Автоматизация предприятия

Часть 1: CRM для ERP

Часть 2: Роботизация бизнес-процессов

Часть 3: Волшебные интерфейсы и оживление железа (в этой публикации)

Часть 4: Личные кабинеты, чат-боты и dream team

Влияние рабочего места диспетчера на пропускную способность отгрузки на заводе

Цифровизация предприятия - это не только процесс внедрение новых систем и сервисов. Этому предшествуют поиски узких мест в рабочих процессах и на конкретных рабочих местах пользователей.

Какие идеи обычно возникают, когда нужно увеличить пропускную способность отгрузки на заводе:

• Увеличить количество точек для одновременной отгрузки на заводе.

• Увеличить количество КПП для одновременного въезда/выезда на завод.

На первый взгляд ответы правильные и логичные. Остается только найти пару 10 или 100 млн. руб. на инвестиционный проект и реализовать его.

Завод находится в 150 км от моего непосредственного рабочего места. И точно уже не вспомню, письмо мне в почту со скриншотом ошибки или звонок на мобильный от диспетчера, что способствовало выехать меня на место, чтобы разобраться в причинах проблем.

Выявленные на месте явные проблемы (без погружения в детали):

• 3 рукописных журнала для оперативной работы (при наличии рабочего места в ERP).

• 2 монитора, чтобы вывести нужную информацию (изображение с 2-х видеокамер, данные с 2-х промышленных весов, программы для вывода текста на Led-табло, монитор для работы в ERP).

• Настольный калькулятор (для вычисления max. веса к погрузке по каждой машине).

• Ручки и фломастеры (для заполнения настольных журналов).

• Поток жалоб от диспетчера на ошибки в рабочем месте ERP и постоянные проблемы со вторым монитором, куда выводятся данные с промышленных весов.

Так выглядело рабочее место диспетчера, когда я приехал и это было нормой с 2016 года.

Часть рабочего места диспетчера, вид сверхуМонитор 1 - данные с 2-х камер, данные с 2-х весов, программа для led-таблоМонитор 2 - интерфейс рабочего места в ERP, беспощадный и жестокийНастольный калькулятор и журналы на столе диспетчераЖурнал прибывших машин на погрузку с отметками плановых точек погрузки на заводеЖурнал с очередью машин (кто и во сколько приехал, когда и кого грузить, кто отгружен)Журнал выданных номерных пломб (учет по сериям) по сменам диспетчеров

Анализ проблем показали, что узким местом на заводе является рабочее место диспетчера. Пропускную способность отгрузки можно увеличить без капитальных затрат, а помощью автоматизации.

На гифке сразу виден результат преобразований (автоматическая очередь машин в новом рабочем месте диспетчера в ERP).

• Автоматическая очередь машин через 1 КПП для 3-х точек отгрузки на заводе.

• Автоматическое управление из ERP взвешиванием на промышленных весах.

• Вся информация выведена на 1 экран 1 монитора пользователя.

• Выдача номерных пломб и магнитной карты водителю с помощью сканера штрихкодов за 5 секунд.

• Печать комплекта отгрузочных накладных диспетчером за 5 секунд.

• Рабочее место диспетчера без журналов, калькулятора и фломастеров.

Почему мы установили диспетчеру сканер штрихкодов вместо считывателя магнитных карт, которые уже использовались на заводе? Все дело в номерных пломбах, удобстве и скорости работы для диспетчера.

Так выглядят номерные пломбы для выдачи водителю:

• Приходят в коробках по 10 тыс. шт. и соединены друг с другом пластиковыми "ножками" (особенность изготовления).

• Изначально был только номер, затем мы заказали с нанесением штрихкодов.

• Штрихкод просто кодирует номер самой пломбы.

Пластиковые номерные пломбы со штрихкодами

Чтобы диспетчеру было удобно одновременно выдавать номерные пломбы и магнитные карты, не путаясь в устройствах считывания, мы на магнитные карты наклеили штрихкоды с номером.

Примерка штрихкода для наклеивания на магнитную карту

Таким образом, диспетчер перед выдачей водителю сканирует номерные пломбы и магнитные карты на одном сканере штрихкодов и делает это машинально, не задумываясь.

• Чтобы сканер различал штрихкоды, мы кодируем первый знак: 1 - штрихкод номерной пломбы, 2 - штрихкод магнитной карты.

• Мы доработали подсистему распознавания штрихкодов, чтобы номерные пломбы не нужно было расцеплять до сканирования, и сканировать несколько раз без "задвоения" номеров штрихкодов.

ГЛАВНЙ РЕЗУЛЬТАТ: пропускная способность отгрузки продукции автотранспортом на заводе увеличена в 2 раза без капитальных затрат.

Подробнее, о том, что для этого было сделано, читайте далее...

Электронная очередь для грузового автотранспорта

Фактически очередь начинает формироваться на этапе приема заказов:

> с нашей доставкой, клиент указывает только дату и время выгрузки по адресу доставки.

> на самовывозе, клиент указывает только дату и время погрузки на заводе.

Клиентский сервис: когда завод принял заказ, то мы должны соблюдать время погрузки и выгрузки машин, не допускать простоев автотранспорта и срыва поставок клиентам.

Конкурентное преимущество: мы поддерживаем такой высокий уровень сервиса, чтобы клиенты могли получить продукцию завода: "день в день" - для регионов до 300 км, на следующий день - для регионов до 600 км, и через день - для регионов свыше 600 км.

Настройки пропускной способности отгрузки в ERPНастройки вариантов подбора свободного времени отгрузки продукции в ERP

При расчете свободного времени отгрузки на заводе также учитывается расстояние до пункта выгрузки у клиента и средняя скорость движения грузового автомобиля.

Для некоторых видов продукции учитывается суточный лимит объема отгрузки вместо ограничения по количеству машин в час.

Способы регистрация прибытия водителей на заводе:

• через диспетчера

• через уличный терминал

• через чат-бот Telegram (подробнее в четвертой части)

• через распознавание гос. номера машины (в планах на этот год)

Диспетчер отмечает прибытие водителей правой кнопкой мыши в своем рабочем месте в ERP

1. Машины, которые фактически находятся на погрузке на заводе.

2. Очередь машин на погрузку по статусам:

   - кто еще не прибыл на завод (НЕ ПРИБЛ).

   - кто прибыл и ожидает своей очереди (В ОЧЕРЕДИ).

   - кто прибыл и автоматически приглашен к погрузке (К ПОГРУЗКЕ).

3. Динамические данные двух промышленных весов (показ только у диспетчера).

4. Изображение с двух камер на точках погрузки на заводе.

• Сенсорный антивандальный монитор 24" российского производства (широкоформатный 16:9, TFT TN, 1920х1080, углы обзора 160/160), установлен на КПП завода.

• Монитор без собственного ПО для подключения к любому ПК, с особыми характеристиками яркости (1000 кд/м2) и температурного режима (-30/+30), в защищенном корпусе (сталь 2 мм) c закаленным стеклом (4 мм) и весом ~ 20 кг.

• Монитор подключен к системному блоку, на котором автоматически запускается ERP и разработанный нами интерфейс для самостоятельной регистрации прибытия водителей на погрузку.

Начальный экран - крупные шрифты, большие кнопки, не промахнешьсяШаг 1: Быстрый поиск по водительскому удостоверению - водитель не найденШаг 2: Быстрый поиск по цифрам гос. номера автомобиляШаг 3: Найденные по гос. номеру автомобили - выбор и подтверждениеШаг 4: Проверка данных и регистрация прибытия на погрузку

Таймер обратного отсчета мотивирует водителя выполнять действия быстрее, чтобы не задерживать очередь у терминала.

Этот кейс также относится к теме оживления железа (оживление с помощью разработанного ПО для автономной работы в составе единой информационной системы), но здесь подробно рассматриваться не будет.

Водитель отмечает прибытие на завод для погрузки в чат-боте Telegram

1. Команда прибытия на погрузку в чат-боте Telegram.

2. Уведомление водителя с подтверждением времени прибытия.

Чат-бот для водителей в Telegram интегрирован с ERP в режиме онлайн и работает автоматически по заданным сценариям (подробнее в четвертой части).

Как происходит автоматический вызов водителя на погрузку из очереди:

Автоматическое приглашение водителей на погрузку по SMS

1 - водитель отметил прибытие на завод, 2 - чат-бот автоматически пригласил на погрузку

На скриншоте ниже видно историю взаимодействия водителей с чат-ботом Telegram в интерфейсе ERP (подробнее в четвертой части).

Автоматическое приглашение водителей на погрузку в чат-боте Telegram

Автоматическое приглашение водителей на LED-табло по гос. номеру автомобиля

• Размер каждой LED-панели примерно 1,5 х 2 метра.

• LED-панели развернуты на 2 стороны стоянки грузовых автомобилей перед заводом.

И если SMS или уведомление в чат-бот Telegram отправляется однократно, то приглашение на уличное LED-табло может выводиться несколько раз в соответствии с тем, как меняется автоматическая очередь в ERP:

• Первый вызов и ожидание водителя в течение 5 минут.

• Второй и последующие вызовы через каждые 5 минут, после вызова на погрузку следующего по очереди водителя и окончания погрузки очередной машины на заводе.

Таким образом, очередь на LED-табло постоянно автоматически обновляется и к погрузке вызываются разные водители из числа прибывших на завод.

Оживление LED-табло и автоматическое управление из ERP

Уличные LED-панели были куплены еще до начала работ по комплексной автоматизации рабочего места диспетчера, взамен старого (с которым раньше работали диспетчеры через программу для ручного вывода строк).

Вместе с LED-панелями производитель предоставил программу для вывода строк на табло.

После реализации автоматической очереди погрузки в ERP, логично, что информация на табло должна выводиться также автоматически.

Нам повезла, что изготовитель нашел документ с описанием протокола: описание формата пакетов второго уровня, вывода данных по строкам и столбцам, и пример одной функции подсчета контрольной суммы.

Страница 2 описания протоколаСтраница 5 описания протоколаСтраница 8 описания протокола

С программистом 1С мы посмотрели протокол и не поняли, как именно управлять выводом очереди машин на табло из ERP.

По нашей просьбе, изготовитель LED-панелей договорился с производителем компонент электроники, из которых оно состоит, чтобы они написали пример кода для программного вывода информации на табло. Пример был написан на языке Pascal, который программист с большим трудом перевел на язык 1С.

unit ConnTypes;interfaceconst     RecBuffSizeByte=1024;typeTLevel2Pack=packed record  SrcAddr:word; //source address  DstAddr:word; //receiver address  PId:byte;     //Packet id  Cmd:byte;   // Command code  Flags:byte;  //options  Status:byte; //command status  DataLen:word; //length of data  Data:array[0..RecBuffSizeByte-1] of byte;  //data  end;PLevel2Pack=^TLevel2Pack;TLevel2Head=packed record  SrcAddr:word; //source address  DstAddr:word; //receiver address  PId:byte;     //Packet id  Cmd:byte;   // Command code  Flags:byte;  //options  Status:byte; //command status  DataLen:word; //length of data  end;PLevel2Head=^TLevel2Head;TFullPacket=packed record  bSTX:byte;  LenLo:byte;  LenHi:byte;  Data:array[0..RecBuffSizeByte*2-1+32] of byte;  end;  PFullPacket=^TFullPacket;function MakeFullPacket(Src:PLevel2Pack; Dst:Pointer):integer;function EncodeWord(v:word):word;implementationuses CRCUnit;function CS2word(cslo, cshi:byte):word;var b:PByte;beginResult:=0;b:=@Result;b^:=cslo or $80;inc(b);b^:=$80 or ((cslo shr 7) and $01) or ((cshi and $3F) shl 1);end;function EncodeWord(v:word):word;beginResult:=((v and $3F80) shl 1) or (v and $7F) or $8080;end;function DecodeWord(v:word):word;beginResult:=((v and $7F00) shr 1) or (v and $7F);end;function EncodeDataForComm(Src, Dst:Pointer; SrcSize:integer):integer; var PS, PD:PByte;     i:integer;     b:byte;  begin  PS:=Src;  PD:=Dst;  Result:=0;  for i:=1 to SrcSize do    begin    b:=PS^ xor $80;    if (b<$20) or (b=$7F)       then begin            PD^:=$7F;            inc(PD);            PD^:=b or $80;            inc(Result);            end       else PD^:=b;    inc(PS);    inc(PD);    inc(Result);    end;  end;function MakeFullPacket(Src:PLevel2Pack; Dst:Pointer):integer;var cs:word;    PB:PByte;    F:PFullPacket;    PackLen:word;    PackSize:integer;  begin  PB:=Dst;  F:=Dst;  cs:=0;  PackLen:=word(Src^.DataLen+sizeof(TLevel2Head));  CountCSNewW(Src, PackLen, cs);  F^.bSTX:=$02;  PWord(@F^.LenLo)^:=EncodeWord(PackLen);  inc(PB, 3);// add bSTX, LenLo, LenHi  PackSize:=EncodeDataForComm(Src, PB, PackLen);  inc(PB, PackSize);  PWord(PB)^:=EncodeWord(cs);  inc(PB, 2); // add CsLo, CsHi  PB^:=$03;  Result:=PackSize+6;  end;end.

Таким образом, нам удалось реализовать полностью автоматическое управление выводом очереди на LED-табло из ERP.

Мы также реализовали автоматическое управление взвешиванием машин из ERP до и после погрузки на 2-х промышленных весах на заводе. Напишите в комментариях, если вам интересно узнать об этом подробнее.

Спасибо, что дочитали до конца!

Часть 1: CRM для ERP

Часть 2: Роботизация бизнес-процессов (в этой публикации)

Часть 3: Волшебные интерфейсы и оживление железа

Часть 4: Личные кабинеты, чат-боты и dream team

Роботизация бизнес-процессов на примере закупок (2 кейса)

Роботизация бизнес-процесса- это когда все или часть задач конкретного бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система. Таким образом, у сотрудников высвобождается время на выполнение других задач или участие сотрудников исключается полностью (в идеале).

Когда данные в порядке и их достаточно, они могут использоваться для автоматической обработки с помощью алгоритмов и роботизации бизнес-процессов.

Кейс #1: Роботизация процесса проверки поставщиков

На нашем заводе юридическая проверка поставщиков это обязательная процедура перед заключением договора поставки. В зависимости от категории поставщика и суммы закупки, каждый контрагент (ИП или юр. лицо) должен предоставить от 10 до 20 сканов документов.

ВАЖНО!Чтобы не только правильно выполнялась процедура проверки, но вовремя запрашивалась и поступала информация от поставщиков, вовремя выполнялись и передавались задачи между всем участниками процесса проверки, включая поставщиков.

Для роботизации процесса проверки поставщиков в ERP мы связали в одну систему следующие компоненты:

• ERP-система (рабочее место сотрудников).

• Сайт компании (интеграция с ERP и сервисом DaData.ru).

• Почта Gmail (интеграция с ERP и сайтом).

• Сервис DaData.ru (интеграция с сайтом и ERP).

• Сервис 1С:Контрагент (интеграция с ERP).

На сайте компании разработана форма для самостоятельного заполнения контрагентом.

Для простоты заполнения к форме сайта подключен сервис DaData.ru - это и заполнение поле из общедоступных справочников и автоматическое заполнение связанных полей.

1, 2, 3, 4 - Заполнение по справочникам из сервиса DaData.ru

5 - Список компетенций поставщиков и подрядчиков из ERP

Все формы на сайте адаптивные, можно легко заполнить на смартфоне.

Адаптивная форма для заполнения на смартфоне

Заполненная на сайте форма отправляется в ERP, где автоматически преобразуется в данные - создаются элементы справочников (контрагенты, контактные лица), документ проверки поставщика, задачи для сотрудников, письма с уведомлениями поставщиков.

Пользовательский интерфейс в ERP для проверки поставщика

1. Текущее состояние проверки поставщика.

2. Статус предквалификации (отдельный бизнес-процесс, здесь не рассматривается).

3. Автоматическое определение статуса контрагента (действующий или в состоянии ликвидации).

4. Досье контрагента на дату начала проверки (автоматически сохранено в PDF).

5. Досье контрагента на дату открытия документа проверки (динамическое формирование отчета).

6. Блок проверки документов (с возможностью автоматического запроса дополнительных документов, которые изначально не запрашиваются на сайте).

7. Автоматическая проверка соответствия кодов ОКВЭД контрагента предмету закупки.

8. Автоматическая проверка срока регистрации контрагента.

9. Автоматические задачи сотрудникам, история действий по проверке, автоматические письма контрагенту.

Робот автоматически отклоняет проверку контрагентас отрицательным результатом по 10 признакам, и одновременным уведомлением по email поставщика о причине.

1 - Робот автоматически устанавливает отрицательный статус проверки и завершает бизнес-процесс проверки.

2 - Робот автоматически определяет причина не прохождения проверки, и автоматически отправляет контрагенту письмо с причиной не прохождения проверки.

3 - Менеджер по закупкам всегда может обосновать проведение проверки, отправив ответственному задачу на согласование (бизнес-процесс проверки будет автоматически инициирован при положительном согласовании).

10 причин автоматического не прохождения проверки контрагента

Автоматическое письмо поставщику от робота, что проверка не пройдена

Когда у робота нет причин отклонять проверку,в ERP автоматически стартует бизнес-процесси сотрудники начинают получать автоматические задачи.

Автоматическая задача пользователю от робота в ERP

1 - Назначен ответственный

2 - Установлен крайний срок выполнения задачи

3 - Ссылка на документ проверки поставщика

Таким образом,робот автоматически ставит задачи разным сотрудникам(или ролям) при переходе бизнес-процесса проверки на разные этапы.

История автоматических задач по проверке поставщика в ERP

Все задачи для сотрудников имеют сроки выполнения.Настройки всегда можно изменить в ERP (в пользовательском режиме).

1 - Настройки адресации ролей и сроков выполнения задач ответственными.

2 - Настройка служебных ролей для ожидающих процессов.

3 - Настройка срока ожидания повторного предоставления документов поставщиком (после чего проверка завершается автоматически с отрицательным результатом).

Настройки бизнес-процесса для робота проверки поставщиков

Когда в процессе проверки поставщикасотрудник выявляет недочеты, он устанавливает переключатель в положение "Не соответствует" и указывает причину в комментарии.

Контрагент получает автоматическое письмо по emailдля устранения выявленных замечаний:

1 - Замечание по каждому документу.

2 - Уникальная ссылка с ограниченным сроком действия.

Форма на сайте, открытая по уникальной ссылке из письма, предлагает загрузитьтолько те документы, которые запрошеныу контрагента повторно.

Сгенерированная форма на сайте для повторной отправки документов для проверки контрагента

Циклов повторного запроса может быть несколько, пока контрагент не устранит все замечания и не предоставит требуемые от него документы.

История автоматических писем в ERP в документе проверки контрагента

Все шаблоны автоматических писем настраиваются в ERP (в пользовательском режиме).

1 - Настройки почтовых ящиков для уведомлений.

2 - Настройка почтовых ящиков для загрузки данных с сайта.

3 - Настройка шаблонов автоматических email для различных событий.

Настройки почтовой подсистемы робота проверки поставщиков

Плюсы роботизации бизнес-процесса проверки поставщиков:

1. Из процесса проверки исключен один сотрудник - менеджер по закупкам.

Постановку задач и контроль хода процесса проверки выполняет робот, у менеджера по закупкам высвобождается время на выполнение других задач.

2. Поставщики самостоятельно предоставляют данные через сайт.

Высвобождается время у менеджера по документообороту для запроса документов по email, и у поставщика для выяснения вопросов и пересылки писем.

3. Робот автоматически проверяет поставщиков по 10 признакам.

И отклоняет проверку самостоятельно в случае выявления недочетов. У сотрудников высвобождается время для выполнения других задач.

4. Робот автоматически ставит задачи сотрудникам разных подразделений.

Сотрудникам не нужно думать о том, кому передать результат своей работы, а задачи не будут забыты или просрочены.

5. Робот автоматически пишет письма поставщикам.

Сотрудникам не нужно тратить время на написание писем, а поставщики всегда получают обратную связь.

6. Не нужно увеличивать штат сотрудников при увеличении числа поставщиков.

А количество поставщиков увеличивается, так как менеджер по закупкам, в высвободившееся время может заниматься поиском новых поставщиков и более тщательной проработкой наилучших условий поставки.

7. Новые поставщики приходят самостоятельно через сайт компании.

Контрагенты самостоятельно заходят на сайт и заполняют форму, чтобы получать запросы коммерческих предложений на поставку товаров или выполнение работ.

Мы разработали и более простых роботов, которые являются частью подсистемы проверки поставщиков. Например,робот проверки статуса ликвидации организаций.

Настройки робота проверки статуса ликвидации всех контрагентов в ERP

Ежедневно ночью робот автоматически проверяет всю базу контрагентов в ERP и актуализирует статус ликвидации по каждому ИП и юр. лицу (интеграция с сервисом DaData.ru).

При обнаружения признака ликвидации у контрагента:

1 - Робот автоматически уведомляет ответственных сотрудников.

2 - Робот приостанавливает оплаты в счет контрагента.

3 - Робот маркирует карточку контрагента в ERP.

Виджет проверки статуса ликвидации в карточке поставщика в ERP

Кейс #2: Роботизация процесса запроса КП у поставщиков

Процесс сбора, обработки и согласования коммерческих предложений не менее трудоемкий, чем процесс проверки поставщиков:

• Поиск поставщиков и подрядчиков.

• Запрос коммерческих предложений и их сбор.

• Сравнение предложений и выбор наилучшего поставщика.

• Подготовка аналитической записки и согласование с руководителем.

Нужно учесть, что разные поставщики присылают коммерческие предложения в разной форме, часто не указывают элементарных условий (цены указаны с НДС или без, сроки поставки, наличие и сроки гарантии, способ доставки и т.п.). Процесс повторяется заново.

Для роботизации процесса запроса и обработки коммерческих предложений в ERP, мы связали в одну систему следующие компоненты:

• ERP-система (рабочее место сотрудников).

• Сайт компании (интеграция с ERP).

• Почта Gmail (интеграция с ERP и сайтом).

Шаг 1:Менеджер выбирает позиции (1) для запроса предложений через сайт (2).

Выбор позиций номенклатуры для запроса КП через сайт

Выбор позиций номенклатуры для запроса КП через сайт

Шаг 2:Робот автоматически выбирает (1), и показывает менеджеру подходящих поставщиков (2) и контактных лиц (3) с заполненными email (4), а также компетенции, результаты проверок и последние поставки (5).

Робот выбрал подходящих поставщиков и контактных лиц для запроса КП

Шаг 3:Менеджер выполняет визуальную проверку и запрашивает КП через сайт.

Шаг 4:Для каждого контрагента робот автоматически создает письмо со ссылкой для заполнения коммерческого предложения.

Робот создал и отправил письма с запромо КП каждому поставщикуПисьма, отправленные роботом из ERP

На сайте разработана динамическая форма для заполнения поставщиком коммерческого предложения:

1. Условия оплаты (налогообложение, цены с НДС или без, ставка НДС,наличие отсрочки и размер аванса).

2. Условия поставки (способ и срок доставки, наличие и срок гарантии).

3. Товары к поставке (цены, особые условия гарантии, сроков поставки или аналоги).

Форма на сайте для заполнения коммерческого предложения поставщиком

Таблицу товаров к поставке можно скачать в Excel.

Форму коммерческого предложения можно заполнить прямо в смартфоне

Важно!Чтобы поставщик не тратил время на подготовку формы коммерческого предложения, ее можно:

• Скачать уже заполненную прямо на сайте.

• Распечатать, поставить подпись и печать.

• Отсканировать и загрузить на сайт.

Печатная форма коммерческого предложения для скачивания с сайта

Одну форму коммерческого предложения на сайте можно заполнять несколько раз.Заполненные данные автоматически сохраняются в кеш и не будут потеряны.

Такие образом, все коммерческие предложения поступают в ERP автоматически.

После окончания срока приема предложений, в ERP автоматически формируется аналитическая записка.

Робот автоматически формирует аналитическую запискуи сравнивает все предложения от поставщиков по одним и тем же критериям (1), и ранжирует претендентов (2) в порядке убывания.

Робот запроса и обработки коммерческих предложений завершает свою работу, и ставит задачу менеджеру по закупкам для проверки аналитической записки и дальнейшего согласования закупки с руководителем.

Мы разработали и других роботов, которые работают в режиме 24/7 и облегчают жизнь.

Спасибо, что дочитали до конца!

Задавайте вопросы, постараюсь на все ответить.

Часть 1: CRM для ERP

Часть 2: Роботизация бизнес-процессов

Часть 3: Волшебные интерфейсы и оживление железа

Часть 4: Автоматические личные кабинеты и чат-боты (в этой публикации)

На следующем слайде сразу показываю единую систему, охватывающую полный контур работы с заказами - от создания клиентами, до отгрузки на заводе и доставки на пункт разгрузки.

Комплекс систем автоматически работает 24/7 в режиме real-time и полностью реализован за 1,5 года. Хабом является корпоративная ERP-система.

1. Клиенты оформляют заказы в личном кабинете клиента.

2. Заказы из личного кабинета автоматически попадают в ERP-систему.

3. По заказам клиентов в ERP автоматически формируются задания на перевозку.

4. Задания на перевозку в ERP автоматически распределяются между перевозчиками.

5. Заявки на перевозку из ERP автоматически попадают в личный кабинет перевозчика.

6. Перевозчики автоматически из ERP получают уведомления в чат-боте Telegram или по SMS о новых заявках в личном кабинете.

7. Перевозчики берут заявки в работу в личном кабинете и назначают водителей для выполнения доставки.

8. Водители автоматически из ERP получают уведомления в чат-боте Telegram о новых заявках.

9. Водители приезжают на завод и регистрируют прибытие в чат-боте Telegram или на уличном терминале, и автоматически встают в электронную очередь на погрузку в ERP - подробнее в третьей части.

10. Водители автоматически вызываются из электронной очереди на погрузку в чат-боте Telegram или по SMS, и на LED-табло - подробнее в третьей части.

11. Продукция отгружается на заводе, машины покидают территорию завода и выполняют доставку клиенту.

12. Клиенты автоматически из ERP получают серию уведомлений в личном кабинете, чат-боте Telegram или по SMS об изменении статуса доставки продукции.

Важно! Участие в этом процессе менеджеров по продажам, менеджеров по логистике и других сотрудников компании сведено к минимуму, и требуется только при нештатных ситуациях или сценариях, где нужно получить предварительное согласование.

А теперь подробнее о том, что для этого было сделано...

Личный кабинет перевозчика, распределение заявок и торги, чат-бот для уведомлений в Telegram

Напомню, что завод отгружает ~ 2 млн. тонн продукции в год, из них ~ 50% составляют отгрузки грузовым автотранспортом, что составляет ~ 40 000 рейсов в год.

В третьей части я уже рассказывал о процессе отгрузки продукции на заводе, электронную очередь для грузового автотранспорта, уличный терминал и чат-бот для водителей в Telegram.

Продукция доставляется клиентам с доставкой или на самовывозе. На завода нет своего грузового автотранспорта, поэтому на доставке задействованы только компании-перевозчики со своими водителями и автопарком.

Контур системы управления зданиями на перевозку включает 4 подсистемы:

1. ERP-система (формирование заявок и распределение между перевозчиками).

2. Личный кабинет перевозчика на сайте (получение заявок по квотам, ежедневные торги, отчеты о выполненных рейсах, объяснительные по опозданиям).

3. Чат-бот для перевозчиков в Telegram (мгновенные уведомления о новых заявках, торгах и опозданиях водителей).

4. Чат-бот для водителей в Telegram (мгновенные уведомления о новых заявках, опозданиях на погрузку и регистрация прибытия на завод), подробнее в третьей части.

Автоматическое распределение заявок между перевозчиками в ERP

В основе алгоритма автоматического распределения заявок между перевозчиками 3 базовых критерия:

• Квота перевозчика (отношение количества транспортных средств перевозчика к общему количеству транспортных средств всех перевозчиков).

  Чем больше автопарк перевозчика, тем выше его базовая квота при распределении.

• Рейтинг перевозчика (выполнение заявок и отказы от выполнения за последние 30 дней).

  Каждой заявке в ERP автоматически присваивается количество баллов от +1 до +4 (срочные заявки и заявки в дальние регионы получают максимальный балл). При отказе перевозчика от заявки баллы автоматически снимаются от -1 до -4. Рейтинг перевозчика это сумма баллов за последние 30 дней пропорционально количеству транспортных средств.

• Общая загрузка перевозчика (процент загрузки транспортных средств перевозчика за последние 30 дней).

  Общий процент загрузки заявками перевозчика за последние 30 дней по отношению у другим перевозчикам за тот же период.

• Есть и другие индивидуальные критерии, но они являются узконаправленными.

  Например: предопределенные грузополучатели перевозчика или бизнес-регионы, в которые перевозчик не осуществляет доставку.

Ежедневно по расписанию 3 раза в день, по заказам клиентов, роботом в ERP автоматически формируются задания на перевозку: 2 раза в день (утром и вечером) задания автоматически распределяются между перевозчиками, 1 раз днем задания попадают на торги.

Личный кабинет перевозчика и торги на сайте

Личный кабинет представляет собой пользовательский интерфейс и не хранит в себе данные. Обмен с ERP-системой выполняется через веб-сервис, API реализовано на стороне ERP.

В левом верхнем углу сайта выводите название профиля личного кабинета. Тогда при просмотре сеансов вебвизора вы будете однозначно понимать, кто именно работает с личным кабинетом - как в десктопной так и мобильной версии.

Название профиля пользователя личного кабинета всегда видно при просмотре сеансов в вебвизоре

Логика интерфейса личного кабинета перевозчика реализована таким образом, чтобы исключить ошибочные действия пользователей. В моменте перевозчику доступно выполнение только тех действий, которые допустимы при текущем состоянии задания на перевозку.

Сайт личного кабинета перевозчика полностью адаптивен для работы на смартфонах и планшетах (сейчас это 50% пользователей).

Личный кабинет перевозчика - мои заявкиЛичный кабинет перевозчика - заявки на торгахЛичный кабинет перевозчика - общие заявкиЛичный кабинет перевозчика - отчеты о рейсах

Общая логика работы перевозчиков с заявками в личном кабинете:

1. Мои заявки

   Это заявки перевозчика по квоте, которые он получил после автоматического распределения в ERP. Чтобы взять в работу или отказаться у перевозчика есть 30 минут, после чего они автоматически становятся общими. Если перевозчик не взял в работу хоть одну заявку или отказался хотя бы от одной заявки, ему до конца дня автоматически устанавливается запрет на взятие других заявок. Это мотивирует перевозчика брать все распределенные ему заявки, а не только "хорошие".

2. Общие заявки

   Это срочные заявки или заявки, от которых отказались другие перевозчики. Эти заявки видят все перевозчики - кто первый взял в работу, тот и получает заявку. Это возможность для перевозчиков получить больше заявок, чем распределение по квоте.

3. Заявки на торгах

   Один раз в день заявки попадают на торги. У перевозчиков есть 30 минут, чтобы сделать свои ставки. Один перевозчик может сделать только одну ставку по одной заявке. Перевозчики не видят ставки по заявкам других перевозчиков. Это мотивирует перевозчика давать минимальную ставку, чтобы гарантированно получить заявку.

   Все ставки перевозчиков по заявкам автоматически поступают в ERP. Через 30 минут после начала торгов робот в ERP определяет наилучшие ставки и распределяет заявки с торгов на перевозчиков по тем ставкам, которые они сделали в личном кабинете. Это дает существенную экономию по тарифам на доставку - до 20%.

Торги по заявкам среди перевозчиков помогают нам оптимизировать тарифы на доставку. Мы видим предложения перевозчиков и количество ставок по конкретным регионам и зонам доставки, после чего точечно снижаем стандартные тарифы на доставку.

Тот случай, когда перевозчик торгуется за заявку сам с собой

Бывают ситуации, когда перевозчики торгуются сами с собой, потому что не видит ставки других перевозчиков. И даже не знают, делал кто-то кроме него ставки или нет.

В данном случае перевозчик мог снизить тариф всего на 1 рубль и гарантированно получить заявку с торгов, так как кроме него больше никто ставок не делал. Но делая "слепую" ставку перевозчик снижает тариф на 138 рублей (11,15%).

Чат-боты в Telegram для перевозчиков и водителей

О чат-боте в Telegram для водителей я уже рассказывал в третье части. У него есть командный интерфейс для быстрой регистрации прибытия на погрузку и в нем водители получают мгновенные уведомления о новых или отмененных заявках.

Чат-бот в Telegram для перевозчиков используется только мгновенных уведомлений о торгах, новых заявках и опозданиях водителей. Пример таких уведомлений показан на скриншоте.

Почему я не сделал мобильное приложение для перевозчиков?

Действительно, изначально я планировал реализовать мобильное приложение и даже запросил больше 20-ти коммерческих предложений у компаний-разработчиков.

Полнофункциональное мобильное приложение, интегрированное в нашей ERP-системой, предложила реализовать только одна компания. Стоимость 10 млн. руб. "под ключ" превышала весь мой годовой ИТ-бюджет на разработку в 2,5 раза.

Другие предложения составляли от 1 до 5 млн. руб. и мы самостоятельно должны были найти интегратора, который за отдельную стоимость "подружит" мобильное приложение с ERP-системой.

Кроме того, за техническую поддержку разработчики мобильных приложений просили от 300 тыс. руб. до 1 млн. руб. в год.

Разработка личного кабинета перевозчика на сайте, интегрированного с ERP-системой и двух чат-ботов в Telegram в сумме составила всего около 500 тыс. руб.

Кроме того, г-н Дуров Павел Валерьевич разработал прекрасное и стабильное приложение Telegram, в котором есть удобный пользовательский интерфейс, бесплатное и функциональное API для чат-ботов.

Быстрая разработка чат-ботов, которую мы используем

Год назад мы приобрели готовый модуль Платформа интеграции 1С с чат-ботами и встроили его в ERP-систему. Модуль имеет открытый программный код и закрытую часть, а также пользовательский интерфейс для разработки простых сценариев чат-ботов "без программирования", остальные нюансы разрабатываются программистом.

Логика чат-бота разрабатывается на стороне ERP, а встроенный модуль позволяет быстро настроить интеграцию с зарегистрированным ботом Telegram через API-ключ (токен). Для обмена ERP-системы с Telegram используется развернутый на нашей стороне веб-сервис.

Настройки подключения чат-бота на стороне ERP

В процессе разработки чат-ботов мы доработали и улучшили модуль платформы интеграции чат-ботов в ERP, сделав его более функциональным и отказоустойчивым. Кроме того, в интерфейсе ERP-системы мы видим все чаты пользователей во всех подключенных ботах.

Сопоставление пользователей чат-ботов в Telegram с контактными лицами перевозчиков или водителями в ERP выполняется автоматически по номеру мобильного телефона. Когда пользователь Telegram не найден в ERP, ответственный сотрудник получает мгновенное служебное уведомление в чат-боте и может подключиться для решения проблемы.

1. Новый водитель нажал в чат-боте команду СТАРТ и получил мгновенный ответ.

2. Водитель написал в чат-боте номер своего телефона и получил мгновенное приветствие.

3. Водитель нажал в чат-боте команду Я - ПРИБЛ НА ПОГРУЗКУ и получил мгновенный ответ.

Автоматическое служебное уведомление в чат-бот, когда что-то идет не по сценарию

Как обеспечить работу сервисов 24/7, когда тех.поддержка работает 8/5

Сотрудники линии тех.поддержки работают в режиме 8/5. При работе систем и сервисов в режиме 24/7 мы обнаружили, что веб-сервисы могут молча "отвалиться", а на стороне сервера этого не видно. Чтобы оперативно узнавать об этом, мы разместили на нашем основном сайте небольшой скрипт, который каждые 5 минут опрашивает состояние веб-сервисов.

В случает отрицательного ответа, автоматически уведомляет по email и в Telegram нескольких сотрудников тех.поддержки. Это позволяет оперативно диагностировать и решать возникающие проблемы, и принимать меры для повышения общей отказоустойчивости.

Личный кабинет клиента, чат-боты в Telegram для уведомлений и согласований

В нашей компании всего 6 менеджеров по продажам. 3 менеджера обеспечивают 80% продаж, что составляет ~ 1,6 млн. тонн продукции в год.

КАК БЛО (ручной процесс):

Клиент >отправка заявки по email> Менеджер по продажам >создание заказа по заявке> ERP-система >согласование доставки по заказу> Менеджер по логистике >отправка заявки на доставку по email> Перевозчик >передача информации по телефону> Водитель

Большое количество участников процесса внутри компании. Большое количество коммуникаций между всеми участниками процесса (по телефону, по email, в мессенджерах, лично).

В результате: замедленные бизнес-процессы, большой человеческий фактор и ошибки, потеря информации, обратная связь затруднена или отсутствует, авральный и хаотичный режим работы на заводе, срывы поставок, недовольные клиенты.

КАК СТАЛО (автоматический процесс):

Личный кабинет клиента >заказ клиента> ERP-система >заявка на доставку> Личный кабинет перевозчика >заявка на рейс> Личный кабинет водителя

Участие сотрудников компании сведено к минимуму (только при нештатных ситуациях). Коммуникации между всеми участниками процесса выполняет ERP-система (задачи, уведомления, обратная связь).

В результате: максимально исключен человеческий фактор и ошибки, системный характер работы на заводе, поставки вовремя, довольные клиенты.

Дальше подробнее о том, как реализован личный кабинет клиента...

Личный кабинет клиента на сайте, интегрированный онлайн с ERP

Личный кабинет разработан на платформе "1С-Битрикс". Интеграция с 1С реализована через встроенный в ERP стандартный модуль, который прилично доработан. Автоматический обмен реализован через веб-сервис в режиме real-time. Сайт полностью адаптивен для работы на смартфонах, сейчас это 20% пользователей.

На главной странице показана основная информация - актуальное состояние расчетов по договорам (обновление расчетов каждые 15 минут по данным ERP) и список активных заказов (заказы в работе, которые не завершены и не отменены). Кнопки создания заказа и запроса счета на оплату сделаны плавающими и доступны на всех страницах.

Интерфейс должен быть одновременно компактным, удобным и функциональным. Чтобы любую информацию пользователь мог получить за 3 клика.

Что для этого сделано:

• Подробный вид (1 клик) карточек договоров и заказов в списках, без открытия формы.

• Замена выпадающих списков (2 клика) на радио-кнопки (1 клик).

• Замена выпадающих списков (2 клика) на чек-боксы (1 клик), когда доступен выбор нескольких значений.

• Автоматический выбор единственного значения радио-кнопки в формах (0 кликов).

• Функционал повтора заказов (1 клик) для создания аналогичного по существующему.

• Пошаговое заполнение заказов для исключения лишних и недоступных действий (кликов).

• Многократное самостоятельное тестирование всех экранных форм на удобство.

Цветные статусы, прогресс выполнения заказа, дата и время текущего статуса также помогают пользователям быстро ориентироваться на сайте.

У каждого статуса заказа свой цвет, текущий статус с датой и временем, общий прогресс выполненияЦветные статусы и общий прогресс выполнения заказов в списках

В личном кабинете реализована система уведомлений по заказам. Краткий текст уведомления показывается в списках и карточках заказов. Видно, что заказ не принят из-за нехватки денег.

Полный текст уведомлений отображаются в центре нотификации (колокольчик). Подробно видно расшифровку причины, почему заказ не принят.

Форма создания заказа клиента - пошаговое заполнениеСтраница профиля личного кабинета клиентаНастройки профиля личного кабинета клиентаНастройка уведомлений контактных лиц клиентов

Краткий и полный вид карточек заказов в списке (на смартфоне)Форма запроса счета на оплату (на смартфоне)Форма настройки уведомлений контактных лиц (на смартфоне)

Быстрое получение счета на оплату по email

В личном кабинете клиента реализовано моментальное получение счетов на оплату по email (без участия наших менеджеров по продажам). Ключевая особенность, что счет может быть отправлен на несколько email одновременно.

Клиент запрашивает счет в личном кабинете и получает в почте через 3-5 секунд (именно столько времени требуется для автоматического формирования счета в ERP и его отправки роботом из ERP на email контактного лица).

Счет на оплату автоматически сгенерирован в ERP и сразу отправляются на email контактного лица в формате PDF (на фирменном бланке и с факсимиле).

Чат-боты в Telegram для уведомлений и внутренних согласований

Для уведомлений клиентов о статусе мы используем Email-робота и SMS-робота (подробнее в первой части), чат-бот в Telegram.

О чат-ботах подробнее написано выше, здесь только покажу скриншот смартфона клиента с примером уведомлений. В этот чат-бот мы также отправляем ежедневные отчеты по данным ERP (о состоянии взаиморасчетов или реестры отгрузок).

Чат-боты в Telegram для менеджеров и руководителей продаж

Мобильность в работе менеджеров и руководителей коммерческой дирекции - это важная составляющая хороших продаж. Менеджеры по продажам часто в командировках, а менеджеры бэк-офиса остаются на первой линии для приема звонков и заявок от новых клиентов. Поэтому важно обеспечить оперативную обработку всех обращений, чтобы не потерять потенциальных клиентов.

Бэк-офис регистрирует новые интересы в CRM-системе (подробнее в первой части), а робот в ERP мгновенно уведомляет менеджеров в чат-боте Telegram.

Второй сценарий для этого чат-бота - согласование технических кредитов руководителями коммерческой дирекции для открытия отгрузок при недостаточных денежных средствах на расчетном счете клиента (например, клиент предоставил гарантийное письмо или копию платежки со списанием денежных средств, которые до нас еще не дошли по данным ERP).

Менеджер по продажам или менеджер бэк-офиса может запросить согласование технического кредита в ERP по различным параметрам:

• С лимитом по сумме

• С лимитом по тоннажу

• С лимитом по количеству машин

• С лимитом по количеству вагонов

• На увеличение ранее согласованного тех.кредита (по сумме, тоннажу, машинам или вагонам)

Пример согласования тех.кредита на отгрузку 1 машиныПример согласования тех.кредита на отгрузку вагонами 140 тоннПример согласования увеличения тех.кредита на сумму 150 тыс. руб.

Руководители двух коммерческих дирекций получают мгновенные уведомления в чат-боте Telegram на согласование тех.кредитов.

Руководитель может инициировать согласование тех.кредита для клиента командой НАЧАТЬ СОГЛАСОВАНИЕ, ознакомившись с информацией - СОГЛАСОВАТЬ или НЕ СОГЛАСОВАТЬ.

Результат согласования мгновенно получает уведомление в чат-боте Telegram ответственный за работу с клиентом менеджер по продажам. Заказы клиентов в ERP автоматически проводятся в рамках согласованных лимитов тех.кредитов, начиная с первого не проведенного по времени создания заказа.

Технически, бизнес-процесс согласования тех.кредитов выполняется в ERP, где автоматически создаются задачи для сотрудников и руководителей. Чат-бот в Telegram служит интерфейсом для пользователей. При выполнении согласований в чат-боте, задачи в ERP автоматически завершаются.

Все эти инструменты упрощают работу сотрудникам и руководителям, уменьшают количество "лишних" коммуникаций, высвобождают время на решение стратегических задач, и существенно ускоряют бизнес-процессы в компании.

Мы также реализовали новую систему отгрузки паллет со склада под кодовым названием "TESLA". Напишите в комментариях, если вам интересно узнать об этом подробнее.

Новая система отгрузки паллет со склада, установленная в кабинет автопогрузчика

Спасибо, что дочитали до конца!