Блог компании yougile

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

1) Честная бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

2) Пробная бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам жизненно важные функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили честную бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает честную бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек полностью бесплатная, то есть честная облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Подробнее о тарифах YouGile

Что получится сделать в бесплатной версии:

Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.

Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для своих и для чужих.

Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.

Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.

Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж на производство.

Общаться как в мессенджере. Каждая задача это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.

Смотреть, как выполняется работа доступны все виды отчетов и сводок.

Сделать для себя уютное и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

За пользование системой в больших командах. До 10 человек все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.

За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой Избранное. Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). Побалуйтесь смайликами и красивыми фонами для досок.

---

2. Trello

Крутая бесплатная версия честная. Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Подробнее о тарифах Trello

Что получится сделать в бесплатной версии:

Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

Хочется больше общения по задачам есть интеграция со Slack.

Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок переходите на платный тариф.

Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь тогда карта уже недоступна. Ставите голосование и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.

Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.

Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.

Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.

Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.

Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников только в платной версии.

Шаблоны досок.

Экспорт данных.

Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision

Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.

---

3. Bitrix24

В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к честным. Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.

Подробнее о тарифах Bitrix24

Что получится сделать в бесплатной версии:

Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

Смотреть отчеты.

Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

Настроить мобильную CRM.

Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

Сквозная аналитика.

Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

Интеграция с почтой, создание email-рассылок.

Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии).

Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

---

4. Pyrus

Честная бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. Рядовым же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.

Подробнее о тарифах Pyrus

Что получится сделать в бесплатной версии:

Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.

Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.

Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.

Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются задачи от меня и задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно завершенные.

Есть много фишек в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу.

Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.

Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.

За что точно придется платить:

Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше переходите на платный тариф.

Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше 100 ГБ вместо 1 ГБ.

Резервное копирование.

Приоритетная техподдержка.

Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение малый размер места на диске, всего 1 ГБ.

---

5. Jira

Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия до 10 пользователей. В целом мы относим ее к честным, но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.

Подробнее о тарифах Jira

Что получится сделать в бесплатной версии:

Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.

Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).

Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).

Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.

Обсуждать задачи всей командой.

Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.

Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).

За что точно придется платить:

Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10000 пользователей.

Больше места в хранилище 250 ГБ и больше.

Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.

Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.

Журнал событий.

В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.

---

6. ClickUp

С первого взгляда кажется, что система предлагает честную бесплатную версию сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к нечестным free-версиям.

Подробнее о тарифах ClickUp

Что получится сделать в бесплатной версии:

Приглашать любое число пользователей в проекты.

Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.

Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.

Анализировать производительность спринтов.

Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.

Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.

Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.

Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.

За что точно придется платить:

Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.

Настройка прав доступа.

Гостевой доступ к проектам.

Использование готовых форм.

Отчеты.

Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDriveи другими хранилищами.

Приоритетная техподдержка.

За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.

Главная проблема на бесплатном тарифе рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на 100 действий по множеству функций, и система просто помашет тебе ручкой. И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.

---

7. Wrike

Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и успеваемость сотрудников. По нашему субъективному мнению это нечестная бесплатная версия, то есть пробная.

Подробнее о тарифах Wrike

Что получится сделать в бесплатной версии:

Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.

Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.

Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.

Общаться с коллегами в Ленте событий.

Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

Использовать в своих целях 2 ГБ места.

За что точно придется платить:

Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.

Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.

Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.

Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права это стоит денег. Как и приглашение гостевых пользователей клиентов, подрядчиков, фрилансеров.

Даже такая мелочь, как календарь только в платной версии.

Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.

---

8. Asana

Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо и ты проваливаешься в Активируйте Asana Premium!. Относим ее к нечестным.

Подробнее о тарифах Asana

Что получится сделать в бесплатной версии:

Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

Классифицировать задачи при помощи тегов.

Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

Визуализация процессов и создание связей между задачами. Timeline недоступен.

Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства подглядеть, что происходит внутри.

---

9. Worksection

Бесплатная версия очень условная, нечестная: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.

Подробнее о тарифах Worksection

Что получится сделать в бесплатной версии:

Создать всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.

Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.

Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.

За что точно придется платить:

Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы

Ежедневный дайджест, приходящий на email.

Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.

Диаграмма Гантта.

Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.

Отчеты.

Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров.

Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.

---

10. ToDoist

Бесплатная версия этой системы управления категорически нечестная: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы...

Подробнее о тарифах ToDoist

Что получится сделать в бесплатной версии:

Разместить 150 задач.

Подсмотреть, как устроена система изнутри, познакомиться с ней.

За что точно придется платить:

Большее число пользователей и проектов.

Более 150 активных задач.

Напоминания.

Комментарии.

Загрузка файлов.

Метки для карточек и их классификации.

Фильтры для поиска задач.

Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.

Разные права для админа и для участника.

Формирование задач из писем в ящике Gmail.

Шаблоны проектов.

Лента событий.

Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.

По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь только для знакомства.

---

Сравнение 10 бесплатных систем управления

Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления субъективный. В таблице ниже только объективные данные и цифры.

Когда-то форум локального интернет-провайдера был площадкой для знакомств, источником контента и местом, где вы встречались с товарищами по гильдии в World of Warcraft. Но могут ли механики форумного общения быть полезными в эпоху чатов?

Мы подумали, что простой форум можно собрать внутри нашего таск-трекера YouGile. Специально для этого разработали пару новых функций: карточки задач превратились в треды, а доступ к доске-форуму теперь можно получить без регистрации.

Оказалось, что чёткая структура действительно помогает общению даже когда речь идёт о том, чтобы собрать друзей в поход.

Как люди читают форумы

Разговор на форуме происходит не в моменте, а растягивается на несколько дней, месяцев или даже лет. Чтобы такая беседа не превратилась в кашу, нужна структура: разделы, треды, понятные правила написания постов.

Идея как-то структурировать общение оказалась настолько удачной, что форумы до сих пор живее всех живых хотя появились они ещё в 80-е. Правда, форумное общение не похоже на Facebook или переписки в чатах.

Исследователиутверждают, что участники профессиональных форумов чаще используют их для поиска информации, чем для обсуждения чего-либо. Публикуют вопросы и отвечают на них единицы остальные просто смотрят на то, что получилось.

Часто такие участники попадают на форум из гугла. То есть даже внутренним поиском и рубриками они не пользуются.

Актуальные типы форумов

Высокий порог входа

Со временем любой форум превращается в сплочённое сообщество со своими мифами, героями и правилами. Это одновременно делает общение интереснее и повышает порог входа: стать своим почти так же сложно, как заработать уважение в байкерском клубе.

Новичку нужно разобраться в правилах, иначе его примут в штыки. Помню, как в 2007 году меня жёстко заминусили на форуме о тяжёлой музыке тогда я всего лишь залил концертник Metallica с неправильно составленным описанием.

Форумы это высокоуровневая локация для тех, кто многое в интернете повидал. Кажется, что они не приспособлены для повседневных обсуждений, чат завести проще.

Но принципы общения на форуме могут помочь, когда участников в чате становится слишком много.

Почему групповые чаты не работают

Попробуйте собрать 10 друзей в одной переписке. Возникнут очевидные неудобства:

• Участникиотписываются по предыдущему вопросу, но обсуждение уехало дальше. Чат всё время буксует и возвращается к старым темам.

• Не хватает времени, чтобы следить за обсуждением. Некоторые участники перестают понимать, что происходит.

• Общение идёт без структуры. Нельзя за пару минут просмотреть обновления по всем интересующим темам нужно разбираться во всей истории чата целиком, а обычно это 500+ новых сообщений. Иногда в чате параллельно идут два разных обсуждения, что запутывает ещё больше.

В итоге большинство групповых чатов заканчивают одинаково: сначала общение идёт бодро, потом появляются лидеры и аутсайдеры. В конечном итоге в чате переписываются два-три человека, а остальные не отвечают, даже если их тегнуть.

Дело в том, что быстро обновляющийся групповой чат не подходит для асинхронного общения. Он нужен, чтобы переписываться в моменте. Чем дольше не заходишь, тем в итоге сложнее разобраться, что там происходит.

Подкастерский чат, в который я редко захожу. Понятия не имею, что там сейчас обсуждается

Крупные игроки вродеDiscordиSlackпонимают проблему, поэтому разводят общение по каналам, привязанным к темам или проектам. Но по факту каналы это тоже групповые чаты, с ними возникают такие же проблемы. Если канал популярный, он быстро превращается в помойку.

Чат vs форум

Допустим, есть 10 друзей, которых вы хотите позвать в поход. Для этой цели вы создаёте новый чат в телеграме.

Нужно обсудить четыре вопроса: маршрут, время отъезда, список припасов, а также сколько скидываться на покупки и бензин.

Если задать все вопросы сразу: организатор получит 10 огромных сообщений, которые нужно проанализировать и принять решение. Это при условии, что все знают, чего хотят, и не будут спорить.

Если задавать вопросы по одному: анализировать ответы станет проще, но общение затянется. Этапы идут в чёткой последовательности нельзя зайти и разом ответить на всё, что нужно.

И это при условии, что друзья не будут флудить. А теперь представьте, что вы попали в чат родительского комитета в детском саду, а туда с ноги залетает та самая гиперактивная мамочка. С такой даже в одной комнате находиться трудно, а разбираться в её сообщениях настоящее мучение.

Если разложить обсуждение похода по форумной модели, переписка будет выглядеть понятно.

Разговор идёт параллельно по нескольким темам, но соблюдается структура. Можно быстро проверить обновления и ответить на все вопросы разом

У форумного общения есть преимущество перед разговором в чате оно настолько асинхронное, что не требует частых проверок.

Форум добавляет ещё один структурный слой. Чаты это треды, а над ними мы делаем надстройку в виде разделов. Благодаря этому следить за обсуждением становится легче.

Для чего можно использовать такие форумы

Как мы сделали форум внутри таск-трекера

В сервисе YouGile к каждой задаче привязан чат. Недавно мы подумали, что можно собрать форум прямо на доске с карточками стало интересно, будут ли клиенты там общаться.

Колонки превратились в разделы, а карточки в треды. Казалось бы, форум можно собрать в любом таск-трекере с колонками, но есть нюансы. Если их не учесть, люди запутаются.

• Интерфейс приложения должен быть ориентирован на чат. В YouGile так и есть, общение по задачам основная идея нашего сервиса.

• Карточка должна показывать, что в треде есть новое сообщение. Иначе будет неудобно их проверять.

• Самое важное: гостевой доступ. У нас переписываться в карточках можно без регистрации, но в другом приложении это может стать проблемой люди неохотно заводят аккаунты в новых сервисах.

Когда регистрироваться не нужно, форум можно сделать дополнением к основному чату в телеграме. Скидываете ссылку и договариваетесь, что поход обсуждаете там.

Мы решили проверить, получится ли на практике начать общение на таком форуме. В качестве подопытных взяли клиентов YouGile, с которыми мы держим связь в телеграм-канале.

Обычно после обновления мы выпускаем пост, в комментариях к которому люди делятся впечатлениями и просят реализовать новые функции. На этот раз мы предложили пообщаться на форуме.

За неделю получили более 300 комментариев, идей для улучшений хватит на много спринтов.

Качество общения выросло: на форуме клиенты пишут подробнее, чем в телеграме

По сути мы сделали обычный форум поддержки, но оцените простоту процесса. Каждый может запустить свой форум в таск-трекере и решить с его помощью бытовую задачу например, договориться с соседями о ремонте подъезда.

Конечно, эксперимент вышел не совсем чистым, потому что люди уже были знакомы с нашим интерфейсом. Теперь хотим узнать, удобно ли общаться на таких форумах тем, кто раньше YouGile не видел.

Специально для этой статьи мы собрали форум, на котором можно обсудить саму идею такого общения. По сути это аналог комментариев, только структура там понятнее не нужно пролистывать всё, чтобы найти интересную тему.

Пообщаться на форуме

Кстати, вы можете создать свою доску-форум это бесплатно, без ограничений. Если захотите организовать работу команды вYouGile, то до 10 человек все функции тоже доступны бесплатно (это навсегда).

Слоны это тяжёлые длительные задачи, которые лучше разбивать на более мелкие. Но при внедрении нового инструмента возникают проблемы посерьёзнее слонов

Скажу страшную для разработчиков таск-трекера вещь: с учётом задач справляется любая соответствующая система. Важнее правильно внедрить трекер в процессы компании, чем выбрать правильное приложение.

Мы развиваем сервис для учёта задач YouGile и заметили, что у принципиально разных команд возникают одинаковые проблемы при внедрении чего-то нового в рабочий процесс. Со стороны продукта они не решаются то есть вообще не зависят от того, насколько хорош выбранный трекер.

При этом на рынке то и дело вижу ситуации, когда крупная компания раз в 5-6 месяцев меняет сервис для учёта задач. Почему-то кажется, что дело здесь в тех же проблемах если их проработать, первый же трекер достигнет цели.

Проблема 1: сопротивление команды

Команда не хочет ничего менять. Трекер внедряется со скрипом, некоторые сотрудники открыто критикуют новый подход.

Решение: не спорить с негативщиками, а работать с теми, кто поддерживает трекер. Если добиться первых результатов с ними, остальные тоже заинтересуются системой.

В первую очередь мы обращаем внимание на опасность эта особенность человеческой психики не раз спасала жизнь доисторическим охотникам. Но в случае общения с коллегами лучше не поддаваться инстинктам.

Часто руководитель воспринимает несогласных сотрудников как опасность и начинает спорить, чтобы отстоять свою позицию. Но от этого становится только хуже.

Четыре года назад сервисом YouGile заинтересовался знакомый нашего директора. Он руководил отделом маркетинга и решил испытать трекер на своих сотрудниках. Команде понравилось, а знакомый показал наработки начальству было решено внедрить трекер во всей компании.

Как думаете, когда нам написали по поводу подключения остальных сотрудников? Совсем недавно, то есть спустя четыре года.

Дело в том, что директор спорил с каждым руководителем отдела, которому не нравилась идея с трекером ушло много времени, чтобы переубедить всех.

Даже если руководитель выбрал классное приложение и грамотно его внедряет, всегда найдутся критики. Но есть момент, который интуитивно не чувствуется: воевать с ними нельзя, ведь действие рождает противодействие.

Если спорить с недовольными сотрудниками, недовольство будет только усиливаться. Мало того, на их сторону могут встать те, кто пока не сформировал собственное мнение. Лучше не обращать много внимания на критику и внедрять трекер с теми, кому идея нравится.

Примерно так сотрудники делятся по своему отношению к нововведениям. Чтобы внедрить трекер, достаточно перетянуть на свою сторону сомневающихся они сами придут, когда появятся первые результаты

Недавно у нас купила систему крупная фирма, которая занимается венчурными инвестициями. От внедрения в одном отделе до расширения на всю компанию прошло всего три месяца.

Некоторые сотрудники сопротивлялись, но руководству было всё равно. Работали с теми, кто видел смысл в новой системе.

Иногда случается, что вся команда выступает против трекера или все сотрудники сомневаются. Но такие ситуации требуют отдельного разбора напишу об этом как-нибудь в другой раз.

Проблема 2: трекер ради трекера

Учёт задач внедряется без достижимой цели. В результате целью становится сам трекер (хотим работать в системе).

Решение: прикрутить понятный показатель, который легко оценить. На самом деле это индейская хитрость показатель ничего не значит, но заставляет команду серьёзнее относиться к трекеру.

Однажды мы вели переговоры со швейным цехом. Руководительница поставила проблему так: часто мы не знаем, что именно сейчас шьём из-за этого не получается предсказать сроки выполнения заказа.

Как вы поймёте, что удачно внедрили систему?
Не знаю. Просто внедрим, а там посмотрим.

Сама по себе цель понятна, по факту так успех и оценивается не в притянутых за уши показателях, а чутьём. Должно быть ощущение, что всё хорошо и удобно.

Но при таком подходе менеджеры не будут стараться. В случае с таск-трекером им нужна хоть какая-то метрика, пусть даже в ней самой нет особого смысла. Например, 80% сотрудников должны вести задачи в трекере сразу понятно, какие отделы нужно подтягивать.

Внедрить трекер это плохая цель, потому что она не предполагает оценки. Переход на новый трекер требует больше усилий, чем работа по старой схеме, так что без дополнительной мотивации внедрение растянется на несколько лет.

Или команда попадёт в порочный круг: выбираем трекер, не прикладываем достаточно усилий, разочаровываемся снова выбираем трекер.

Кстати, со швейным цехом мы так и не договорились. Они не постали цели в показателях, так что сотрудники просто проигнорировали систему. Работали там в основном женщины в возрасте, делать что-то в компьютере им не хотелось. А зачем стараться, если руководство никак это не оценивает?

Примеры хороших целей:

• Мы хотим, чтобы 90% задач проходило через систему.

• Хочу, чтобы через два месяца была видна загрузка всех исполнителей и можно было понять, какой именно отдел срывает сроки.

• Нужно, чтобы через месяц мы точно знали, сколько ресурсов уходит на выполнение любого заказа.

Проблема 3: внедряется всё, что есть в трекере

Руководитель хочет сразу настроить все доступные функции (вроде оценки задач по времени). Но раньше команда так не работала, из-за этого внедрение буксует.

Решение: перенести сначала то, что было и без трекера. Когда команда освоится, можно добавлять новые функции по одной.

Порой руководители чересчур увлекаются сервисами для организации работы. Постоянно ищут новые фишки, что-то переделывают, жонглируют умными словами agile, scrum и kanban.

При внедрении нового инструмента такого руководителя нужно тормозить, иначе он попытается внедрить все фишки разом даже если до этого сотрудники так не работали.

Это сложно, потому что руководитель чувствует упущенную выгоду: как же так, мы платим за все функции трекера, но большинство из них не используем. Нужно развернуть трекинг на полную, чтобы и дедлайны, и приоритеты, и время засекалось!

Конечно, такой подход к хорошему не приведёт. Сотрудники и так вынуждены изучать новый инструмент, а директор в нагрузку наваливает десяток новых процедур, которых в компании никогда не было.

Однажды наш клиент попал в такую ситуацию. Внедрили YouGile в тестовом отделе, вроде всё хорошо решили масштабировать. Потом оказалось, что этот отдел в компании был самым прогрессивным: они уже давно ставили приоритеты и оценивали задачи по ресурсам.

Сотрудники из других отделов открыли систему, увидели количество стикеров на задачах и в ужасе разбежались. Пришлось начинать внедрение заново, на этот раз двигаясь по шагам.

У нас на этот счёт два правила:

1. В начале внедряем только базовые процедуры: ставить задачки, делегировать их и перемещать по колонкам.

2. В дальнейшем внедряем в процессы по одной новой фиче за раз. И это при условии, что в предыдущей конфигурации всё работало идеально.

Примерно так выглядит доска у опытных пользователей. Новички будут путаться из-за большого количества стикеров

Правильное питание и регулярный спорт это полезные привычки, которые нельзя воспитать в себе за один день. То же самое и с управлением задачами.

Хотите, чтобы ваши сотрудники заранее оценивали трудозатраты и умели расставлять приоритеты? Нужно потратить на это время, ведь каждая новая функция трекера это отдельная коллективная привычка, которую придётся закреплять.

Желаю удачи в этом непростом деле! А если вы ищете подходящее приложение можете попробоватьYouGile.