Январь 2020. Москва. Проектная команда мобилизована и находится в ожидании активной фазы проекта внедрения. Клиент международный холдинг, внедряющий систему ERP и систему Консолидации в параллель. Мы группа, отвечающая за внедрение решения для автоматизации бизнес процесса сбора финансовой консолидированной отчетности, с учетом интеграции с внешними системами и разработки методологии одновременно. Сроки запуститься в августе 2020 года. Звучит амбициозно и требует максимального вовлечения всех участников проекта, ежедневных митингов, обсуждения технических проблем. Заканчивается фаза анализа, план работ на фазу реализации уже в процессе согласования, даты обучения и командировок обозначены, кто-то из разработчиков уже начинает готовить документы для описания разработок и ждет, когда же дадут систему для настройки.
Март 2020. Китай. Пандемия. Covid-19. Локдаун. Удаленка. Маски. Остановка авиасообщения. И другие знакомые всем хэштеги, которые теперь ассоциируются с 2020 годом. Проект уже в активной фазе внедрения, клиент настроен решительно, да и мы тоже не готовы отступать. Надо адаптироваться к таким условиям, причем быстро. Паники нет. Но есть вопросы, много вопросов. Насколько долго это продлится? Какие риски у запуска? Хватит ли нам виртуальной коммуникации? Как запускаться удаленно? Эти вопросы волновали нас на протяжении всего проекта. Как Клиент и наша команда через это проходили, чему научились, и какой осадок остался обо всём об этом далее в статье.
Наталья, руководитель проекта со стороны Клиента
Проекты такого масштаба для большинства участников нашей команды это новый опыт. Меняется не только программный продукт для подготовки отчетностей по МСФО, кардинально меняется весь процесс подготовки отчетности, мы выходим на новый уровень автоматизации. Бесшовная интеграция с ERP-системой, использование единых справочников, автоматизация процесса выверки внутригрупповых оборотов, прозрачность данных и другие плюшки нового модуля консолидации смотрят на нас со страниц презентаций нашего интегратора. Ощущения такие, как будто нас пересаживают с нашего ретро-автомобиля в какой-то навороченный летательный аппарат, где все красиво и блестит, и много-много кнопочек, но, как всем этим пользоваться, непонятно. А дата запуска уже определена и переносу не подлежит! Команда со стороны интегратора рассказывает про ACDOCA, BPF и других незнакомых нам зверей, мы сидим, хлопаем глазами и понимаем, что нам нужны: а) переводчики, иначе мы так и не поймем коллег, б) дополнительные руки для написания инструкции по эксплуатации методологии для нашего космического консолидационного модуля.
Наша команда это специалисты по подготовке отчетностей по МСФО, которые работают на предприятиях Холдинга в разных регионах России и мира. Поэтому коммуникация при подготовке отчетностей или прохождении аудита через различные средства связи телефон, е-мейл, skype и т.д. для нас привычное дело. А жесткие дедлайны, многозадачность и большой объемом работ это наш конек!
Для подготовки отчетностей нам не нужны ежедневные личные встречи, 90% требуемой информации мы получаем посредством виртуальной коммуникации с коллегами. Поэтому введение режима самоизоляции мы встретили даже с воодушевлением: не нужно тратить время на дорогу в офис, можно встать на 2 часа позже, налить чашечку кофе, включить компьютер, и ты на работе!
Несмотря на такую, казалось бы, основательную подготовку к удаленке, проблемы и сложности все равно возникали. Работа из дома казалась более эффективной, так как не должно быть отвлекающих факторов, которые присутствуют в большом опен-спейс. Но мы не учли, что детей и супругов также изолируют, и нам придется делить пространство квартиры на учебный класс и рабочие кабинеты. Удаленный формат стер все границы между личной жизнью и работой, превратившись в День сурка, 24 на 7. Мы не учли, что живое общение с коллегами и друзьями дарили нам положительные эмоции, которых стало не хватать в изоляции, в связи с чем моральный дух падал. Были перебои с электричеством, проблемы с качеством интернета, не работали ссылки для подключения к собраниям, мяукали коты и гавкали собаки, дети хотели внимания, неожиданно включался микрофон и т.д. Это был непростой, но вместе с тем интересный этап в нашем проекте адаптация в новой системе и адаптация в новых условиях удаленной работы. Наш модуль взлетел строго по расписанию, но нам есть еще надо чем работать, что улучшать в системе, чтобы дальнейший полет был приятным и комфортным.
Кожевникова Наталья
Наталья, руководитель проекта со стороны команды Внедрения
На курсах по управлению проектами не рассматривают, как поступать в подобных условиях, это не имеет ничего общего с управлением команды, которая находится в разных уголках земли, это скорее управление в условиях кризисной ситуации, где можно полагаться только на свой опыт, обратную связь от команды, клиента и собственную интуицию. Мы начали внедрение с большой белой красивой доски в офисе, куда стали клеить стикеры и помечать задачи, которые необходимо сделать, ответственных, плановые даты исполнения задач. Все шло неплохо, ежеутренние стендапы, в рамках которых листочки передвигались из одного столбца в другой. Дальше настал день х, когда необходимо было решить переводить ли всех на удаленную работу или оставить часть команды в офисе. Я не боюсь удаленной работы, наоборот даже, не надо тратить время на дорогу, особенно для того, кто далеко живет, если что-то срочное, всегда можно созвониться и быстро решить вопрос, стендапы позволяют отследить, где мы находимся. Единственное, что сложно оценить, это моральный дух команды, удаленно его только по ноткам в голосе можно уловить. Было решено: удаленная работа, для тех, кто хочет, и нет условий работать дома, может приезжать в офис. Буквально за ночь были перенесены все стикеры в электронный вид- smartsheet. Немного времени на адаптацию, и все привыкли. С командой мы были готовы к такой работе. С увеличением числа заболевших также начало расти нервное напряжение у команды, т.к мы подходили к самым активным блокам работ- тестирование и обучение в июне-июле, мотивировала возможность отдохнуть осенью (график с сайта www.bbc.com/russian/features-54699497).
Усугубляли обстановку периодические перебои в интернете, когда рассказ ведущего встречи обрывался на полуслове, уточнение все ли слышат и видят, ремонт у соседа на заднем плане, собака которая почему-то резко при важном звонке начинает сразу лаять или в комнату вбегают дети, которые пытаются вскарабкаться на своих родителей. Действительно, сложное время. Но время идет, команда адаптировалась, и вот уж продуктивный старт в августе пройден, все в плане, отпуска тоже в плане. Спасибо команде, большое спасибо.
Литвинова Наталья
Андрей, консультант проекта со стороны команды Внедрения
Мечтой многих разработчиков и некоторых консультантов по внедрению ИС является переход на удаленную работу, частично удаленную или хотя бы удаленную на несколько месяцев, если, конечно, человек этого не пробовал ранее. И не сделал выводы. Но этот Грааль не для всех. Наши коллеги по классической разработке из продвинутых технологических центров почти словили определённый Дзен. Другим, например, мне человеку, привыкшему к большому количеству коммуникации и не скрывающему потребность в личном контакте с глазу на глазу, это вышло испытанием.
В офисе у нас висел Канбан, который мы дружно разрисовывали, каждое утро лелеяли на статусах и всячески облепляли карточками с задачами. Бэклог был расписан на полгода вперед, несколько сотен карточек. В одну ночь бегом нам пришлось переносить его в онлайн да еще и со скоростным выбором инструмента. Следующим утром мы уже вели по нему статус.
Пройти тестирование и обучение пользователей системы оказалось проще, чем пережить этап разработки. День сурка. Спасали только статусы у того самого Канбана, бережное отношение друг к другу и, конечно же, желание пройти это как можно скорее. Переработки никуда не делись, просто потерь (которые на самом деле очень нужны в нормальной жизни) стало минимум, когда задачи горят. Работы без пауз.
В какой-то момент команда не выдержала и вышла в офис, когда ослабили запреты. Всё в соответствии с законом! Но через 2 недели ушла. Почему? Наверное, потому что привыкли, и здесь есть некоторая критическая масса, которую нужно наполнить людьми из проекта, чтобы все остались работать в офисе.
Ющенко Андрей
Дарья, аналитик проекта со стороны команды Внедрения
В компанию я попала совсем перед началом лок дауна. Пришла на стажировку. Воодушевилась работе в красивом офисе, полном интересных людей, и была настроена быстро учиться. Но через пару недель я оказалась дома с ноутбуком, с отсутствием хоть каких-то знаний о проекте и требованием быстро вливаться в работу
Было сложно почти сразу лишиться живого взаимодействия с коллегами. Особенно с учетом того, что, зачастую, возникали глупые вопросы, которые гораздо проще показать на пальцах. Но мне безумно повезло с моей командой! Несмотря на непривычные для всех нас условия, меня окружили поддержкой и помощью. Благодаря тому, что меня не бросили на волю случая, я с ощутимой скоростью начала включаться в проект и вскоре стала частью этой замечательной команды. Дни пролетали незаметно, наполненные интересными задачами, которые позволяли мне получать новые знания. Иногда бывало, что садишься утром за компьютер, через какое-то время отрываешь от него глаза а уже темно.
Но у любой ситуации есть свои плюсы. На проекте я впервые столкнулась с тем, что нужно понимать бизнес клиента и взаимодействовать с ним, проводить встречи/обучение. С моим техническим мышлением и отсутствием опыта было сложно понимать бизнес язык, да и людей я боялась. В этом плане онлайн формат помог обучаться этой специфике работы более плавно. Есть еще причина, по которой, отчасти, я даже благодарна удаленке: несмотря на написание диплома в последние месяцы обучения в университете, удавалось максимально полно погружаться в работу. А чем больше вкладываешь, тем больше опыта получаешь, особенно на старте профессии.
Каторгина Дарья
В завершении.
Непонятно насколько продлится текущий режим работы. Неизвестно, произойдет ли это еще раз. Но знаем, что теперь мы готовы и однозначно ответ внедрять. Ниже привели топ 5, как нам удалось пережить и перейти на удаленку безболезненно:
1. Удаленное эффективное управление проектом наглядные online доски с задачами
2. Ежедневное общение с командой ежедневные online митинги
3. Постоянное общение с клиентом рабочие online встречи почти каждый день, еженедельные статусы
4. Поддерживание боевого духа день рождения с доставкой подарков, запланированные отпуска и небольшое кол-во тим билдингов и Zoom вечеринок
5. Поддержка руководства компании online йога, тренинги про стресс устойчивость и постоянная коммуникация что делать если
Уверены, что многие из читающих прошли через похожие обстоятельства и полны своих историй и забавных моментов. Предлагаем поделиться ими в комментариях.
