Интеграция систем

1. Принципы. Жизнь и работа. Рэй Далио

2. Цель. Процесс непрерывного совершенствования. Элияху Голдратт

3. Гемба Кайдзен. Путь к снижению затрат и повышению качества. Масааки Имаи

Когда программисты или консультанты тех. поддержки говорят вам, что у пользователей нет вопросов и проблем, потому что пользователи не обращались - это может означать, что:

• У пользователя действительно все хорошо и прекрасно.

• Пользователь не знает к кому обращаться со своими проблемами.

• Пользователь много раз обращался, никто не решил проблему, потерял надежду и перестал обращаться.

• Пользователь не видит проблем или привык к тому, что проблемы стали частью его повседневной жизни и адаптировался под них.

• У пользователя нет возможности обратиться из-за отсутствия времени, так как оно полностью занято оперативной работой.

Еще одна причина:

• Программист и консультант никогда не были в гемба и не видели, как именно пользователь работает с системой и насколько это соответствует реальным бизнес-процессам.

Общий счет 5:1 в пользу того, чтобы не верить программистам и консультантам, что у пользователей нет вопросов и проблем.

Так выглядело рабочее место диспетчера, когда я приехал и это было нормой с 2016 года.

Это помогло за одну 12-часовую смену понять суть работы диспетчера:

• Регистрация прибытия водителей на погрузку.

• Планирование времени отгрузки в журнале (формирование очереди).

• Вызов водителей на погрузку по журналу (по очереди из числа прибывших)

• Выдача номерных номерных пломб и магнитных карт, их регистрация в ERP (для погрузки).

• Ручная отправка задания на промышленные весы (для взвешивания машины до погрузки).

• Ручное вычисление max. веса к погрузке (по каждой машине с учетом грузоподъемности и веса пустой машины).

• Ручная отправка на промышленные весы задания на погрузку (max. вес к погрузке).

• Печать отгрузочных накладных (после окончания погрузки).

Простые замеры времени операций показали, что на заводе высокая скорость погрузки (одна машина грузится ~ 10 минут), но есть простои до 3-х минут между погрузкой машин , потому что диспетчер физически не успевает "обслужить" весь трафик.

Диалоги диспетчера с водителями обнажили бюрократию на рабочем месте и предвзятое отношение к водителям:

• У одних водителей ничего не спрашиваем и не проверяем, у других - проверяем каждую букву в ФИО и гос. номерах.

• Одни водители ожидают свою очередь, другие - проезжают на погрузку без очереди, хвастаясь перед другими водителями.

• Одним водителям всё подробно рассказываем, других - игнорируем и не отвечаем на элементарные вопросы.

Все это порождало хаос в работе диспетчера и водителей, конфликты между людьми: между водителями и диспетчером, между самими водителями.

1. Ускорить регистрацию прибывших на погрузку водителей.

2. Ускорить выдачу диспетчером номерных пломб и магнитных карт для водителей.

3. Развести машины по времени прибытия на завод.

4. Упорядочить очередь прибывших на погрузку машин.

5. Ускорить взвешивание машин до и после погрузки.

6. Привести в порядок интерфейс рабочего место диспетчера в ERP.

7. Убрать у диспетчера второй монитор, журналы, калькулятор и фломастеры.

На решение задач и автоматизации, которые дали наибольший эффект ~ 2 месяца с учетом покупки и настройки оборудования, закупки партий номерных пломб со штрихкодами, написания ТЗ и других связанных процессов.

Рабочее место диспетчера преображалось по мере готовности: первым появился сканер штрихкодов, поочередно убирались журналы, калькулятор и фломастеры, менялось рабочее место в ERP, последним убрали второй монитор.

• Автоматическая очередь машин через 1 КПП для 3-х точек отгрузки на заводе.

• Автоматическое управление из ERP взвешиванием на промышленных весах.

• Вся информация выведена на 1 экран 1 монитора пользователя.

• Выдача номерных пломб и магнитной карты водителю с помощью сканера штрихкодов за 5 секунд.

• Печать комплекта отгрузочных накладных диспетчером за 5 секунд.

• Рабочее место диспетчера без журналов, калькулятора и фломастеров.

Почему мы установили диспетчеру сканер штрихкодов вместо считывателя магнитных карт, которые уже использовались на заводе? Все дело в номерных пломбах, удобстве и скорости работы для диспетчера.

Так выглядят номерные пломбы для выдачи водителю:

• Приходят в коробках по 10 тыс. шт. и соединены друг с другом пластиковыми "ножками" (особенность изготовления).

• Изначально был только номер, затем мы заказали с нанесением штрихкодов.

• Штрихкод просто кодирует номер самой пломбы.

Чтобы диспетчеру было удобно одновременно выдавать номерные пломбы и магнитные карты, не путаясь в устройствах считывания, мы на магнитные карты наклеили штрихкоды с номером.

Таким образом, диспетчер перед выдачей водителю сканирует номерные пломбы и магнитные карты на одном сканере штрихкодов и делает это машинально, не задумываясь.

• Чтобы сканер различал штрихкоды, мы кодируем первый знак: 1 - штрихкод номерной пломбы, 2 - штрихкод магнитной карты.

• Мы доработали подсистему распознавания штрихкодов, чтобы номерные пломбы не нужно было расцеплять до сканирования, и сканировать несколько раз без "задвоения" номеров штрихкодов.

1. Разная продукция завода отгружается в разные часы в течение суток.

2. Скорость отгрузки продукции на заводе не более 6 машин в час на 1 точку погрузки.

3. Один вид продукции отгружается с 2-х точек погрузки, второй - с одной точки.

4. Одновременно на заводе могут находиться не более 8 грузовых машин на всех точках погрузки.

5. Все машины заезжают на завод и выезжают с завода через 1 КПП и одного диспетчера в смену.

1. Заказ клиента принят 21.01.2021 в 11:14.

2. Расстояние от завода до пункта разгрузки у клиента 630 км.

3. Чтобы доставить заказ клиенту 22.01.2021 к 8:00, машина должна приехать на завод для погрузки 21.01.2021 не позднее 15:00 - это плановая очередь погрузки.

4. Когда машины приезжают на завод для погрузки - это фактическая очередь прибытия.

5. По плановому времени погрузки по заказу и фактическому времени прибытия машин на завод строится реальная очередь на отгрузку.

1. Машины, которые фактически находятся на погрузке на заводе.

2. Очередь машин на погрузку по статусам:

   - кто еще не прибыл на завод (НЕ ПРИБЛ).

   - кто прибыл и ожидает своей очереди (В ОЧЕРЕДИ).

   - кто прибыл и автоматически приглашен к погрузке (К ПОГРУЗКЕ).

3. Динамические данные двух промышленных весов (показ только у диспетчера).

4. Изображение с двух камер на точках погрузки на заводе.

• Сенсорный антивандальный монитор 24" российского производства (широкоформатный 16:9, TFT TN, 1920х1080, углы обзора 160/160), установлен на КПП завода.

• Монитор без собственного ПО для подключения к любому ПК, с особыми характеристиками яркости (1000 кд/м2) и температурного режима (-30/+30), в защищенном корпусе (сталь 2 мм) c закаленным стеклом (4 мм) и весом ~ 20 кг.

• Монитор подключен к системному блоку, на котором автоматически запускается ERP и разработанный нами интерфейс для самостоятельной регистрации прибытия водителей на погрузку.

Таймер обратного отсчета мотивирует водителя выполнять действия быстрее, чтобы не задерживать очередь у терминала.

Этот кейс также относится к теме оживления железа (оживление с помощью разработанного ПО для автономной работы в составе единой информационной системы), но здесь подробно рассматриваться не будет.

1. Команда прибытия на погрузку в чат-боте Telegram.

2. Уведомление водителя с подтверждением времени прибытия.

Чат-бот для водителей в Telegram интегрирован с ERP в режиме онлайн и работает автоматически по заданным сценариям (подробнее в четвертой части).

На скриншоте ниже видно историю взаимодействия водителей с чат-ботом Telegram в интерфейсе ERP (подробнее в четвертой части).

• Размер каждой LED-панели примерно 1,5 х 2 метра.

• LED-панели развернуты на 2 стороны стоянки грузовых автомобилей перед заводом.

unit ConnTypes;interfaceconst     RecBuffSizeByte=1024;typeTLevel2Pack=packed record  SrcAddr:word; //source address  DstAddr:word; //receiver address  PId:byte;     //Packet id  Cmd:byte;   // Command code  Flags:byte;  //options  Status:byte; //command status  DataLen:word; //length of data  Data:array[0..RecBuffSizeByte-1] of byte;  //data  end;PLevel2Pack=^TLevel2Pack;TLevel2Head=packed record  SrcAddr:word; //source address  DstAddr:word; //receiver address  PId:byte;     //Packet id  Cmd:byte;   // Command code  Flags:byte;  //options  Status:byte; //command status  DataLen:word; //length of data  end;PLevel2Head=^TLevel2Head;TFullPacket=packed record  bSTX:byte;  LenLo:byte;  LenHi:byte;  Data:array[0..RecBuffSizeByte*2-1+32] of byte;  end;  PFullPacket=^TFullPacket;function MakeFullPacket(Src:PLevel2Pack; Dst:Pointer):integer;function EncodeWord(v:word):word;implementationuses CRCUnit;function CS2word(cslo, cshi:byte):word;var b:PByte;beginResult:=0;b:=@Result;b^:=cslo or $80;inc(b);b^:=$80 or ((cslo shr 7) and $01) or ((cshi and $3F) shl 1);end;function EncodeWord(v:word):word;beginResult:=((v and $3F80) shl 1) or (v and $7F) or $8080;end;function DecodeWord(v:word):word;beginResult:=((v and $7F00) shr 1) or (v and $7F);end;function EncodeDataForComm(Src, Dst:Pointer; SrcSize:integer):integer; var PS, PD:PByte;     i:integer;     b:byte;  begin  PS:=Src;  PD:=Dst;  Result:=0;  for i:=1 to SrcSize do    begin    b:=PS^ xor $80;    if (b<$20) or (b=$7F)       then begin            PD^:=$7F;            inc(PD);            PD^:=b or $80;            inc(Result);            end       else PD^:=b;    inc(PS);    inc(PD);    inc(Result);    end;  end;function MakeFullPacket(Src:PLevel2Pack; Dst:Pointer):integer;var cs:word;    PB:PByte;    F:PFullPacket;    PackLen:word;    PackSize:integer;  begin  PB:=Dst;  F:=Dst;  cs:=0;  PackLen:=word(Src^.DataLen+sizeof(TLevel2Head));  CountCSNewW(Src, PackLen, cs);  F^.bSTX:=$02;  PWord(@F^.LenLo)^:=EncodeWord(PackLen);  inc(PB, 3);// add bSTX, LenLo, LenHi  PackSize:=EncodeDataForComm(Src, PB, PackLen);  inc(PB, PackSize);  PWord(PB)^:=EncodeWord(cs);  inc(PB, 2); // add CsLo, CsHi  PB^:=$03;  Result:=PackSize+6;  end;end.

1. Поиск поставщиков и запрос коммерческих предложений.

2. Сравнение полученных предложений и выбор поставщика.

3. Заключение договора и осуществление поставки.

Сразу возникают элементарные вопросы:

1. Где найти поставщиков и как запросить коммерческие предложения?

2. Как сравнить полученные коммерческие предложения и выбрать поставщика?

3. Как заключить договор и проконтролировать поставку?

Обычно это происходит так:

1. Найти поставщиков в справочнике ERP или погуглить, запросить предложения в почте или по телефону.

2. Свести всю информацию в одну кросс-таблицу Excel, вручную сравнить все предложения по одним и тем же критериям и выбрать наилучшего поставщика.

3. Получить форму договора у поставщика или составить свою и ожидать поставку в срок.

В результате:огромная рутина и повторные запросы одной и той же информации у поставщиков, колоссальное количество ошибок и человеческий фактор, затянутые сроки поставок, авральный режим работы, неконтролируемые процессы.

1. Исправление ошибок в исторических данных справочника номенклатуры(сначала автоматически с помощью разработанных алгоритмов; затем визуальная проверка и исправление пользователями того, что не удалось однозначно сделать в автоматическом режиме):

   - исправление орфографических ошибки с помощью интеграции сЯндекс.Спеллер

   - удаление "мусорных" символов в наименованиях (спец.символы, кавычки, буквы "ё", лишние пробелы)

   - замена латинских букв в русских словах на буквы кириллицы, и наоборот

   - и другие алгоритмы исправления ошибок в наименованиях (всего 8)

   Разработанные алгоритмы исправления ошибок в наименованиях номенклатуры в ERP

2. Упорядочивание данных в справочнике номенклатуры:

   - логическое группирование по видам номенклатуры

   - введение аналогов и замен

3. Обогащение данных в справочниках контрагентов и контактных лиц:

   - разработка и заполнение портрета поставщика (частично автоматическое на основе исторических данных о поставках в ERP)

   - актуализация контактных данных контрагентов (email, телефоны)

   - актуализация данных контактных лиц контрагентов (ФИО, должность, email, мобильные телефоны)

• Менеджер по закупкам (ставит задачи менеджеру по документообороту, контролирует ход процесса проверки).

• Менеджер по документообороту (запрашивает документы у контрагентов и выполняет их первичную проверку).

• Юрист (выполняет юридическую проверку контрагента и документов).

• Сотрудник службы безопасности (при необходимости).

1, 2, 3, 4 - Заполнение по справочникам из сервиса DaData.ru

5 - Список компетенций поставщиков и подрядчиков из ERP

1. Текущее состояние проверки поставщика.

2. Статус предквалификации (отдельный бизнес-процесс, здесь не рассматривается).

3. Автоматическое определение статуса контрагента (действующий или в состоянии ликвидации).

4. Досье контрагента на дату начала проверки (автоматически сохранено в PDF).

5. Досье контрагента на дату открытия документа проверки (динамическое формирование отчета).

6. Блок проверки документов (с возможностью автоматического запроса дополнительных документов, которые изначально не запрашиваются на сайте).

7. Автоматическая проверка соответствия кодов ОКВЭД контрагента предмету закупки.

8. Автоматическая проверка срока регистрации контрагента.

9. Автоматические задачи сотрудникам, история действий по проверке, автоматические письма контрагенту.

1 - Назначен ответственный

2 - Установлен крайний срок выполнения задачи

3 - Ссылка на документ проверки поставщика

1 - Настройки адресации ролей и сроков выполнения задач ответственными.

2 - Настройка служебных ролей для ожидающих процессов.

3 - Настройка срока ожидания повторного предоставления документов поставщиком (после чего проверка завершается автоматически с отрицательным результатом).

1 - Настройки почтовых ящиков для уведомлений.

2 - Настройка почтовых ящиков для загрузки данных с сайта.

3 - Настройка шаблонов автоматических email для различных событий.

Ежедневно ночью робот автоматически проверяет всю базу контрагентов в ERP и актуализирует статус ликвидации по каждому ИП и юр. лицу (интеграция с сервисом DaData.ru).

При обнаружения признака ликвидации у контрагента:

1 - Робот автоматически уведомляет ответственных сотрудников.

2 - Робот приостанавливает оплаты в счет контрагента.

3 - Робот маркирует карточку контрагента в ERP.

Шаг 1:Менеджер выбирает позиции (1) для запроса предложений через сайт (2).

Выбор позиций номенклатуры для запроса КП через сайт

Шаг 2:Робот автоматически выбирает (1), и показывает менеджеру подходящих поставщиков (2) и контактных лиц (3) с заполненными email (4), а также компетенции, результаты проверок и последние поставки (5).

Шаг 3:Менеджер выполняет визуальную проверку и запрашивает КП через сайт.

Шаг 4:Для каждого контрагента робот автоматически создает письмо со ссылкой для заполнения коммерческого предложения.

Таблицу товаров к поставке можно скачать в Excel.