Эффективный email как суперсила рекрутера и эйчара

История про рекрутера Марию

Жила-была девушка Мария.Маша работала в рекрутинге вот уже 3 с хвостиком года. Она была опытным и смелым рекрутером, и закрывала за месяц около 4-5 вакансий уровня Middle/Senior. Соискатели и кандидаты очень любили Машу за ее искренность, честность, ответственность и персональный подход к каждому. А Маше, в свою очередь, нравилось общаться с людьми, помогать им и ежедневно узнавать что-то новое. Уже с первого рабочего дня Маша знала, как важно написать правильно первое письмо или сообщение в LinkedIn, и сделать эффективный, персонализированный first touch. В ее понимании first touch = first impression.

По опыту знаю, что без ответа остаются шаблонные и не персонализированные письма.

Изучить информацию о получателе, да это время, но оно не зря потрачено, потому что это будут письма которые не останутся без ответа, и автор письма реализует свои цели деловой переписки! Плюс я всегда стараюсь вести себя честно в переписке и четко понимаю зачем я это делаю! На что обращаю внимание:

• тема должна быть информативной кратко передавать суть письма;

• структура и суть должна быть такими, что пробежав глазами было понятно о чем пойдет речь (особенно в мобильной версии);

• и последнее обязательно "call to action", в надежде все таки получить ответ :)

Яна Разумова, HRD в Bergx2

Человеку достаточно 10 секунд, чтобы понять, хочет ли он исследовать содержание письма, заводить диалог с собеседником, или же пройдет мимо.

82% соискателей отвечали Маше на email, сообщения в LinkedIn, а иногда и на Facebook. Половина из них с удовольствием соглашались на скрининг-интервью. И даже когда по итогу всех процессов выбрали не ее кандидата, Маша оставалась на связи со всеми соискателями, бережно храня новые контакты.

Наступили сложные времена COVID-19, и компания, в которой Маша работала последние несколько лет, не выдержала кризис. Сотрудникам пришлось искать свое место под IT солнцем. Маша не стала исключением из правил.

И вот, в конце 2020, за пару недель до нового года Маша получила оффер в большую и прогрессивную продуктовую компанию с центральным офисом в США!

Ура! Новые вызовы, новые правила, новые устои, и новый режим: теперь вся коммуникация на английском, и все события онлайн, знакомство с коллегами в Zoom. Спустя пару рабочих дней Маше на почту пришло следующее письмо:

Как думаете, понравилось ли оно Маше? А вам?

Как бы вы оценили это письмо? Как бы ответили на него?

Возможно, написали бы его иначе или перефразировали?

И хоть все персонажи, ситуация и само письмо выдуманы, то ошибки очень даже реальны. Так что давайте перейдем от фантастики к реальности и попробуем разобраться, что же не так с текстом выше?

Письмо выглядит грамотным, структурированным и аккуратным. Можно поставить плюсы за:

• пунктуацию,

• Subject line,

• приветствие и прощание,

• ссылку на материалы.

И все же есть моменты, на которые стоило бы обратить внимание.

Hi, Marina!" составляете вы текст на английском, русском или же украинском, будьте внимательней с именами. Марина, возможно, была бы и рада получить такое дружественное письмо. А вот для Марии оно, скорее всего, было обидным.

Листи я формую або укранською, або англйською. Якщо у другому варант все однозначно (як спецалст вказу себе в LinkedIn), то укранський правопис вирзняться правилами. Наприклад, у мене була цла дискуся з скрншотами з нженером Олегом. Кличний вдмнок нового (вд 2019 року) правопису дикту як архачне звертання "Олеже", так "Олегу".

Люда Зюман, Recruiter в EvoTalents

There are a few CVs конструкция there is/there are сбивает с толку читателя и отводит от главной мысли письма.

Proposed можно случайно выйти замуж и даже не заметить этого.

"Are seen/ was opened/ can be found" пассивный залог в тексте, приводит в замешательство. Кто и что должен сделать? Предложения с пассивным залогом тяжелые, увесистые и трудно читаемы.

"CVs can be found here" ссылка это хорошо. В то же время, она должна быть физически больше и заметней. Это поможет читателям открыть письмо даже на телефоне и спокойно увидеть, куда нужно нажимать.

"Don't / might not" два отрицания, идущие одно за другим. Чем больше в письме или речи негативных слов, тем больше негативного отношения вызывает текст и человек на уровне подсознания.

"Don't hesitate to drop a line to Lena" реципиенту понадобится приложить дополнительные усилия, чтобы понять отправителя. Какое отношение to drop a line имеет к твоему отпуску? Что делать с этой информацией дальше?

"For a professional recruiter like you it won't be hard ;-)" и "Thanks in advance!" со стороны это может выглядеть как скрытые за смайлами и эмодзи пассивно-агрессивные манипуляции. Лучше используйте "I appreciate your help."

Subject: New tasks for the recruitment team хорошо, что есть subject line. В то же время, по нынешним стандартам лучше сократить его в два раза.

Hi, Marina та Best regards! несоответствие неформального и делового стилей.

Когда вы хотите донести важную мысль или раскрыть щепетильный вопрос, обязательно перечитайте текст два-три раза помимо грамматической и орфографической проверок.

Письмо стоит отправлять только тогда, когда вы сами понимаете, что в нем написано, какой ответ или действие ожидаете от реципиента.

Think, write, and think again.

Alexey Kovalenko, Managing Partner at Savvy

Но как выглядит хороший email? На что обращать внимание, составляя письмо кандидату, сотруднику, коллеге или клиенту? Предлагаю рассмотреть следующие 8 правил, и затем разберем каждое из них более детально.

8 правил хорошего письма

Теперь давайте перейдем к детальному объяснению каждого из пунктов.

Что такое ясное (или 'clear' на англ.) письмо?

У письма должна быть цель. Не начинайте писать, пока не ответите себе на вопрос Что я хочу получить от читателя в итоге?.Реципиент хочет понять, что от него требуют, прочтя написанное всего один раз. Для этого ставьте цели, составляйте текст, используйте короткие слова и сокращайте длинные предложения.

В бизнес-переписке важно помнить о том, с какой целью вы пишете, и уважать время вашего собеседника. Основные ошибки, которые мне встречались, связаны именно с этим.

Например, вы посылаете огромное сопроводительное письмо, и перегруженный подобными письмами рекрутер выбирает кандидата с письмом по сути. Вы копируете часть сообщения из другого источника и отправляете письмо с тремя разными не читаемыми шрифтами - и ваш собеседник закрывает сообщение без ответа, потому что это невозможно читать. Вы пишете сложным языком - и коллега откладывает ответ вам, чтобы разобраться позже, и больше не возвращается к диалогу. Вы не заботитесь кратко очертить суть в теме письма, и ваше письмо теряется в почтовом ящике среди других Re:Fwd:a quick question. Вы не пишете в письме, чего именно ожидаете в ответ от собеседника - и переписка останавливается. Вы пишете сухим языком - и коллега тянется за стаканом с водой вместо того, чтобы ответить вам. Нам выгодно заботиться о человеке по другую сторону экрана, потому что это сделает переписку эффективнее. And its a nice thing to do.

Саша Голубева, Internal Communications в Very Good Security

Какое письмо короткое, а какое нет?

Для стандартного делового письма будет достаточно 100 слов или 5 предложений.

Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences wastes time.

Guy Kawasaki, a Silicon-Valley based author, speaker, entrepreneur, and evangelist

Каким должно быть простое письмо?

Простое письмо состоит из простых, конкретных и четких фраз. Избегайте пассивного залога, сложносочиненных и сложноподчиненных предложений, длинных слов и конструкций.

У меня нет скриптов, всегда от человека иду. Но в целом коротко и по делу. Если совсем ничего не знаю о человеке, просто здороваюсь, почему написала (что предлагаю) и интересно ли? Иногда прошу коллег, если знаю, что они знакомы, сделать интро.

Светлана Рыбалка, Recruiter в AB Games

А что по структуре?

В нашей деловой переписке чаще всего проблема в отсутствие четкой структуры письма. Что выливается в бесконечные цепочки уточнений. Из-за того ли это, что мы все время спешим, или из-за только подрастающей культуры писать сообщения/письма из заботы о получателе

Марина Попруженко, Recruiter в EvoTalents

Одно письмо = одно дело, но можно обо всем и сразу?

One thing at a time или Одно тело = одно дело. Каждое отправленное вами письмо должно быть посвящено только одному. Если вам нужно сообщить о другом вопросе, рассказать о новом проекте, или поделиться чем-то еще лучше написать новое письмо с новой Subject line.

Особенности Subject line

Первым делом ясность и четкость, а креатив и сюжетная линия потом.

Основатель компании Backlinko Брайан Дин в своей статье писал, что строки, где subject line не превышает 36-50 символов (или 4-8 слов), имеют значительно больший процент открытий.

В 2021-м году реципиенты будут читать имейлы в большинстве случае с iPhone. Он, в свою очередь, отображает 37-41 символ (примерно 4-7 слов) и затем обрезает строку. Итог прост: subject line около 20 символов или из 4-х, 3-х, 2-х, а может даже одного слова, увеличивает вероятность открытия и прочтения письма.

Какие основные правила построения Call to action?

Главное правило помнить о нем.

Вы уже прочитали выше, что сначала задайте себе вопрос Что я хочу получить от читателя в итоге. А следующие 4 подсказки помогут вам создать простой и четкий призыв к действию.

1. Начинайте с глагола: Что человеку нужно сделать?

2. Используйте цифры. Так вы сделаете жизнь реципиента проще. В особенности, если он работает с цифрами, мыслит алгоритмами и ему привычней такой формат.

3. Поставьте крайний срок. Таким образом вы предупреждаете о своих ожиданиях и даете четкие рамки, когда необходимо завершить просьбу.

4. Давайте не больше двух вариантов. Исследования в передаче Mind Field показали: чем больше у человека вариантов для выбора, тем дольше он думает и сильнее расстраивается, если что-то вдруг пошло не так. Более того, при наличии двух вариантов человек склонен принимать решение быстрее и уверенней.

Bang!

Воспользуйтесь этим чек-листом, чтобы создать письмо иностранному клиенту, коллеге, кандидату или партнеру правильно:

1. Прежде чем писать, подумайте, зачем вы составляете письмо: что вы хотите, что человек должен сделать.

2. Заполните Subject line. В идеале 3 и меньше слов, или до 20 символов.

3. Напишите текст соответственно структуре.

4. Отдельно проверьте на call to action поймет ли получатель, чего вы от него хотите?

5. Правильно написали имя реципиента?

6. Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы (такие как Grammarly и LanguageTool), словари и Google поиск. Сочетаются ли стиль начала и завершения друг с другом?

7. Перечитайте текст второй раз, как еще можно его сократить?

8. В случае, если отправляете файлы проверьте, прикрепили ли их?

9. Внесите в строку отправителя его почту.

10. Нажмите отправить.

И помните, каждое отправленное письмо ваш личный #TheSmartWayofLearning.

Ваша Марго Подлесная,

PR Manager в Savvy