Русский
Русский
English
Статистика
Реклама

Таск-менеджер

Как не внедрить таск-трекер 3 проблемы, которые возникают чаще остальных

17.05.2021 16:18:04 | Автор: admin
Слоны это тяжёлые длительные задачи, которые лучше разбивать на более мелкие. Но при внедрении нового инструмента возникают проблемы посерьёзнее слоновСлоны это тяжёлые длительные задачи, которые лучше разбивать на более мелкие. Но при внедрении нового инструмента возникают проблемы посерьёзнее слонов

Скажу страшную для разработчиков таск-трекера вещь: с учётом задач справляется любая соответствующая система. Важнее правильно внедрить трекер в процессы компании, чем выбрать правильное приложение.

Мы развиваем сервис для учёта задач YouGile и заметили, что у принципиально разных команд возникают одинаковые проблемы при внедрении чего-то нового в рабочий процесс. Со стороны продукта они не решаются то есть вообще не зависят от того, насколько хорош выбранный трекер.

При этом на рынке то и дело вижу ситуации, когда крупная компания раз в 5-6 месяцев меняет сервис для учёта задач. Почему-то кажется, что дело здесь в тех же проблемах если их проработать, первый же трекер достигнет цели.

Проблема 1: сопротивление команды

Команда не хочет ничего менять. Трекер внедряется со скрипом, некоторые сотрудники открыто критикуют новый подход.

Решение: не спорить с негативщиками, а работать с теми, кто поддерживает трекер. Если добиться первых результатов с ними, остальные тоже заинтересуются системой.

В первую очередь мы обращаем внимание на опасность эта особенность человеческой психики не раз спасала жизнь доисторическим охотникам. Но в случае общения с коллегами лучше не поддаваться инстинктам.

Часто руководитель воспринимает несогласных сотрудников как опасность и начинает спорить, чтобы отстоять свою позицию. Но от этого становится только хуже.

Четыре года назад сервисом YouGile заинтересовался знакомый нашего директора. Он руководил отделом маркетинга и решил испытать трекер на своих сотрудниках. Команде понравилось, а знакомый показал наработки начальству было решено внедрить трекер во всей компании.

Как думаете, когда нам написали по поводу подключения остальных сотрудников? Совсем недавно, то есть спустя четыре года.

Дело в том, что директор спорил с каждым руководителем отдела, которому не нравилась идея с трекером ушло много времени, чтобы переубедить всех.

Даже если руководитель выбрал классное приложение и грамотно его внедряет, всегда найдутся критики. Но есть момент, который интуитивно не чувствуется: воевать с ними нельзя, ведь действие рождает противодействие.

Если спорить с недовольными сотрудниками, недовольство будет только усиливаться. Мало того, на их сторону могут встать те, кто пока не сформировал собственное мнение. Лучше не обращать много внимания на критику и внедрять трекер с теми, кому идея нравится.

Примерно так сотрудники делятся по своему отношению к нововведениям. Чтобы внедрить трекер, достаточно перетянуть на свою сторону сомневающихся они сами придут, когда появятся первые результатыПримерно так сотрудники делятся по своему отношению к нововведениям. Чтобы внедрить трекер, достаточно перетянуть на свою сторону сомневающихся они сами придут, когда появятся первые результаты

Недавно у нас купила систему крупная фирма, которая занимается венчурными инвестициями. От внедрения в одном отделе до расширения на всю компанию прошло всего три месяца.

Некоторые сотрудники сопротивлялись, но руководству было всё равно. Работали с теми, кто видел смысл в новой системе.

Иногда случается, что вся команда выступает против трекера или все сотрудники сомневаются. Но такие ситуации требуют отдельного разбора напишу об этом как-нибудь в другой раз.

Проблема 2: трекер ради трекера

Учёт задач внедряется без достижимой цели. В результате целью становится сам трекер (хотим работать в системе).

Решение: прикрутить понятный показатель, который легко оценить. На самом деле это индейская хитрость показатель ничего не значит, но заставляет команду серьёзнее относиться к трекеру.

Однажды мы вели переговоры со швейным цехом. Руководительница поставила проблему так: часто мы не знаем, что именно сейчас шьём из-за этого не получается предсказать сроки выполнения заказа.

Как вы поймёте, что удачно внедрили систему?
Не знаю. Просто внедрим, а там посмотрим.

Сама по себе цель понятна, по факту так успех и оценивается не в притянутых за уши показателях, а чутьём. Должно быть ощущение, что всё хорошо и удобно.

Но при таком подходе менеджеры не будут стараться. В случае с таск-трекером им нужна хоть какая-то метрика, пусть даже в ней самой нет особого смысла. Например, 80% сотрудников должны вести задачи в трекере сразу понятно, какие отделы нужно подтягивать.

Внедрить трекер это плохая цель, потому что она не предполагает оценки. Переход на новый трекер требует больше усилий, чем работа по старой схеме, так что без дополнительной мотивации внедрение растянется на несколько лет.

Или команда попадёт в порочный круг: выбираем трекер, не прикладываем достаточно усилий, разочаровываемся снова выбираем трекер.

Кстати, со швейным цехом мы так и не договорились. Они не постали цели в показателях, так что сотрудники просто проигнорировали систему. Работали там в основном женщины в возрасте, делать что-то в компьютере им не хотелось. А зачем стараться, если руководство никак это не оценивает?

Примеры хороших целей:

  • Мы хотим, чтобы 90% задач проходило через систему.

  • Хочу, чтобы через два месяца была видна загрузка всех исполнителей и можно было понять, какой именно отдел срывает сроки.

  • Нужно, чтобы через месяц мы точно знали, сколько ресурсов уходит на выполнение любого заказа.

Проблема 3: внедряется всё, что есть в трекере

Руководитель хочет сразу настроить все доступные функции (вроде оценки задач по времени). Но раньше команда так не работала, из-за этого внедрение буксует.

Решение: перенести сначала то, что было и без трекера. Когда команда освоится, можно добавлять новые функции по одной.

Порой руководители чересчур увлекаются сервисами для организации работы. Постоянно ищут новые фишки, что-то переделывают, жонглируют умными словами agile, scrum и kanban.

При внедрении нового инструмента такого руководителя нужно тормозить, иначе он попытается внедрить все фишки разом даже если до этого сотрудники так не работали.

Это сложно, потому что руководитель чувствует упущенную выгоду: как же так, мы платим за все функции трекера, но большинство из них не используем. Нужно развернуть трекинг на полную, чтобы и дедлайны, и приоритеты, и время засекалось!

Конечно, такой подход к хорошему не приведёт. Сотрудники и так вынуждены изучать новый инструмент, а директор в нагрузку наваливает десяток новых процедур, которых в компании никогда не было.

Однажды наш клиент попал в такую ситуацию. Внедрили YouGile в тестовом отделе, вроде всё хорошо решили масштабировать. Потом оказалось, что этот отдел в компании был самым прогрессивным: они уже давно ставили приоритеты и оценивали задачи по ресурсам.

Сотрудники из других отделов открыли систему, увидели количество стикеров на задачах и в ужасе разбежались. Пришлось начинать внедрение заново, на этот раз двигаясь по шагам.

У нас на этот счёт два правила:

  1. В начале внедряем только базовые процедуры: ставить задачки, делегировать их и перемещать по колонкам.

  2. В дальнейшем внедряем в процессы по одной новой фиче за раз. И это при условии, что в предыдущей конфигурации всё работало идеально.

Примерно так выглядит доска у опытных пользователей. Новички будут путаться из-за большого количества стикеровПримерно так выглядит доска у опытных пользователей. Новички будут путаться из-за большого количества стикеров

Правильное питание и регулярный спорт это полезные привычки, которые нельзя воспитать в себе за один день. То же самое и с управлением задачами.

Хотите, чтобы ваши сотрудники заранее оценивали трудозатраты и умели расставлять приоритеты? Нужно потратить на это время, ведь каждая новая функция трекера это отдельная коллективная привычка, которую придётся закреплять.

Желаю удачи в этом непростом деле! А если вы ищете подходящее приложение можете попробоватьYouGile.

Подробнее..

Как создать Trello dashboard, чтобы задачи из 5 досок собирались в одной?

16.05.2021 18:12:28 | Автор: admin

Проблематика

В своей работе я столкнулся с необходимостью организации задач сотрудников департамента аналитики в едином окне и построения прозрачной схемы оценки их загруженности.

Какие есть варианты?

Сравнивая различные инструменты и таскменеджеры, выбор пал на одного из популярных игроков рынка - Trello. Однако, сразу после выбора программы, возникло новое препятствие. В бесплатной версии этого приложения отсутствовала возможность синхронизации досок нескольких сотрудников воедино без сторонних сервисов, типа Zapier, где для большого проекта тоже нужна лицензия.

В чем смысл объединения?

  1. Заходить в 5 досок и просматривать отдельно каждого, просто не хватит времени и сил.

  2. Если не синхронизировать доски на одном экране, будет крайне сложно сравнить одного сотрудника с другим по уровню текущей нагрузки.

  3. Сотрудники хотят понимать нагрузку каждого из членов команды, а для этого нужно опять же как то сводить все воедино.

Подобный функционал синхронизации бесплатно доступен у некоторых конкурентов, которые специализируются на agile таскменеджерах, но трелло просто был роднее, тк для личного контроля задач использую его уже несколько лет. Таким образом, для внедрения общего командного таскменеджера в работу департамента осталось решить всего одну проблему:

Как синхронизировать доски 5 сотрудников в одной доске "дашборде" и при этом не оплачивать лицензию в Трелло или передаточных сервисах типа Zapier?

Решение задачи:

К счастью для работы с досками trello уже создан полноценный пакет на языке R, который позволяет подключаться к API таскменеджера, и именно им я и решил воспользоваться для решения всех задач.

Ход решения:

Сначала получим ключи и секретный код для работы с API https://trello.com/app-key (предварительно необходимо авторизоваться под своей учеткой в Trello и открыть себе доски сотрудников с правами администратора)

Сохраняем ключ и токен, который можно найти внизу этой же страницы

Далее установим сам язык R. Для его подключения нужноскачатьи установить инсталляторы. Также для комфортной работы с R рекомендуюиспользоватьбесплатную среду разработки RStudio.

Для решения вышеописанной задачи нам потребуется установить пакеты для:

  • работы с API Trello trelloR

  • работы со временем и временными периодами lubridate

  • работы с таблицами и агрегации данных dplyr

Чтобы установить пакеты из основного репозитория CRAN примените базовую функцию install.packages, а для загрузки пакетов с github функцию install_github:

remotes::install_github("jchrom/trelloR")install.packages("lubridate", dependencies = TRUE)install.packages("dplyr ", dependencies = TRUE)

Подключаемся к API и получаем токен:

# Указываем путь к папке куда будет сохранен полученный tokensetwd("C:\\*********\\R_script\\trello")# Получаем tokenmy_token = get_token("my_app", key = "", secret = "",                     expiration = c( "never"))

Полученные данные применяем для того, чтобы отправить первый запрос, и пишем функцию, которая поможет упростить наш код:

trelloadd <- function(delcard = NULL,                      addcard = NULL,                      nlista = NULL){  # Находим исходный лист сотрудника в Трелло откуда будем брать карточки  для записи в дашборд  ishod_tab <- get_list_cards(addcard)    # Определяем доску куда пишем новые карточки  bid = get_id_board(delcard)    # Получаем все списки с листами на доске дашборда  lid <- get_board_lists(bid)$id[nlista]    # Получаем все карточки в необходимом листе куда пишем  cid<-get_list_cards(lid)    # Удаляем карточки, которые уже есть в листе сотрудника на дашборде  if (length(cid$id)>0) {    for (i in 1:length(cid$id)) {      delete_resource(resource = "card", id = cid$id[i])    }  }else{    print("no-del")  }    # Находим дату создания карточки в исходном листе  dateList<- data.frame(dateadd = NA)  for (i in 1:length(ishod_tab$id)) {    cardID <- ishod_tab$id[i]    dateList[i,1] <- strtoi(strtrim(cardID, 8), 16L)  }  dateList$dateadd <-as.POSIXct(dateList$dateadd, origin = "1970-01-01")    # Циклом собираем лист записи и создаем карточку для переноса в дашборд  if (length(ishod_tab$name)>0) {    for (i in 1:length(ishod_tab$name)) {        payload = list(        idList = lid,        name = ishod_tab$name[i],        desc = paste0(ishod_tab$desc[i],"Date Add: " ,dateList$dateadd[i], "                     В работе уже ", floor(as.vector(difftime(today(),dateList$dateadd[i], units='days'))), " день"),        start = ishod_tab$start [i],        due = ishod_tab$due [i],        pos = "bottom"      )      r <- create_resource("card", body = payload)    }  }else{    print("Ok")  }  if (nrow(bind_rows(ishod_tab$labels[]))>0) {      # Добавляем лейблы (метки)    bid = get_id_board(delcard)    lid <- get_board_lists(bid)$id[nlista]    cid <-get_list_cards(lid)        # Находим карточки без меток    nlab <- which( lapply(ishod_tab$labels, length)!=0 %in% T)    for (i in nlab) {      labl <- ishod_tab$labels[[i]]      for (xi in 1:nrow(labl)) {        r <-  add_label(cid$id[i], color = ishod_tab$labels[[i]][xi,4],                        name = ishod_tab$labels[[i]][xi,3] )        }    }   }else{    print("no_lable")  }}

В функции необходимо будет только заполнять переменные:

  • delcard - Это id дашборда в который будет записываться информация из досок сотрудников

  • addcard - Это id листа из которого будут браться карточки для переноса в дашборд

  • nlista - номер листа в дашборде в который будут заноситься карточки

Получаем delcard

Для получения id дашборда куда будем писать общие карточки, сначала необходимо создать эту доску в самом Трелло, а затем из поисковой строки браузера скопировать необходимый нам id

Пример ссылки: https://trello.com/b/*********/общие-задачи - где значения ****** это будет Id конкретной доскиПример ссылки: https://trello.com/b/*********/общие-задачи - где значения ****** это будет Id конкретной доски

Получаем addcard

Для того чтобы получить лист откуда будут браться исходные данные, мы точно также как с delcard копируем ссылку на доску, только теперь забираем всю ссылку целиком и используя готовую функцию извлекаем все листы на исходной доске:

get_board_lists("https://trello.com/b/*****/сотрудник1", query = list(customFieldItems = "true"))

В результате выполнения функции, прямо в консоли R мы получим перечень всех листов на доске и по названию листа можем выбрать необходимый нам id для получения карточек

Данную процедуру мы проделываем для досок всех наших сотрудников из досок которых мы планируем забирать карточки для переноса на дашборд.

Далее проходим доски всех сотрудников и перезаписываем их на общий дашборд используя функцию созданную выше:

# Сотрудник1 ####trelloadd(delcard = "od*****W",           addcard = "600**********04",          nlista = 2)# Сотрудник2 ####trelloadd(delcard = "od*****W",           addcard = "5fc4********24",          nlista = 3)# Сотрудник3 ####trelloadd(delcard = "od*****W",           addcard = "5e94*********8ce",          nlista = 4)# Сотрудник4 ####trelloadd(delcard = "od*****W",          addcard = "5faa*********c522",          nlista = 5)# Сотрудник5 ####trelloadd(delcard = "od*****W",          addcard = "60744*******3394",          nlista = 6)# Сотрудник6 ####trelloadd(delcard = "od*****W",          addcard = "5e73******b07",          nlista = 7)

Так же я продумал вопрос, связанный с тем, чтобы получать в карточки дашборда информацию о том, когда была создана исходная карточка, чтобы можно было оценить, как долго уже решается та или иная задача (ведь дедлайны можно менять). Дата привязывается к моменту создания исходной карточки. Далее настраиваемавтоматический запуск скриптадля актуализации дашборда и задаём нужное количество раз обновлений в день.

Готовый дашбордГотовый дашборд

В итоге:

  1. Мы получили полноценную синхронизацию всех досок любого числа сотрудников в trello

  2. Решили проблему с тем, чтобы наглядно иметь доступ к дате создания каждой задачи

  3. Имеем фундамент для анализа продуктивности сотрудников в любых разрезах, благодаря возможности добавлять в код новые различные улучшения расширяя код на основе Api от Trello, на основе бизнес логики вашей компании и возможностей языка R.

Подробнее..

Категории

Последние комментарии

  • Имя: Макс
    24.08.2022 | 11:28
    Я разраб в IT компании, работаю на арбитражную команду. Мы работаем с приламы и сайтами, при работе замечаются постоянные баны и лаги. Пацаны посоветовали сервис по анализу исходного кода,https://app Подробнее..
  • Имя: 9055410337
    20.08.2022 | 17:41
    поможем пишите в телеграм Подробнее..
  • Имя: sabbat
    17.08.2022 | 20:42
    Охренеть.. это просто шикарная статья, феноменально круто. Большое спасибо за разбор! Надеюсь как-нибудь с тобой связаться для обсуждений чего-либо) Подробнее..
  • Имя: Мария
    09.08.2022 | 14:44
    Добрый день. Если обладаете такой информацией, то подскажите, пожалуйста, где можно найти много-много материала по Yggdrasil и его уязвимостях для написания диплома? Благодарю. Подробнее..
© 2006-2024, personeltest.ru