Офис дома

Привет! Мы сотрудники компании Modesco: 68 человек, развивающих интернет-сервисы в Волгограде, Воронеже и Москве. И мы офисные до мозга костей: редко ищем сотрудников на удалёнку, да и тех привозим обучаться в коллектив, задерживаемся на работе, чтобы закончить важные дела или просто пообщаться с коллегами. Наши офисы уютные, атмосфера в них семейная, поэтому новость о том, что мы временно переходим работать домой огорчила всех без исключения.

Мы не представляли как жить без спонтанных совещаний, вкусного кофе и весёлых посиделок в обеденный перерыв или после работы. Но у нас получилось минимизировать потерю эффективности и извлечь пользу из нового для нас опыта удалённой работы. Вот какие решения были приняты и к чему они привели.

Инструменты

Ещё до удалёнки мы ставили задачи в Jira или Trello, общались в Telegram и чекали время в TimeDoctor. С переходом на дистанционный формат работы, эти инструменты стали более востребованными. Положительный опыт использования первых трёх сервисов безусловен, а вот упоминание в IT-кругах слова тайм-трекер, даёт высокую вероятность, что в тебя начнут плевать ядом. Но для нас этот инструмент делает работу более комфортной: благодаря нему мы сами выбираем, когда приходить на работу, как долго обедать и с какой периодичностью наливать кофе и идти в соседний кабинет обсуждать кто как провел выходные.

А ещё он позволяет круто анализировать собственную эффективность всевозможные отчеты дают понимание на какие задачи ушло больше времени, чем планировалось, и возможность скорректировать такие ситуации в будущем. TimeDoctor в пару кликов показывает статистику по сотрудникам и % их времени на решение задач по тому или иному проекту. Это помогает наиболее точно решать бизнесовую задачу по подсчету затрат на ФОТ по каждому направлению работы компании.

TimeDoctor позволил безболезненно перейти на удалёнку за один день: мы продолжаем работать в свободном графике и ни у кого не возникает вопросов, работает в данный момент сотрудник или чилит на даче с телефоном в руках.

Традиционно наш рабочий день длится 7 эффективных часов. Понимая, что смена условий ситуация стрессовая, в апреле это время мы сократили на час, что позволило спокойнее привыкнуть к новым реалиям.

Поначалу многие ребята столкнулись с тем, что дома не оборудовано рабочее место и нет мощной техники, необходимой для комфортной работы, а сидение на кухонной табуретке в течение 7 часов заметно отбивает желание становиться сотрудником месяца. Поэтому ко всем желающим перекочевали не только ноутбуки, моноблоки и комплектующие, но и привычные удобные кресла. Если возникала потребность в новом оборудовании или программном обеспечении, компания оперативно докупала всё необходимое.

Новым инструментом на удалёнке для нас стал Zoom. С его помощью мы проводим как рабочие созвоны, так и поддерживаем неформальное общение. Среди других он выгодно отличается возможностью записи конференций, меньшим количеством лагов при большом количестве участников, а также простой сменой спикеров. А ещё мы активно пользовались функцией смены фона.



Несмотря на слаженную организацию удалёнки офисные задачи у нас всё же остались. Поэтому спастись от настойчивого соседа с перфоратором в корпоративной обители было можно, но с соблюдением ряда условий:

• приходить только по предварительной записи;
• выполнять все гигиенические меры;
• находиться в помещении в гордом одиночестве.

Процессы

Конечно, переход на удалённый формат работы и перенос всей коммуникации в Telegram и Zoom не могли не сказаться на особенностях взаимодействия внутри команды. Если в офисном пространстве какой-то небольшой вопрос мы решали моментально, просто задав его коллеге, сидящему рядом, то сейчас приходится настукивать текст на клавиатуре и дожидаться, пока оптоволоконный кабель донесёт его до адресата. Раньше когда у сотрудника появлялась идея, мы сразу же обсуждали её, каждый мог дополнить деталями. Коллеги из смежных направлений делились опытом, приводили примеры хорошей или плохой реализации подобного. Спонтанные идеи часто перерастали во что-то в стоящее. В онлайне нет желания беспокоить команду на пустячковый разговор. И это, пожалуй, один из самых ощутимых минусов удалёнки.

Для того чтобы ценная информация не терялась и каждый сотрудник был услышан, мы отказались от еженедельных совещаний в пользу ежедневных созвонов в Zoom. Обычно они занимают не более 20 минут. Внутри отделов каждый делится результатами проделанной работы, рассказывает о проблемах в ходе реализации и о планах на текущий день.Кстати, такие созвоны не только способ информирования и гибкого контроля, но ещё и дополнительная мотивация: хочется поскорее выполнить свои задачи, чтобы было о чём рассказать завтра.



До пандемии мы придерживались отдельных принципов гибких методологий в управлении проектами, но не подчинялись чему-либо всецело. После выхода на удалёнку мы начали активнее внедрять единую методологию Scrum в процессы команд разработки. На наш взгляд, она наиболее эффективно решает проблемы распределённых команд. Мы планируем продолжить её использование и после выхода в офис.

Новый формат работы заставил сильно сократить горизонт планирования, сузив его до месяца вместо привычных трёх. Кроме того, квартальная неделя традиционно завершалась мероприятиями с презентациями итогов работы, на котором присутствовали все сотрудники офиса. Поскольку офисов у нас три, удавалось очно посмотреть только выступления коллег из своего города, а результаты других проектов увидеть в записи. В этот раз мы собрали представителей всех офисов и рассказали об успехах и неудачах завершившегося периода в прямом эфире. Кому-то такой формат зашел даже больше.

Мотивация

В условиях новой, временно деформированной реальности спектр вариантов мотивации команды существенно сузился. Хвала тем, кто делает стикерпаки Telegram, в которых легко найти зверька или известного персонажа, показывающего большой палец! А если серьёзно, то очень важно демонстрировать сотрудникам результаты их работы и вклад в общий успех проекта, пусть и в письменной форме. Случилась рекордная посещаемость за сутки? Мы делимся этой прекрасной новостью. Новый функционал, внедренный программистами, освободил время специалистов поддержки? Отправляем лучи благодарности коллегам.

Мы следим, чтобы в проектных командах не развивались упаднические настроения, стараемся задавать позитивный тон общим созвонам и напоминать сотрудникам, что они работают в команде и действия каждого из них важны всему холдингу. Как и раньше, мы хвалим и поощряем перспективные инициативы премиями. За время трехмесячной удалённой работы один сотрудник даже получил повышение в должности.

Важным обстоятельством для всех сотрудников стало то, что они не потеряют в заработке, а сокращений штата не будет. Сфера IT почти не пострадала от перехода в онлайн, поэтому такое решение было вполне оправданным.

Если видим у кого-то проседание в производительности, как и раньше, используем индивидуальный подход: совместно с сотрудником ищем, что мешает работать и стараемся проблему исправить. Общение и мотивация стали одними из главных задач для руководителей в новых условиях.

Корпоративная жизнь

С наступлением самоизоляции закрылись тренажёрные залы, школы танцев и даже библиотеки. Заскучавших по саморазвитию сотрудников мы решили мотивировать по-своему: запустили внутрикорпоративный движ #МарафонМодеско.

На протяжении месяца ребята соревновались между собой в трёх направлениях: совершенствование интеллекта, тела или мира вокруг. Кто-то худел и правильно питался, а кто-то читал книги, изучал английский, занимался рукоделием. Многих воодушевила идея разбора завалов в квартире, ведь на это раньше катастрофически не хватало времени.

Участие мог принять любой сотрудник, готовый ежедневно выполнять задания в рамках выбранной программы. За успешную реализацию ему начислялись баллы, растущие при условии непрерывного выполнения цепочки заданий. По итогу в каждой категории мы определили победителей, получивших призы и признание коллектива.

Также все заработанные баллы мы сложили и превратили в денежный фонд, который потратим на озеленение Волгограда и Воронежа.

Мы заложили в марафон не только идею преодоления себя, но и восполнение недостатка живого общения. Ребятам пришлось не раз выйти из зоны комфорта, однако чувство единения с командой и азарт не давали сойти с пути. В результате у нас получилось реализовать несколько задач:

• познакомить поближе коллег из разных городов;
• найти для них мотивацию к личностному росту;
• укрепить корпоративный дух запертых дома сотрудников.

Столь любимые нами посиделки в офисе перекочевали в формат зум-вечеринок. Конечно, они проходят не так часто и массово, но это повод лишний раз красиво нарядиться, рассказать, наконец, все свежие новости, и, конечно же, поиграть во что-то забавное и смешное. Те, кто любит развлечения посерьёзнее, тоже не остались в стороне в онлайн удалось перейти и нашим любителям КВИЗа.

Минусы удалёнки или почему мы всё же мечтаем вернуться в офис

Мы выделили для себя ряд ощутимых минусов удалёнки:

1. Самой большой проблемой оказалась адаптация новых сотрудников. В офисе новичок без труда впитывает атмосферу и корпоративную культуру команды, вливается в общий ритм. Многие нюансы работы можно выяснить за чашкой кофе. Дистанционно процесс происходит гораздо медленнее, а передать внутреннюю атмосферу коллектива практически нереально. Несмотря на это шестеро новичков успешно прошли испытательный срок и теперь являются полноценными членами команды.
2. Сложнее стало следить за обстановкой и новостями внутри компании: члены разных проектов теперь более изолированы друг от друга. Чтобы компенсировать это, мы стараемся делиться интересными новостями в общих чатах, а также периодически направляем сотрудников обменяться опытом с коллегами из других команд.
3. Большинство сотрудников хоть и молодые, но уже семейные люди, и если супруг может понять, что в данный момент ты занят работой, то ребёнку это объяснить куда сложнее. Других отвлекающих факторов дома тоже хоть отбавляй. Границы между личным и рабочим временем всё больше стираются, и пока у одного душа требует провести уборку посреди рабочего дня, другой откладывает личную жизнь на потом, потому что эту задачу надо доделать, а потом ещё одну, и ещё.

Мы ушли на удаленку 16 марта, а, значит, уже четвёртый месяц мы видим коллег только через камеры ноутбуков и компьютеров. Для некоторых это стало настоящим испытанием, поэтому помимо перчаток, масок и антисептиков мы закупили в офисы бактерицидные рециркуляторы и сушилки для рук, и с июня увеличили количество сотрудников, которым разрешено одновременно находиться в офисе, до трёх человек.

Мы с нетерпением ждём возвращения в привычную офисную жизнь. Заботясь о здоровье сотрудников, мы пока оставили режим работы онлайн, несмотря на официальное снятие ограничений. Вопрос о том, чтобы и после карантина продолжить трудиться из дома, у нас не стоит, мы не верим в полностью удалённую работу. Живое общение и коллективное решение задач, генерация безумных идей и их совместное воплощение для нас самое ценное в работе.

За весь период самоизоляции мы не прерывали найм сотрудников. Среди нас появились те, кому ещё предстоит лично познакомиться с коллегами и ощутить преимущества работы в офисе. А пока мы продолжаем работать удалённо, вполне успешно справляясь с большинством трудностей.