Русский
Русский
English
Статистика
Реклама

Управление ресурсами

ERP-система что это, для чего внедрять и нужна ли вашей компании

12.10.2020 18:16:09 | Автор: admin

При внедрении готовых ERP-систем 53 % компаний испытывают серьезные трудности, которые требуют изменения бизнес-процессов и организационных подходов, и 44 % компаний сталкиваются с существенными техническими проблемами. В серии статей раскладываем по полочкам, что такое ERP-система, чем она выгодна, как определить необходимость ее внедрения, что нужно знать при выборе поставщика платформы и как ее внедрить.

Понятие ERP-системы пришло из США и дословно переводится как планирование ресурсов предприятия Enterprise Resource Planning. Академически это выглядит так: ERP это организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения (ПО), обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.

Каждый поставщик может понимать разработанную им систему по-своему, исходя из ее направленности и решаемых задач. Например, одна ERP-система больше подойдет для ритейла, но не подойдет для нефтеперерабатывающего предприятия. Более того, каждая компания и ее сотрудник, который пользуется платформой, представляют ее по-своему, исходя из той части, с которой они соприкасаются в работе.

В своей сути ERP это информационная система для управления всеми бизнес-процессами и ресурсами компании на основе единой базы данных.

Для чего нужна ERP-система

Как и любая информационная система, ERP работает с данными. Каждый сотрудник и отдел постоянно создают сотни мегабайт информации. В небольшой организации руководитель обладает непосредственным доступом ко всем сведениям и временем для отслеживания процессов. Если большой объем данных создается в рамках одного-двух бизнес-процессов, то руководителю достаточно цифровизовать их точечными ИТ-решениями. Как правило, организация покупает ПО для бухгалтерии и, например, CRM.

С ростом компании те отдельные процессы, управление которыми раньше занимало минимум времени, трансформируются в большие объемы информации. В связке с другими бизнес-процессами разрозненные информационные потоки требуют огромного административного штата для их объединения и анализа. Поэтому ERP-система требуется не малому, а среднему и крупному бизнесу.

Как понять, что компании нужна ERP-система

Обычная история наших заказчиков выглядит следующим образом. В какой-то момент становится ясно, что все основные процессы автоматизированы, а эффективность работы не повышается.

Выясняется, что каждый процесс находится в своей отдельной информационной системе. Для их связки сотрудники вручную вводят данные в каждую систему, а затем руководство вручную собирает продублированные данные для анализа деятельности всей компании. В принципе, такая механика работы продуктивна до определенного момента. Главное определить момент достижения максимальной эффективности до его наступления, а не тогда, когда менять механизмы процессов нужно будет в режиме аврала.

Ни одна из информационных систем никогда не сообщит, что настал момент, когда компания доросла до того уровня, когда нужна ERP-система. Мировой опыт показывает 4 основных признака, которые позволят это понять:

Данных для принятия взвешенного управленческого решения становится недостаточно.

Любое решение в бизнесе имеет последствия, которые в конечном итоге выливаются в финансовые потери или, наоборот, в доходы. Качество решения зависит от информации, на которой оно основывается. Если данные устаревшие, неполные или некорректные, решение будет неправильным или несбалансированным.

Основные причины противоречивости информации:

  • критически важная информация разбросана по отдельным сотрудникам и отделам;

  • отсутствуют регламенты для сбора данных;

  • сбор информации проводят сотрудники с различными ролями и в разное время.

При наличии ERP-платформы, подходящей под ваши бизнес-процессы, вы можете централизовать все данные. Вся информация создается каждым сотрудником и отделом в единой системе в режиме реального времени. Это означает, что данные, которые могут понадобиться вам и кому-либо еще в компании, всегда являются максимально точными и актуальными.

Недостаток интеграции между ИТ-системами приводит к сбоям в работе и мешает росту компании.

Каждая ИТ-система предъявляет свои требования к формату данных, построена в разное время и на различных технологиях, принципах и языках программирования. Это отражается на работе сотрудников, которые взаимодействуют словно на разных языках, и на скорости взаимодействия.

ERP-система объединяет отдельные функции в одном интегрированном и понятном пространстве. ERP-система работает как переводчик, говорящий на нескольких языках программирования, чтобы обеспечить совместную работу и согласованность.

Ваши клиенты недовольны обслуживанием.

Если клиенты жалуются или уходят, стоит задуматься об эффективности. Это связано со спросом, перевешивающим предложение, поздними поставками, медленным обслуживанием или просто общим ощущением, что у бизнеса нет ресурсов или времени, чтобы заботиться о каждом клиенте.

Когда бизнес вырос до уровня среднего или крупного, ERP превращает недовольных клиентов в лояльных. Клиенты начинают чувствовать улучшение обслуживания и проживают изменения вместе с компанией.

Вы используете устаревшие системы.

Согласно исследованию Veeam 2020 Data Protection Trends Report, главным барьером цифровой трансформации бизнеса являются устаревшие технологии. Если компания все еще работает с системами ручного ввода или бумажными документами, то в постпандемический период она точно окажется за бортом.

Кроме того, ИТ-системы в компании могут быть довольно современными, но дезинтегрированными. В таком случае каждый отдел создает свой информационный бункер, данные из которого выходят дозированно или некорректно. Если интеграция отдельных систем крайне затратна или невозможна, то необходимо менять их на единую ERP-систему.

Какие выгоды ERP-система дает бизнесу

ERP-система это продукт, который компания приобретает за свой счёт. Ее внедрение рассматривается как инвестиция, которая должна принести прибыль. Ни один производитель ERP-системы не гарантирует, что она принесет компании рост доходов. И это касается не только ERP-систем, но и любых ИТ-решений. Однако все плюсы внедрения опосредованно влияют на прибыль:

Экономия на ИТ-системах

Вместо того чтобы тратить ресурсы на несколько разрозненных систем, каждая из которых нуждается в специализированной поддержке, инфраструктуре, лицензиях, обучении сотрудников, можно сосредоточить все затраты на одной ERP-платформе. Она состоит из модулей, которые заменяют разрозненные системы на интегрированные части.

Если ERP-систему разрабатывать с нуля под запросы конкретной компании, в нее можно включить сторонние системы и сервисы, с которыми будет удобно работать бизнес-партнерам, поставщикам, клиентам и иным контрагентам.

Полная прозрачность

ERP обеспечивает руководству полный доступ к каждому бизнес-процессу любого подразделения 24/7. Например, можно ежедневно отслеживать запасы, включая запланированные поставки и поставки, находящиеся в пути. Имея полную картину об объемах запасов, можно точнее контролировать оборотные средства.

Автоматизация отчетов и сильное планирование

ERP создает единую унифицированную систему отчетности для всех процессов. Она автоматически генерирует полезные отчеты и аналитику в любое время. С ней руководству не придется вручную собирать электронные таблицы и письма.

Таким образом, платформа освобождает время на стратегическое планирование, более качественный анализ и сравнение показателей отделов. ERP-система помогает найти в аналитике те тенденции, которые раньше не замечали и даже не имели шанса заметить.

Рост эффективности

Сама по себе ERP не панацея. Важно не только соответствие специфике бизнеса, но и правильное внедрение. Согласно исследованию 315 поставщиков готовых ERP-систем, доля внедрений, успех которых был лишь частичным, оценивается на уровне от 25 до 41 процентов в зависимости от отрасли. Подходящая ERP существенно сокращает затраты времени и усилий на рутину.

Обслуживание клиентов

Обслуживание клиентов это ключевая часть бизнеса. ERP-система переводит фокус внимания сотрудников с ведения реестров клиентов на построение и поддержание отношений с клиентами.

Как показывает статистика, 84 процента клиентов разочаровываются в компании, если не получают достаточно ответов на запросы. ERP дает сотруднику все необходимые сведения и историю клиента прямо в момент обращения. С ней сотрудники занимаются не бюрократией, а привлечением и удержанием клиентов. Клиенты чувствуют преимущества ее внедрения, даже не зная об изменениях в компании.

Защита данных

Едва ли найдется информационная система, которая может дать абсолютную гарантию безопасности данных. Персональные данные клиентов и сотрудников, электронные письма, интеллектуальная собственность, финансовые данные, счета, контракты чем больше систем обрабатывают эту информацию, тем сложнее отследить риски. ERP-система вводит единые стандарты доступа, ввода и вывода данных и централизованное хранение информации.

Однако чем больше доля рынка готовой ERP-системы, тем чаще она подвергается хакерским атакам. Предпочтительнее будет разработка собственной ERP-системы, доступ к кодовой базе которой будет только у вас. Если ERP-система для вашей компании разработана с нуля, хакеры не смогут найти копии системы, чтобы предварительно проверить ее на уязвимости.

Продуктивность совместной работы

Часто интерес к совместной работе отделов или сотрудников угасает, поскольку передача данных требует множества рутинных операций или по причине психологического климата в компании. Единая система автоматизирует доступ к информации, устраняет негативный опыт человеческого фактора и ускоряет коммуникацию внутри компании.

Единые бизнес-процессы

Готовые ERP-системы разрабатываются в соответствии с лучшими отраслевыми практиками. Это позволяет предприятиям стандартизировать свои собственные процессы.

Однако на деле предприятию приходится делать сложный выбор: либо долго и затратно настраивать и дорабатывать ERP-систему под стандарты предприятия, либо с болью настраивать собственные бизнес-процессы под стандарты ERP-системы.

Существует третий путь изначально разрабатывать систему под собственные бизнес-процессы.

Масштабируемость

Независимо от того, расширяете ли вы свою клиентскую базу, выходите на новые рынки, внедряете новые процессы, отделы или продукты или иным образом масштабируете свой бизнес, при правильном выборе поставщика ERP-платформа подстраивается под изменения.

Поскольку ERP-система внедряется во все процессы компании, список преимуществ может увеличиваться в зависимости от специфики. На рынке разработаны десятки и сотни готовых решений, которые загоняют покупателей в рамки подписок, скорости обновлений и поддержки, закрытого функционала и архитектуры в рамки одного поставщика. Только разработка собственной ERP-системы дает максимальные возможности без каких-либо ограничений.

О том, как выбрать производителя ERP-системы, какие вопросы ему задать, чтобы не потерять деньги, и что стоит учесть при планировании внедрения, читайте в следующих статьях.

Подробнее..

ERP-система управление показателями на стыке коммерции и IT

09.09.2020 14:04:11 | Автор: admin

Вообще заголовок у этой статьи должен быть сильно длиннее.

ERP-система RocketSales: управление показателями на стыке коммерции и IT.
С интеграцией с amoCRM и платформой для управления проектами Asana.
С тайм-трекингом и KPI, основанной на человекочасах.
С полной и чертовски сквозной автоматизацией.
В условиях пандемии и вынужденной удаленки.

Всем привет. На связи снова @kuznetsov_rocket. В этой статье я хочу показать вам, как мы в RocketSales организовали учет и планирование ресурсов команды. Показывать буду с точки зрения активного пользователя, но много расскажу и про техническую сторону решения.

Короткая история, которая даст мотивацию читать до конца

Мы задумали делать свою ERP-систему, чтобы видеть, на что уходят ресурсы команды, эффективно ими управлять.

Собрали рабочую группу, оценили объем работ нашей команды в 200 часов. При условии, что над проектом с высоким приоритетом работает 4-5 человек - это 1, ладно, 2 месяца до полностью готовой системы.

Начали делать.

В итоге, проект растянулся на год. Я негодовал, почему так неэффективно, топ-менеджмент недоумевал, почему так долго, менеджер проекта выбился из сил, потому что не ожидал, что будет так сложно.

Хорошо, хоть своими силами разрабатываем. Не надо платить подрядчикам

Но, ведь, сотрудники получают деньги за потраченные на задачу часы.

Минимальный функционал системы мы реализовали довольно быстро, поэтому сразу начали вести в ERP учет затраченного времени и стоимости проекта. Да, вот так забавно вышло, разрабатывали систему и в ней же фиксировали, сколько на эту разработку ушло ресурсов.

В итоге, разработка собственной ERP-системы обошлась нам в 2 490 часов. Это больше, чем в 10 раз превысило наши ожидания. Средняя ставка часа среди компаний, которые разрабатывают такие решения на заказ, составляет 3 000 рублей. Если оценивать подобный проект по рыночной цене, выходит около 7,5 млн. рублей.

На скриншоте - карточка проекта по разработке ERP в нашей же ERP. Здесь видно, сколько всего часов потратили сотрудники, кто участвовал в проекте.

Можно также посмотреть карту касаний по проекту: график активности сотрудников в течение всего времени его существования. На скриншоте видно, что работа над ERP продолжается до сих пор.

Зачем мы вообще затеяли разработку собственной системы учета ресурсов?

Команды делают огромную работу, а собственник или руководитель даже не могут понять: откуда на такую рядовую задачу столько часов, денег, почему мы целый год это делали.

В ERP ты видишь: 2 490 часов - огромный объем задач. Абсолютная прозрачность по сложности проекта и эффективности каждого в команде. Вот бэклог из карточки проекта в Asana (платформы для управления проектами).

Без такой системы оценка проектов производится на глаз. А если исполнителем выступает подрядчик, то такой интуитивный подход не просто растянет реализацию на неопределенный срок, но и сильно увеличит бюджет проекта.

Ты даже не можешь спрогнозировать, сколько денег тебе понадобится.

Спрашиваешь у подрядчика: А сколько денег нужно?

Он говорит: А мы не знаем, будет зависеть от количества часов.

Даешь 500 тысяч, они заканчиваются.Подрядчик просит еще.

Спрашиваешь: А сколько еще нужно?

Он отвечает: А мы не знаем, будет зависеть от количества часов.

И ты даешь еще 500 тысяч, и они снова заканчиваются, в отличие от проектной работы.

ERP-система не только помогает контролировать текущие проекты. Сейчас мир все чаще работает по методологии Agile, когда все проекты непредсказуемо гибкие. Но с ERP, на основе опыта и статистики предыдущих проектов, ты точно можешь оценить проект и знаешь, сколько будет стоить его повторить.

Что за зверь, эта ERP-система?

ERP - от англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия. Это концентрат огромного объема информации. Главная цель внедрения ERP в компанию - отслеживание постоянно обновляемых показателей, позволяющих оценить текущие затраты ресурсов по отношению к маржинальности и другим параметрам успешности деятельности команды.

В RocketSales ERP собирает данные из трех систем:

  1. amoCRM, в которой мы ведем продажи и некоторые этапы производства,

  2. Asana, в которой мы ведем проекты и задачи компании,

  3. TimeDoctor, в котором мы фиксируем время работы каждого сотрудника.

Расскажу чуть подробнее про организацию процесса в каждом из инструментов.

amoCRM

Мы не только внедряем amoCRM клиентам, но активно используем ее сами. И с улыбкой смотрим на конкурентов, которые внедряют клиентам Битрикс24, а сами ведут продажи в amoCRM.

amoCRM у нас, в основном, инструмент отдела продаж. Но в воронке продаж присутствуют этапы производства, в которых в обязательном порядке фиксируются дедлайны и следующие параметры:

  • бюджет,

  • дата передачи в производство,

  • расчетный фонд времени на реализацию проекта.

Примечание. Как мы считаем время, которое понадобится на реализацию задачи.

В расчетный фонд времени мы закладываем количество часов на выполнение всех блоков работ, включая обучение, сопровождение. Для отдела продаж мы разработали специальный калькулятор услуг.

На основании опыта мы оценили каждую услугу в часах, прописали стоимость часа для работы каждого сотрудника. В калькулятор мы заложили формулы, которые с учетом заданных условий позволяют планировать время и стоимость комплексных услуг. Система считает отдельно каждую услугу и добавляет умножающий коэффициент, если есть факты пересечения услуг, повышающие сложность реализации.

Менеджер проекта тоже работает в CRM-системе. При приеме в производство он заполняет кастомные поля:

  • дата приема и сдачи работ,

  • важные примечания.

При переносе сделки на этап Принят в производство в ERP автоматически создается новый проект. Из amoCRM, при помощи разработанного нами виджета, в 1 клик проектный менеджер создает одноименный проект в платформе Asana. Посмотрим, какие данные наша ERP вытаскивает из Asana.

Asana

Про это я подробно рассказывал в предыдущей статье. Мы фанаты Asana, их первые сертифицированные партнеры в России. Мы внедряем ее клиентам, консультируем команды по 200-300 сотрудников и даже запустили свой обучающий курс по самостоятельному внедрению Asana в процессы команды.

Вкратце: из amoCRM мы "прокидываем" проект в Asana. В Asana происходит вся коммуникация по задачам клиента. Туда мы вносим новые задачи, если есть необходимость в доработке. Там фиксируем промежуточные статусы.

В том числе благодаря ERP мы вывели в Asana панель быстрого контроля ресурсов. Наводишь на плашечку над задачей и видишь, кто и сколько работал над задачей, какую премию заработал.

Понять, сколько и над какой задачей работали сотрудники нам помогает TimeDoctor. Перейдем к нему.

Time Doctor

Каждый день каждый сотрудник фиксирует время работы. Сел за компьютер, выбрал задачу, над которой трудишься, нажал Play, таймер начал отсчет.

Видно время, отработанное сегодня. Понятно, над какими задачами, когда и сколько ты работал.

Time Doctor - достаточно агрессивная система для тайм-трекинга. При запущенном таймере каждые 10 минут система делает скриншот экрана. Не оставляя удаленным сотрудникам возможности смотреть сериалы и заниматься чем-то кроме рабочих задач, за которые компания и платит деньги.

Система мотивации исполнителей состоит из 3 частей:

  • фиксированный оклад,

  • премиальная ставка часа.

  • премия за соблюдение стандартов качества,

Мы в RocketSales платим высокую премиальную ставку, сотрудник получает дополнительную премию, в момент закрытия задачи. Но мы зорко следим за эффективностью выполнения задач и нацелены на максимальное качество за отработанное сотрудниками время.

В RocketSales есть интеграция Asana и Time Doctor. Сконцентрируйтесь на черной плашке в центре изображения. В нашей Asana есть масса интересного, например, разноцветные плашки оценки каждой задачи в часах/прибыльности/приоритете. Но сейчас фокус на черную плашку в центре.

Сквозная интеграция обеспечивается расширением для Google Chrome, которое позволяет видеть текущую стоимость, состояние проекта (общий срок реализации, когда и кто работал последний раз, сколько времени потрачено).

Технически задача сперва создается в Asana, потом прокидывается в TimeDoctor, а затем из TimeDoctor в Asana подгружается статистика по списанному на задачу времени.

И как это все объединяет ERP-система?

ERP работает независимо от других сервисов компании, туда проект попадает в виде карточки. Все задачи в проекте отображаются списком.

По каждому активному проекту компании мы видим:

  • Статус сделки

  • Тип сделки (по типу работ)

  • Задействованные участники

  • Кто трекал (списывал) время в этот проект

  • Общий бюджет проекта

  • Общая премия, сколько получит каждый сотрудник после закрытия этого проекта

Наша ERP - источник постоянных инсайтов для руководителей.

Они осуществляют контроль качества и решают, какие задачи можно считать закрытыми. Эффективность сотрудников для них очевидна, не нужно строить догадки, нет никаких интриг, понятно, кто и как работает.

Интересное наблюдение, что ответственные и эффективные сотрудники никогда не переживают из-за такой прозрачности в работе. Их не заботит факт, что система делает скриншоты, отправляет руководителям отчеты о начале и окончании их рабочего дня. Им нечего скрывать, они уверены, что оправдают ожидания.

Если сотрудник возмущается, он, как правило, лодырь и бездельник.

В общей карте проектов скрыт еще больший функционал: я, как руководитель, могу провалиться в проект в ERP и отследить активность касаний с проектом.

Вверху - графики активности.

Ниже информация, сгруппированная по дням работы над проектом.

Один из важных плюсов - сквозная интеграция всех систем. Я могу в один клик перемещаться из ERP в Asana, amoCRM, в нашу B2B (в ней мы управляем готовыми решениями для amoCRM, модулями, виджетами, конкретными интеграциями к аккаунтам клиентов). И обратно. Везде есть обратные ссылки на источник данных.

Какие данные доступны в ERP

Начать надо с того, что доступы у всех разные. Линейные сотрудники видят 1/10 дашбордов руководителей. Но, раз мы говорим про управление компанией, буду рассказывать про максимум.

Рабочий стол - это метрики по сотруднику

Во сколько он обходится компании, сколько часов отработал, над какими проектами работал за неделю, месяц, год.

Клиенты - дублированная база всех, с кем мы работали

Прямо из нее можно переходить в конкретные сделки в amoCRM. В целом эта база дает нам больше возможностей для сегментации, аналитики, построения долгосрочных отношений с клиентами.

Проекты - общий список всех проектов в производстве

Общий обзор проектов компании, есть фильтры по названию, клиенту, менеджеру, типам работ, необходимым статусам, плановым датам. Полагаю, в некоторых сферах это будет полезно.

Есть аналогичная вкладка по всем задачам с такими же возможности фильтрации.

Бухгалтерия - все закрывающие документы по проектам

Управленческий инструмент для главного бухгалтера RocketSales. Здесь хранятся все счета, акты, закрывающие документы и договора.

Список сотрудников компании

Вся команда с должностями, ролями, контактными данными.

Отчёты - самая ценная вкладка для управления компанией

Отчет по проектам

Статус сделки, участники проекта, бюджет на проект, количество отработанных часов и сроки.

Отчет по сотрудникам

Когда работал последний раз, над чем работал последний раз, во сколько начал день, сколько часов отработал на неделе, за месяц, в прошлом месяце.

Отчет по клиентам

Сколько времени команды уже ушло на работу с клиентом, какова себестоимость проектов.

Отчет по зарплате и премии

Руководителю эти отчеты дают абсолютную прозрачность для управления ресурсами команды.

Сотруднику они дают объективную аналитику собственной эффективности и возможность в режиме онлайн отслеживать объем заработной платы.

Отчет по конкретному сотруднику за июнь.

Любой день можно развернуть и увидеть поминутную занятость.

Чего нам стоила и стоит такая разработка

Нашей ERP-системе 2 полных года. На ее разработку мы потратили 2 490 часов сотрудников (топ-менеджмент, менеджеры проектов, собственник, сама разработка, тестирование, отладка).

Все данные мы храним, логируем, синхронизируем на собственном сервере. Обновление данных происходит раз в 5 минут.

Чтобы поддерживать такую ERP-систему нужны ресурсы:

  • активные пользователи, которые дают user experience, говорят, что работает плохо, а что хорошо;

  • поддержка технической исправности системы. Неизбежно возникают ошибки, мы фиксируем их в Asana и устраняем в рамках техподдержки;

  • стратегическая команда, которая анализирует необходимость данных и отвечает за развитие системы. Процессы компании меняются, часть возможностей ERP потеряла смысл, но возникла потребность в других возможностях. Собственник, топ-менеджеры, маркетологи нашей команды системно работают над картой развития нашей ERP.

Краткий обзор нашей ERP-системы мы делали в рамках первого занятия курса по внедрению Asana. В этом видео вообще есть довольно глубокий анализ всех инструментов, которые мы используем в бизнесе.

Для чего я вам все это рассказываю

Чтобы поделиться опытом и показать, как это работает у нас. Честно говоря, после такого подхода к управлению на основе показателей, нам тревожно за команды, которые никак не учитывают ресурсы.

Потому что самое дорогое в компании - время сотрудников.

Потому что каждый в команде может увеличить свою эффективность только имея представление о текущей продуктивности своей работы.

Потому что руководитель может спланировать загрузку сотрудников, только если видит сколько и на что у них уходит времени.

А еще с нашей ERP-системой мы без проблем перевели 40 человек из офиса на удаленку. Вопросов к сотрудникам не возникало, потому что мы в любой момент могли посмотреть, кто чем занимался и каких результатов достиг.

Хорошая история с прозрачностью в подсчете зарплаты. Никаких интриг и неприятных сюрпризов. Все цифры публикуются со ссылкой на источник. Премии считает система, ориентируясь на количество и сложность закрытых задач. А не руководитель, ориентируясь на личные ощущения и свое усмотрение.

В общем, я убежден, что затраты на внедрение ERP-системы - это не расходы, а инвестиция. Увидев эффект от внедрения мы еще больше доработали нашу Asana, стали много экспериментировать в CRM, делать маркетинговых ботов.

Конечно, такая ERP нужна не всем. Я считаю, в IT нет универсальных решений, которые можно штамповать не глядя. Но об учете ресурсов точно стоит задуматься каждой компании. Что вы думаете на этот счет? Стали бы так заморачиваться?

Подробнее..

Делегирование почтовых папок и отправки писем в Zimbra OSE

18.05.2021 14:13:42 | Автор: admin
Делегирование почтовых ящиков одна из ключевых функций почтовых серверов корпоративного класса. Эта функция позволяет пользователю на время отпуска предоставлять доступ к своему почтовому ящику коллеге, а руководителю дает возможность переложить на секретаря обязанность по чтению почты и ответу на нее. Также эта функция позволяет сотрудникам отдела совместно использовать единый почтовый ящик, на который поступают заявки от клиентов или различные обращения. В Zimbra OSE данная функция реализована не совсем стандартным способом. Возможности делегировать права на весь почтовый ящик сразу здесь не предусмотрено. Вместо этого имеется возможность предоставления доступа к почтовым папкам, а также делегирования отправки писем. Вместе две этих функции полностью повторяют функцию делегирования почтового ящика. Разберемся в том, как пользователь Zimbra OSE может настроить делегирование почтовых папок и отправку писем.

image

Самый простой и самый распространенный сценарий использования общих почтовых папок в Zimbra OSE является общий почтовый ящик для целого отдела. Возьмем, к примеру, предприятие, которое имеет отдел продаж в количестве трех человек и единый почтовый ящик sales@example.ru, на который поступают заявки и вопросы от клиентов. Задача состоит в том, чтобы обеспечить доступ всех работников отдела к входящим письмам на данном почтовом ящике.

Чтобы это осуществить, необходимо предоставить каждому работнику общий доступ к папке Входящие на почтовом ящике sales@example.ru. Для этого в веб-клиенте необходимо войти под учетной записью sales@example.ru и предоставить права доступа к папке Входящие каждому из работников отдела продаж.



При предоставлении доступа можно выбрать права, которые пользователь будет иметь на данную папку. Доступны 4 варианта:

  • Нет Настройка используется для отзыва прав на почтовую папку у пользователя
  • Наблюдатель Настройка используется для предоставления прав на просмотр содержимого почтовой папки
  • Менеджер Настройка используется для предоставления прав на просмотр, редактирование, удаление и добавление нового содержимого почтовой папки
  • Админ Настройка используется для менеджерских прав на содержимое почтовой папки. Пользователь с этим уровнем доступа сможет самостоятельно предоставлять доступ к почтовой папке другим пользователям

Также необходимо ввести электронные адреса сотрудников, которым будет предоставляться общий доступ к почтовой папке Входящие. Разумно будет обычному сотруднику дать доступ только к чтению данных из папки, а руководителю отдела на ее полное администрирование.



После предоставления доступа к почтовой папке, пользователю придет письмо с информацией о почтовой папке, к которой он теперь имеет доступ. Прямо из письма пользователь может примонтировать папку в веб-клиенте Zimbra. В процессе монтирования он может переименовать её и изменить цвет ее иконки, чтобы сделать общую папку более заметной в структуре почтовых папок веб-клиента.

Чтобы сотрудники могли отвечать на письма не указывая своей личной почты, а используя в качестве адреса От: sales@example.ru, необходимо делегировать им права на отправку. Делается это в настройках веб-клиента. Для этого в настройках перейдите в раздел Учетные записи и найдите настройку Делегаты. При нажатии на кнопку Добавить делегата откроется диалог добавления учетной записи с правами на отправку сообщений. Здесь необходимо указать имя учетной записи, которая сможет отправлять письма от имени данной учетной записи, а также вид делегирования, который бывает двух видов

  • Отправить как Получатель письма, отправленного сотрудником как sales@example.ru увидит в поле От: только почтовый адрес sales@example.ru
  • Отправить от имени Получатель письма, отправленного сотрудником от имени sales@example.ru увидит в поле От: почтовый адрес sales@example.ru и адрес сотрудника, который является реальным отправителем.

Можно предоставлять пользователям оба варианта делегирования отправки писем.



То же самое можно выполнить административно без участия пользователей. С помощью команд необходимо будет предоставить пользователям доступ к папке почтового ящика sales@example.ru, смонтировать эту папку в их веб-клиенте, а также предоставить права на отправку писем от имени данного почтового ящика.

  1. Предоставим доступ к почтовой папке: zmmailbox -z -m sales@example.ru mfg '/Inbox' account ivanov@example.ru r
  2. Смонтируем папку в веб-клиенте пользователя: zmmailbox -z -m ivanov@example.ru cm '/sales@example.ru' sales@example.ru '/Inbox'
  3. Делегируем право отправления писем от имени sales@example.ru: zmprov grr account sales@example.ru usr ivanov@example.ru sendOnBehalfOf
  4. Делегируем право отправления писем как sales@example.ru: zmprov grr account sales@example.ru usr ivanov@example.ru sendAs

Проверить, корректно ли настроены права отправки писем можно с помощью команды zmprov ckr account sales@example.ru ivanov@example.ru sendAs. В ее выводе должно значиться ALLOWED



Для назначения расширенных прав на почтовую папку начальнику отдела продаж, следует воспользоваться командой предоставления прав на папку с расширенным набором атрибутов, например zmmailbox -z -m sales@example.ru mfg "/Inbox" account SalesBoss@example.ru rwixda. Добавленные атрибуты означают следующее:

  • w права на запись данных в почтовую папку
  • i права на создание подпапок в почтовой папке
  • x права на принятие приглашений
  • d права на удаление данных из почтового ящика
  • a права на администрирование почтовой папки

Для отзыва прав на папку используется команда предоставления прав на папку с атрибутом none, например zmmailbox -z -m sales@example.ru mfg '/Inbox' account ivanov@example.ru none. Для отзыва прав на отправку писем используется команда zmprov grr account sales@example.ru usr ivanov@example.ru -sendAs. Проверить, были ли отозваны права отправки писем можно с помощью команды zmprov ckr account sales@example.ru ivanov@example.ru sendAs. В ее выводе должно значиться DENIED.

Также на предприятии может возникнуть необходимость отправки почтовых сообщений от имени списка рассылки. Для того, чтобы добавить пользователю возможность отправки писем от имени списка рассылки введите команду zmprov grr dl DistList@example.ru usr ivanov@example.ru sendAsDistList. Чтобы отозвать права на отправку писем от имени списка рассылки, введите команду zmprov grr dl DistList@example.ru usr ivanov@example.ru -sendAsDistList.

По всем вопросам, связанными c Zextras Suite Pro и Team Pro вы можете обратиться к Представителю компании Zextras Technology Екатерине Триандафилиди по электронной почте ekaterina.triandafilidi@zextras.com
Подробнее..

Категории

Последние комментарии

  • Имя: Макс
    24.08.2022 | 11:28
    Я разраб в IT компании, работаю на арбитражную команду. Мы работаем с приламы и сайтами, при работе замечаются постоянные баны и лаги. Пацаны посоветовали сервис по анализу исходного кода,https://app Подробнее..
  • Имя: 9055410337
    20.08.2022 | 17:41
    поможем пишите в телеграм Подробнее..
  • Имя: sabbat
    17.08.2022 | 20:42
    Охренеть.. это просто шикарная статья, феноменально круто. Большое спасибо за разбор! Надеюсь как-нибудь с тобой связаться для обсуждений чего-либо) Подробнее..
  • Имя: Мария
    09.08.2022 | 14:44
    Добрый день. Если обладаете такой информацией, то подскажите, пожалуйста, где можно найти много-много материала по Yggdrasil и его уязвимостях для написания диплома? Благодарю. Подробнее..
© 2006-2024, personeltest.ru