные ресурсы
Важно собрать информацию, которая связана с переходом на новый режим работы, на едином ресурсе. Иначе сотрудники будут постоянно спрашивать в чате, что делать, где найти ту или иную инструкцию, ссылку на софт, порядок настройки. Или вообще посылать друг друга в confluence, который не заработает у половины, потому что надо сначала заявки на доступ завести. Инструкции к которым тоже в confluence.
Поэтому отдельный портал с подробной информацией, доступный из внешней сети, но некоторые разделы которого открываются только после логина в рабочую учетку.
На таком сайте можно собрать все информацию о том, как теперь работать в офисе тем, кому нужно или хочется. Как дела с командировками по стране и за ее пределами. Базовые сведения про сохранение здоровья. Мотивация и эффективность на удаленке. Ссылки на нужные инструменты и инструкции по их настройке. И многое, многое другое.
Тут главное сначала запустить портал в базовом виде с критичной информацией на старте, а уже потом в процессе дополнять его. Потому что в попытках сначала собрать крутой ресурс, который будет максимально наполнен, удобен, безглючен и красив, вы можете попасть в ситуацию, когда запустите его примерно через полгода. И то, если в команде будет мало перфекционистов.
Вот пример такого сайта, который мы сделали для сотрудников, если вам пригодится и будет полезно берите на вооружение. Remote.rt.ruНо не сотрудниками едиными. К счастью, многие сервисы откликнулись на ситуацию, и стали предоставлять людям возможность нормально работать, отдыхать, учиться прямо из дома, сделав свои сервисы бесплатными, либо же предлагая неслабые скидки.
За 40 часов работы мы собрали сервис ДоступВсем.РФ / dostupvsem.ru, на котором собираем акции и предложения от компаний от всех отраслей. Телемедицина, доставка еды и продуктов, образовательные и развлекательные сервисы. И продолжаем их собирать, список открытый, если хотите добавить свой сервис просто напишите нам. Пока на сайте 214 компаний, лидерами по посещаемости на сегодня являются ЛитРес (1 место) и Wink (второе место).
Чеклист
Что стоит делать, если хочется надолго оставить на удаленке всех, включая новых сотрудников
- Максимально упростите все процессы, связанные с заявками на доступ, софт, токены и прочее. Чем быстрее человек сможет нормально настроить себе доступ, тем быстрее он примется спокойно работать, а не копаться в заявках. Упростить не значит потерять в защищенности, соберитесь на пару часов с ребятами из ИБ и найдите удобный способ это сделать.
- Создайте портал с подробной информацией для сотрудников, что и
как у вас теперь работает. К кому обращаться за помощью. Как
настроить ПК и получить токен. На любой удобной для вас платформе,
можно вообще ни разу не красивый и не отвечающий требованиям
современных дизайн-систем и веба но чтобы он просто работал и давал
вашим сотрудникам ответы на вопросы. Допилите потом. Мы сделали и
сайт, и существенно доработали мобильное приложение для
сотрудников.
- Проводите пульс-опросы. Тоже важнее, чем кажется. Проводите их анонимно, потому что иногда компании запускают голосования на таких опросах неанонимно и чуть ли не с привязкой к рабочей учетке. И сюрприз в результате опроса все всегда всем довольны, у всех всё отлично работает и вообще никаких проблем.
Поэтому анонимное голосование и максимально честные варианты ответов. Помогает нормально нащупать болевые точки, решить проблемы, а еще понять, как строить работу в будущем. Потому что одно дело, самый первый опрос про отношение к такому графику, другое дело опрос пару месяцев спустя. Вы будете знать, какой процент ваших сотрудников на самом деле нормально себя чувствует на удаленке и готов на ней остаться.
У нас пока такие цифры, что мы планируем оставить работать из дома около 30% всех сотрудников.
А теперь, пару месяцев спустя работы из дома, давайте честно как у вас дела с таким графиком?
