Здравствуй, %юзернейм%, сегодня я расскажу тебе о том, как правильно зарегистрировать электронную почту
Наверное такого заголовка в ленте постов у вас ещё не было, да? :-) Если мы введём этот вопрос в поисковой системе, то узнаем, что для того чтобы зарегистрировать ящик электронной почты вам нужно зайти на выбранный вами сервис электронной почты, нажать кнопку Зарегистрировать, указать фамилию и имя, выбрать свободный логин, придумать надёжный пароль, указать контрольный вопрос и ответ на него, если есть телефон то привязать. Вроде бы всё. На самом деле Яндекс подсказывает что по этому запросу есть примерно 9 миллионов ответов и мои весьма ценные советы вроде бы никому не нужны, поскольку такая мелочь как регистрация электронной почты в наше время уже ни у кого не вызывает проблем, но, тем не менее, я всё же хочу поделиться с вами опытом о том, как правильно зарегистрировать электронную почту. К сожалению, описанный мною сценарий не избавит вас от дальнейших проблем на 100%, но поможет избавиться от самых очевидных.
В разрезе современной реальности электронная почта это один из двух главных ключей ко всем вашим ресурсам (второй ключ мобильный телефон). Конечно у вас может быть регистрация через сервисы Гугла, Вконтакте, Фейсбук, СберID и т.п., но поскольку для регистрации в этих сервисах вам нужна электронная почта и/или телефон, то будем считать что почта и телефон самые главные.
В наше время чтобы начать бизнес нужно начать общаться с людьми и те предприниматели, кто уже набрался достаточно опыта в бизнесе, обычно для нового бизнеса сразу же заводят новую почту и новый телефон. Это как системные администраторы из анекдота о том, что сисадмины делятся на тех, кто не делает резервные копии и тех, кто уже делает, а, в свою очередь, те, кто делает резервные копии делятся на тех, кто пока ещё не проверяет возможность восстановления из них и уже проверяет. Если у вас ещё нет правила регистрировать новую почту и новый телефон для каждого нового крупного проекта (я имею ввиду бизнес-проекты), то давайте заведём это правило прямо сейчас. А что тут вообще может пойти не так, спросите вы? Раньше я говорил, что, мол, нет никакого смысла перебирать все, что может пойти не так, гораздо проще принять это как аксиому и поэтому предлагал не останавливаться на этом этапе, а сразу же пойти дальше к этапу создания электронной почты. Практика показала, что моё предложение не работает, поэтому приведу часть списка причин, по которым это нужно делать: личную почту и телефон никому не оставишь; при уходе с проекта вас будут донимать звонками и письмами; нужно будет заводить личную почту если хотите давать эту кому-то; будут закидывать спамом и заваливать звонками в любое время. И ещё 100 причин, поэтому давайте сделаем вид, что вы мне поверили, и будем считать, что теперь для каждого нового бизнеса вы будете заводить новую электронную почту.
В плане информационной безопасности этот этап критически важен, так как в дальнейшем практически все сервисы будут завязаны именно на электронную почту и то, насколько хорошо вы все просчитаете заранее, в дальнейшем без преувеличения может повлиять на судьбу бизнеса.
Условно все ящики можно поделить на публичные, т.е. предназначенные для общения с контрагентами и технические, предназначенные для регистрации в различных сервисах. Если вы регистрируете ящик для бизнеса, то в дальнейшем, скорее всего, этот доступ вы начнете предоставлять или передавать, поэтому лучше сразу регистрировать пару ящиков, один технический, один публичный.
Этап первый: почта собственника
А как их, собственно, регистрировать, спросите вы? Давайте по порядку (тут и далее рассматривается вариант регистрации ящика на бесплатный сервисах):
1. Вам нужно определиться с сервисом (Мейл, Яндекс, Гугл или что-то еще) где вы будете регистрировать ваш ящик.
2. Заполните достоверную информацию о себе (как бы банально это не звучало).
3. Запишите все данные о регистрации: дата, время, браузер, IP адрес и другую важную информацию, это пригодится вам в том случае, если потребуется восстанавливать пароль.
4. Привяжите ящик к своему номеру телефона (желательно к тому, которым никто потом не сможет воспользоваться).
5. Установите пароль и запишите его.
6. После активации ящика СМЕНИТЕ ПАРОЛЬ, чтобы рабочий пароль отличался от первого пароля.
После этого у вас будет ящик электронной почты, ради которого и затевался этот квест, а так же все данные о регистрации. Я настоятельно рекомендую удалить из ящика все письма, отправленные в первую секунду его жизни почтовым сервисом, очистить корзину, установить двухфакторную авторизацию и т.п. Хуже не станет. А ещё, самое главное, уберите все данные о регистрации ящика далеко-далеко, но так, чтобы не забыть куда убрали и не потерять. Данные могут никогда не пригодиться, а может случиться так, что через 5 или 10 лет весь ваш бизнес будет зависеть от того, найдете вы эту бумажку или нет.
Этап второй: почта сотрудников
Каждому сотруднику нужна своя электронная почта и это факт. Самая большая ошибка, которую только можно допустить попросить сотрудника работать со своей почты. В этом случае вы в принципе не будете иметь к ней доступа (почта же личная, верно?), при увольнении или уходе в отпуск доступ вам так же не дадут. Обширная практика показывает, что это работает не только в том случае, когда сотрудник использует личную почту, но и в том, если он регистрирует почту специально для работы. Рано или поздно у него там появляется личная переписка, привязываются различные сервисы и т.п.
Разумное решение регистрировать все ящики самому по аналогии с ящиком для руководителя (т.е. скрупулезно сохраняя все данные о регистрации и привязывая к своему номеру телефона), а лучшее использовать почту на домене организации, для чего, кстати, можно использовать все те же Мейл, Яндекс и Гугл они предоставляют возможность подключать свой домен и работать из привычного интерфейса, а так же предлагают специфические плюшки для корпоративных пользователей (бесплатно или платно, в зависимости от потребностей). Тут все совсем просто: вы сами все регистрируете и раздаете пары логин/пароль сотрудникам, при необходимости в любой момент вы можете вернуть или передать доступ буквально одним нажатием кнопки.
Этап третий (и последний): наставления пользователям
Раздаем инструкции конечным пользователям, желательно подробные. По какому адресу заходить на почту, где скачать мобильное приложение, как поменять пароль и т.п. Я понимаю, что все эти данные можно взять в инструкциях почтового сервиса, но практика показывает, что для многих это запредельно и проще давать на бумаге подготовленный текст. Обычно там же я помещаю первых пароль от ящика с требованием сразу же сменить, хотя прекрасно понимаю, что вряд ли кто будет менять.
Не забывайте про то, что почти все сервисы позволяют пересылать все письма в никуда (т.е. когда отправитель ошибся в написании адреса почтового ящика) на конкретный ящик не забудьте настроить. Так же не забывайте отключать доступ к почте у уволенных сотрудников.
Вместо заключения
Напоминаю, что есть федеральный закон О рекламе (N 38-ФЗ) и закон О персональных данных (N 152-ФЗ), согласно этим законам если вдруг ваши менеджеры или кто-нибудь ещё решит скачать где-то базу e-mailов и начать просто так писать на них, то этот метод поиска клиентов может оказаться весьма затратным для вашей организации (постов на Хабре много почитайте). И вот не говорите что это всё паранойя и т.п.
А ещё я бы советовал создать приказ или регламент на тему того, в каких целях можно использовать корпоративную почту, в каких нельзя, можно ли самому регистрировать новую почту и т.п. А то сотрудник уйдёт, а проблемы останутся (это я по своему опыту знаю).
