Процесс найма аналитиков исторически отличается от других отделов. Например, собеседование с HR у нас финальный шаг. При передаче кандидатов на этот этап я регулярно отдаю список консернов, которые остались у меня по итогам предыдущих встреч. Этот этап, как и сбор рекомендаций, полезен долгосрочно. Насте комфортнее работать в режиме небольшой гонки, а для Наташи критично соблюдать личные границы это вы можете узнать не по итогам нескольких недель и ошибок, а услышать от предыдущего руководителя или профессионального HR.
Почему у нас нет стартового собеседования с рекрутером? Обычно такие нужны при поиске ребят младших позиций и призваны для того, чтобы отобрать самых классных. Мы решаем эту задачу иначе и отбираем самых мотивированных ребят тестовым заданием, которое помогает экономить время HR и ускорять подбор. Так ни нам, ни кандидату не придется ожидать свободного слота в календаре менеджера по персоналу.
Если все так классно, то к чему вообще это статья? Когда ты быстро растешь, то рискуешь так же быстро терять отклики из-за плохо отлаженных процессов. Это случилось и с нами. Под катом рассказываю, как мы решили эту проблему с помощью простой автоматизации.
Раньше процесс подбора новичков был устроен просто. Отклики летели на нашу общую почту команды. На первый взгляд это отличное решение:
- Все в одном месте.
- Любой член команды аналитики может просмотреть CV и дать фидбек.
- Push-уведомления при новых откликах мы всегда в курсе, что происходит.
- Когда в команду требуется 2-3 новых члена в год, это очень удобно. Но если количество коллег растет по экспоненте (в какой-то момент мы стали получать по 1000 писем в неделю), общая почта сплошной бардак
- Отклики на разные вакансии перемешиваются (теперь все в одном месте не такой уж и плюс).
- Google очевидно завидует вашему кратному росту и ругается, когда в аккаунт пытаются зайти с десятка разных устройств. В итоге получение доступа к почте становится квестом.
- Кто-то может случайно открыть чужое письмо и отклик потерян, а по ту сторону экрана грустит расстроенный кандидат.
Просуммирую: так историю изменений непросто найти, а кандидатов легко потерять. Хочется, конечно, наоборот.
Автоматизация на коленке
Решить проблему нам помогли два облачных сервиса: конструктор баз данных Airtable и Zapier, клей для наших костылей. Если вы зерокодер, то вы наверняка про них слышали.
В Airtable можно создать view по определенным условиям, например, показать только те записи, которые были созданы вчера. Zapier умеет в качестве триггера принимать появление новой записи в отдельном view. Таким образом, мы можем построить цепочку Если произошло событие Х, то нужно сделать действие Y.
Кастомизировать эти истории под себя можно сколько угодно этим мы и занялись. Теперь у нас появилась своя CRM-ка с кандидатами. Соискатели и их тестовые задания лежат в одном месте с привязкой к вакансии и статусу. Отклики приходят не на почту в Google, а в таблицу, как и любят все аналитики :). Бонусом буквально в пару кликов с помощью такого же принципа можно настроить пуши в Slack. Это помогает нам следить за прогрессом и вовремя отвечать соискателям. Бот тэгает только ownerа вакансии и не отвлекает остальных членов команды.
Airtable стал рабочей средой, в которой мы управляем наймом: держим все тестовые задания, контакты и имена, ведем резерв кандидатов и видим открытые вакансии. Zapier помог с переадресацией писем и автоматической отправкой заранее написанных ответов. Их, кстати, можно персонализировать, но об этом ниже.
Как это выглядит на примере воронки джуна
- Общая форма для всех вакансий. Кандидат выбирает, на что хочет откликнуться, пишет короткое сопроводительное письмо, прикрепляет CV.
- Ответ после отклика уходит автоматически это красивое сверстанное письмо с приветствием, ссылкой на тестовое и кнопкой отправить работу. Ссылка на задание вставляется динамически и может отличаться для разных вакансий. Кнопка с сабмитом тоже хитрая, об этом ниже.
- В Airtable появляется карточка со всеми данными по отклику.
- В наш канал в Slack падает уведомление о новом кандидате и тегом owner-а вакансии (я знаю, что вы уже догадались, что тег тоже подтягивается динамически). В один клик мы можем получить об отклике всю доступную информацию.
Фронт и бэк откликов :)
5. После того, как кандидат сделал тестовое, он отправляет его через форму из письма. Тестовые задания лежат в другой таблице, но мы научились связывать их с помощью prefill_ тегов в URL, которые заботливо добавляем кандидатам в адрес формы на шаге 2.
Для каждого отклика у нас есть SLA-отбивка. Например, мы обещаем вернуться с фидбеком на тестовое задание в течение трех рабочих дней. Мы создаем ожидания у кандидатов и должны им соответствовать, поэтому в тот же Slack приходят автоматизированные алерты для ownerа вакансии, если тот опаздывает с ответом Оговорюсь, что иногда мы все-таки факапим: теряем кандидатов или отвечаем позже обещанного срока. Здесь всегда есть человеческий фактор, но автоматизация позволила значительно его снизить и ошибаться реже.
Оговорюсь, что иногда мы все-таки факапим: теряем кандидатов или отвечаем позже обещанного срока. Здесь всегда есть человеческий фактор, но автоматизация позволила значительно его снизить и ошибаться реже.
Для каждой вакансии есть шаблон письма: заскриптованные комментарии по типичным ошибкам и наблюдениям от тестовых заданий. Если нужно, я дописываю в нем что-то прямо в Airtable: например, могу указать джуну на конкретные ошибки или похвалить за удачные решения.
Результат 8 свободных часов в неделю
Это достаточно усредненная цифра. Она зависит от вашего количество откликов, но оценить его просто. Минимум 5 минут с каждого отклика уходит на переключение контекстов и интерфейсов (со вкладки с тестовым кодом в gmail, с отвеченного письма на неотвеченное и так далее). Когда у тебя 100 тестовых заданий, эти минуты превращаются в часы.
Сама автоматизация заняла у нас часов пять. Если вы никогда не работали с Airtable и Zapier, знакомство с функционалом займет у вас еще день или два. В общем, у вас есть все вводные, чтобы оценить возврат инвестиций от этой затеи и принять решение о том, нужна ли вам такая автоматизация.
Посыл всего поста экономьте время и хакайте рутину. Например, если вы хотите классно сверстанное письмо, то вам не обязательно просить знакомого html-разработчика или оставлять свою почту на съедение онлайн-конструкторам писем при регистрации. Ваша компания наверняка уже отправляет кучу писем клиентам, в том числе и вам. Откройте такое письмо, загляните в код страницы и вытащите html. Все, что осталось поменять текст и ссылки на нужные вам. Готово вы великолепны.
Для этого поста мне даже не пришлось считать воронку. Все можно сделать силами того же Airtable
P.S.
А ещё мы продолжаем расширять команду Data & Growth СберМаркета и ищем новых коллег! Наши вакансии:
Middle Product Analyst
Middle/Senior DS на персонализацию сервиса
Marketplace Efficiency Analyst
Junior Finance Analyst
Middle Finance Analyst
