В данной статье я предлагаю рассмотреть проблемы, с которыми за
2020-й удаленно-пандемийный годстолкнулись множество разных команд
и компаний, понять, что пошло не так при переходе из офиса на
удаленку.
Да, я понимаю, что уже 2021-й год, и многие уже сами во всём
разобрались. Но практика показывает, что это успешно удалось не
стольким, скольким хотелось бы.
Всё это я проговаривал в подкасте Кода Кода
https://music.yandex.ru/album/13732143/track/84350254
Однако я уверен, что есть такие люди, которым не хочется полчаса
слушать подкаст, а хочется за 5-10 минут прочитать
структурированный текст. Поэтому я размещу его тут, в надежде на
то, что он найдет своего заинтересованного читателя
Небольшой дисклеймер: Я веду телеграм-канал с названием
Тимлид Очевидность. Поэтому все мои советы и
рекомендации, вроде бы, довольно очевидные и плавают на
поверхности. Однако при общении с разными командами оказывается,
что не всегда всё настолько ясно и понятно. А еще важно, что
ценность очевидных советов ощутимо возрастает, если применять их
более-менее комплексно.
Сразу оговорюсь, что частично распределенной командой я считаю
любую команду, в которой хотя бы 1-2 человека работают удаленно. И
агитирую за то, чтобы даже при таком (пока) маленьком численном
составе уже было понимание: рост удаленной части команды возможен,
и надо строить так свои рабочие процессы, чтобы они нормально
работали и для полностью распределенной команды.
Если этого не сделать, то всё может окончиться тем, что
распределенная часть команды не сможет влиться в
офисно-ориентированные процессы и отвалится. А вы потом будете
говорить, что "удаленка виновата и так работать невозможно!".
Давайте возьмем четыре основные проблемы:Проблема
контроля,Проблема коммуникаций,
Проблема организации условий
труда,Проблема здоровья.
Проблема контроля
У работников в офисе часто нет понятной системы контроля. Он
производится стихийно. Есть какие-то люди, которые периодически
спрашивают у других людей, как дела по задачам. Общей наглядной
картины нет, но всегда можно собраться за обедом и обсудить
коллективным разумом, при этом надеясь, что в результате обсуждения
ничего не забыли.
Офисный формат, когда все рядом друг с другом, такой подход
прощает. На удаленке это не сработает.
Чтобы контролировать (в хорошем смысле:)) работу сотрудников,
необходимо выработать четкую систему, в которой можно однозначно
понять, какую они работу делают сейчас, какую должны делать вообще,
какой у команды фронт работ на будущее и насколько дела движутся в
нужном направлении.
Таск-трекер
Для составления общей картины работ понадобится таск-трекер.
В нем должны быть понятным образом описаны задачи. Что за
задача? Что нужно сделать? Как нужно сделать? Какие критерии
готовности задачи? Кто эту задачу должен делать? Кто принимать? И
т. д.
В идеале не нужно делать работу, если нет специальной задачи для
этого. Тут я за то, чтобы не возводить всё в абсолют, а действовать
в рамках разумного. Например, договориться, что если работу делать
больше 15 минут, то заводим задачу, если меньше, - и так
сделаем.
Ставить и двигать задачу следует методично. Заводим задачу,
пишем понятно, что нужно сделать, назначаем на исполнителя.
Исполнитель берет ее в работу, выставляя при этом ей
соответствующий статус. Как закончит и отправит на проверку или в
готовые задачи, то по возможностиприкладывает какие-то полезные
артефакты: например, ссылки на макеты, на разработанный функционал,
на документацию и т. д.
Ну и маленький штрих, который многие игнорируют: если к задаче
нечего прикладывать, а вы её отправляете в "готово", то так явно и
напишите, что она готова, иначе будет непонятно, почему задача
поставлена и молча сдвинута в "готово". Её сделали? Или отменили,
но не удалили, а оставили для истории, а в "готово" сдвинули, чтобы
глаза не мозолила?
Все задачи должны дисциплинировано вестись всей
командой. Без такого, что "вот Вася и Петя пусть пишут, а мне
некогда, я так в чате сейчас объясню, или лучше голосовуху запишу".
Если оказывается, что кто-то начинает халтурить и срезать углы, то
в какой-то момент можетоказаться, что таск-трекер не то что не
помогает, а даже мешает. Вы в него смотрите, видите одну картину, а
по факту она совсем другая, и никто особо не в курсе, насколько. Я
советую прочитать и применить к данному абзацутеорию разбитых окон
Стендапы
Это не про комедию. Фьють ХА!
Если таск-трекер - это общая картина в целом, то ежедневные
стендапы - это срез обстановки на текущий момент.
В рамках стендапа нужно обсудить 3 вещи:
-
Что я делал вчера?
-
Что я буду делать сегодня?
-
Какие у меня есть проблемы?
Проводить можно стендапы как синхронно устно, так и асинхронно
письменно.
Синхронный созвон
Здесь очень важно назначить кого-то одного ответственного
модератором, который будет пресекать отклонение от темы, обсуждения
вчера просмотренных сериалов и обсуждения, где нужны только двое, а
группа из 10 человек сидит их и слушает 20 минут.
Я иногда слышал истории, что стендапы, которые задумываются как
инструмент на 10-15 минут, затягиваются на 1 час каждый
день. В таких случаях и время тратится бесполезно, и
команда приунывает от долгой бесполезной траты времени и
переключения контекста.
Асинхронный письменный стендап
Я хочу поделиться тем, как мы в своей распределенной команде
проводим стендапы.
Письменное общение у нас происходит в слаке. Поэтому для
стендапов мы выделили отдельный канал. В него каждое утро все
сотрудники пишут 2-3 пункта: над какими задачами работал вчера, над
какими планирует работать сегодня и (опционально) есть ли какие-то
проблемы, мешающие его работе.
Флудить в этом канале, обсуждать чьи-то задачи или проблемы
запрещено. Этот канал строго для агрегации информации о состоянии
дел. Остальные обсуждения должны вестись в соответствующих
тематических каналах.
Такой формат позволяет устранить многие минусы:
-
Формат позволяет куче людей не подстраиваться под конкретное
время.
-
Можно не надевать парадную футболку, вместо вашей уютной
домашней:)
-
Написать и прочитать - это очень быстро. Такой формат, вместо
устных 15-30 минут, отнимет у вас минут 5.
-
Словоблудие отсутствует, потому что на уровне регламента
запрещены любые другие обсуждения и в них на письме скатиться
значительно сложнее, чем в устной беседе зацепиться языками.
-
Ничего не забывается и не теряется, можно открутить канал на
любой день, перечитать и проследить за динамикой работ.
Отмечу, что уже получил несколько благодарностей от разных
команд за идею использования письменных стендапов и то, что их не
обязательно единомоментно внедрять вместо созвонов.
Как вариант, можно договориться с командой пробовать несколько
письменных стендапов в неделю и несколько созвонов, а потом после
месяца эксперимента сравнить результат и посмотреть, что лучше
подойдет. Знаю даже такие места, где гибридная модель взята на
постоянную основу: 4 письменных стендапа и один пятничный очный
созвон.
Рабочий график и дисциплина
Закончим совсем очевидным, но так часто забываемым. Работодателю
и работнику следует сразу обговорить рабочее время, часы, когда все
должны быть на связи, что делать, если сотруднику надо отойти и т.
д.
Частые проблемы с обеих сторон, которых следует избегать:
-
Работнику нужно среди дня отойти и он никого не предупреждает. В
результате, когда человек срочно понадобится, его нет и неизвестно,
когда будет. А еще тлетворный бонус: из-за такого поведения одного
человека работодатель начинает думать, что всетак
работают и надо срочно всех гнать в офис.
-
Работодатель начинает сотруднику писать или звонить в нерабочее
время со словами: "Ну ты же всё равно дома, рядом с компьютером,
сделай быстренько". Не надо так.
-
Руководство априори думает, что если работник не перед глазами,
то он не работает, а мультики на диване смотрит. Вот чтобы такой
мысли не было, пользуйтесь двумя выше названными мной инструментами
и смотрите на то, чем реально изо дня в день занят человек. Какие
задачи он делает, как он их делает, какой результат. По большому
счету какая разница, в какой момент дня и сколько работник будет
смотреть мультики, если он все свои задачи делает и в срок
сдает?
Проблема коммуникаций
Письменное общение
Тут можно оооочень много говорить и приводить разных примеров,
как надо и как не надо.
Самое главное, что я могу вам посоветовать - прочитать две
книги:
-
Л.Сарычева, М. Ильяхов "Новые правила деловой переписки".
-
О.Лукинова "Цифровой этикет" (у неё есть еще телеграм
канал).
Там рассмотрены все типовые проблемы чатов, от которых мы все
страдаем. Например:
-
"Привет" и дальше доооолгая тишина.
-
В чат на N десятков людей отдельными сообщениями "Привет" "как
дела" "по задаче" "номер 13" "?".
-
"Доброго времени суток, коллеги, надо позавчера срочно сделать
ASAP {{сумбурное описание}} заранее спасибо!"
Когда проблема цифрового этикета побеждена, остается еще
проблема культуры письма.
Оформление своих мыслей в понятный и структурированный текст -
дело сложное и требующее регулярной практики. Да, это тяжело, но
без этого в распределенной команде еще тяжелее.
Потратив один раз 15-20 минут на написание большого, четкого,
хорошо оформленного письма или задачи, можно сэкономить многие часы
на лишние уточнения, или даже переделку, если вдруг вас поняли
неправильно и сделали неправильно.
Устное общение (бесконечные созвоны)
В общих чертах алгоритм решения проблем бесконечных созвонов
примерно такой:
-
Прикидываем, можем ли мы обойтись без созвона? Это перекликается
с культурой письма, и сразу выдает ленивых ребят, которые не хотят
и/или не умеют формулировать свои мысли письменно, потому могут
общаться только созвонами. С такими надо проводить профилактическую
работу. На долгосрочной основе в распределенной команде с такими
работниками будет трудно.
-
Если без созвона не обойтись, то теперь подумаем, кто нам на
самом деле там реально нужен. Не стоит звать на созвон кучу людей,
просто потому что вы вспомнили их имена, и они врооооде бы работают
на нужном проекте.
-
Когда назначаете созвон, заранее опишите тему собрания и, если
есть какие-то обзорные материалы, то приложите их. В результате
люди придут на "встречу" уже с пониманием о чем речь и готовностью
к продуктивному диалогу. Иначе N человек будут сидеть и слушать,
как вы пытаетесь объяснить, что вам нужно. Из них половина так
быстро не поймет. Из этой половины половина даже со второго раза не
поймет. Пока всем объясните, то уже и расходиться пора, а вы
назначаете следующий созвон, которого могло бы и не быть.
-
Когда созвон закончен, фиксируемписьменно все ключевые мысли и
договоренности. Иначе кто-то что-то забудет, а кое-кто и вовсе
будет отрицать, что он что-то обещал, потому что "вы, видимо, тогда
не так поняли".
Банальная вежливость.
Может быть, в офисе вы привыкли подбегать к человеку сразу, как
вам пришла в голову мысль, но, пожалуйста, не надо на удаленке
звонить без предупреждения. Кто знает, чем человек занят в это
время? Просто уточните письменно заранее, может ли коллега
говорить, пусть он точно будет на месте, подоткнет наушники, нальет
водички, настроится на разговор.
Если вы на созвоне и говорит кто-то другой, а у вас на фоне
сверлит сосед, а на него лает собака, а на неё кричит ребенок, то
было бы неплохо замьютить микрофон. Это мешает.
Проблема организации условий труда
Рабочее место
Первое, с чем человек сталкивается на удаленке - отсутствие
нормально оборудованного рабочего места.
Может не быть кресла и стола. Или есть стул, на котором час-два
можно посидеть, а на третий час уже прихватывает радикулит. А вам
на этом стуле теперь очень много времени надо будет проводить.
Может не быть нормального компьютера.
Может не быть хорошего, без регулярных обрывов, интернета. В
этом случае кто-то проводит себе домой второй интернет, а я просто
купил себе чуть подороже мобильный тариф и, в случае обрывов
основного интернета, просто раздаю wi-fi с телефона.
Обо всем этом человеку частенько приходится заботиться
самостоятельно. Однако бывает, что и компания помогает.
Компания может или отдать уже существующий компьютер сотруднику
домой, или кое-где даже новые покупают ради такого дела. Знаю, что
кто-то и столы с креслами помогает из офиса домой перевезти.
Дисциплина домочадцев
К сожалению, не всегда люди сразу понимают, что если ты
работаешь из дома, то ты правда работаешь, и тебя нельзя отвлекать
без особой нужды.
Взрослым людям объяснить это проще (я надеюсь), а вот с детьми
тяжелее. Не буду никому говорить, как воспитывать детей, и понимаю,
что все дети разные, и педагогическая методика у всех разная. Знаю
только, что с этим что-то нужно решать, ибо бизнес вас нанимает,
чтобы вы задачи делали, а разговор типа "я нормально перестал
работать, потому что меня ребенок отвлекает", может устроить не
каждого работодателя.
Знаю несколько случаев, когда удаленщики детей с детства
приучают, что если папа/мама днем за компьютером, то он/она
занят(а) и отвлекать нельзя. И это у них работает. А если есть
отдельная комната для работы, то это работает еще лучше.
Смена локации
Бывают ситуации, когда и жилплощадь, и уговоры, и педагогика
явно делают работу из дома невозможной. В таком случае я знаю
довольно распространенный вариант, когда человек выбирает какой-то
коворкинг, или сам/с коллегами снимает квартиру, куда и ходит
работать. Если же вам такой выход не нравится, а дома трудиться не
получается, то, может, удаленка - это и не ваш формат?
Собственная дисциплина
Самодисциплина в удаленной работе крайне важна. Лично мне
повезло, и я с первого дня легко принял, что не важно где - дома
или в офисе, - я наемный работник, которому платят деньги, а взамен
я делаю работу.
Но я прекрасно понимаю, что есть много людей, которым сложно
заставить себя дома работать. Что тут поможет:
-
Всё из пункта про проблемы контроля. Менеджер должен держать
руку на пульсе, смотря, кто как работает. И если обнаружил какие-то
негативные тенденции, то нужно выяснять причины, решать
проблему.
-
Какие-то формальные ритуалы, настраивающие на рабочий лад.
Кому-то помогает в рабочее время одеваться в одежду для офиса.
Кто-то ставит будильник, чтобы было явное понимание того, когда
начинается и кончается рабочее время, когда перерыв на обед. Кто-то
декорирует рабочее место так, чтобы напоминало офис, а не было
просто куском домашнего пространства.
-
Если после ритуалов и контроля ваша домашняя продуктивность всё
еще низка, и дома хочется не работу делать, а мультики смотреть, то
подумайте хорошенько, может быть, распределенная команда вам не
подходит.
Проблема здоровья
Здоровье физическое
Работая в офисе, мы хоть как-то, хоть немножко двигались: пока
дойдешь до офиса, там походишь, с коллегами на обед сходишь,
обратно домой придешь. При удаленной работе же объем двигательных
активностей сокращается и гиподинамия подстерегает чуть ли не за
каждым углом. Если вас затянуло в рутину, где 8 часов полежал
поспал, потом 8 часов посидел поработал, и еще 8 часов посидел
"отдохнул", то ничего хорошего от такого графика не ждите.
Врачи рекомендуют делать разминку каждый час. Это очень важно
для позвоночника, суставов и здоровья в целом. Но мы ведь взрослые
люди и не слушаем врачей:) Даже если мыкаждые 2-3 часа будем
вставать из-за стола, делать разминку, немножко ходить, это уже
будет намного лучше, чем в среднем двигаются удаленные сотрудники,
особенно которые только начали знакомиться с этим форматом.
Также иногда требуется какая-то нагрузка повыше, чем "встать,
встряхнуть руки и пойти за кофе". Не буду заниматься агитацией к
занятиям спортом - это личный выбор каждого. А вот к занятиям
физкультурой всё же призову. Если сами не знаете что делать, а в
спортзал идти не хочется, сейчас есть куча платных и бесплатных
приложений, которые вам расскажут, что делать, как делать, сколько
делать, всё за вас запишут, когда заниматься напомнят. Мой фаворит
уже много лет - бесплатное приложение Nike Training Club. Там есть
куча всяких тренировок, и легких, и сложных, где не нужно ничего,
кроме более-менее удобной одежды и коврика.
Еще не забывайте регулярно проветривать помещение. Про это много
всего написано. Вот пример статьи на хабре про то, чем опасно редко
проветривать жилое помещениеhttp://personeltest.ru/aways/habr.com/ru/post/187210/
Режим дня и нужное количество сна в одно и то же время. На
удаленке очень легко сбить режим дня. Всегда хочется поваляться в
кроватке подольше утром. А лучше потом еще не сразу работать, а
чем-то веселым заняться. Авось потом отработаю. И в итоге сидишь,
за полночь делаешь какую-то работу, а завтра утром митинг назначили
рано. Раз не выспался, два сбился, оно всё одно за другое цепляется
и несет за собой печальные последствия и для физического
самочувствия, и для умственной деятельности.
На себе я заметил, что как только я стал ложиться и вставать в
одно и то же время, спать примерно 8 часов, у меня и днем перестала
возникать сонливость и желание вздремнуть после обеда, да и в целом
работаться стало бодрее. Ну и, соответственно, когда я режим дня
нарушаю, не высыпаюсь, я сразу вижу, как это негативно отражается
на моей работоспособности.
Здоровье психическое
Первая серьезная ловушка, в которую попадают очень многие - это
овертаймы. Когда дом и работа в одном месте, легко начать
овертаймить, не замечая этого. А если остальные коллеги тоже таким
страдают, да ещё и подогревают всё тем, что начинают писать в общий
чат и выяснять несрочные рабочие вопросы в нерабочее время, то это
еще сильнее усугубляется.
Я сам этим страдал первые полгода-год удаленки. Потом постепенно
приучил себя, а после - и коллег, что у меня есть основные рабочие
часы и вся работа происходит только в них. Если что-то срочное
загорелось, то пишите/звоните, я подключусь, но если не срочное, то
извините. Вы можете писать, но у меня режим "не беспокоить", я
увижу, скорее всего, уже утром.
Вторая серьезная ловушка - это отсутствие социализации. Люди
меньше видятся, меньше общаются вживую, меньше коммуницируют в
принципе. Кого-то такой режим вполне устраивает, а кого-то очень
деморализует. Тут нет универсального рецепта как это можно
побороть. Кто-то периодически собирается в оффлайне. Кто-то
собирает онлайн посиделки после работы, онлайн обеды, онлайн
настолки и прочее. Где-то поощряется приходить на онлайн собрания
со своими домашними питомцами. Ну вы поняли, все любят на кошечек и
собачек посмотреть.
Где-то просто отводят отдельные чаты-флудильни для мемов и
неформального общения.
Я понимаю, что есть такие люди, которым ну прям точно
недостаточно полумер с чатами и онлайн посиделками. В таком случае
надо задуматься, может быть, формат удаленки им не подходит, и надо
подыскать такую работу, которая будет делать их счастливыми в
офисе.
Молчуны и выгорающие молчуны. Бывает, что удаленно человек
где-то там сидит, работает и не отсвечивает. А потом - бац, говорит
вам, что он он выгорел, устал и вообще увольняется. Тут уже задача
менеджера всегда держать руку на пульсе команды и вовремя замечать
все тревожные сигналы, или тревожное отсутствие сигналов.
Итог
Удаленка - это вполне валидный формат работы. Соблюдая базовые
правила контроля, коммуникаций, оборудования рабочего места и
сохранения здоровья, можно в общем случае вполне неплохо и без
серьезных проблем работать в распределенной команде.
Да, если вас внезапно резко перевели из офиса на удаленку, а
люди не готовы и процессы не готовы, то всё идет наперекосяк. Но
если команда заранее выстраивала подходящие рабочие процессы
(которые, кстати, вполне подходят и для офисной работы), то такой
трансфер пройдет практически безболезненно. Чем раньше вы начнете
этим заниматься, тем проще будет вам в дальнейшем.
Еще стоит помнить, что ничего абсолютно хорошего или абсолютно
плохого нет, и надо индивидуально подходить в любым процессам. Для
кого-то удаленка правда может не подходить. Но решать о том,
подходит она или нет, надо на основе организации/реорганизации
процессов, наблюдения, рефлексии, а не просто говоря "не пробовал,
но критикую".
Учитесь понятно и этично писать, воспитывайте самодисциплину,
стройте доверие друг к другу, старайтесь не пускать процессы и
людей на самотек, берегите себя и коллег.