Командообразование в ит

Если коротко, то дать сотрудникам возможность отвлечься и поиграть. Мы как команда это то, что мы делаем. Поэтому нужно делать что-то интересное вместе. Удаленка не приговор и не помеха.

Эта статья от том, как я организовал Хакатон для IT компании в Малайзии в самые первые месяцы пандемии. Игра была целиком посвещена Linux администрированию, траблшутингу и хакингу. При этом она позволяла поучаствовать всем сотрудникам, от junior инженера технической поддержки до senior архитектора.

Если вам не интересен формат сторителлинга, и вы хотите сразу добраться до основных мыслей, то смело листайте до раздела с ключевыми принципами организации хакатонов.

Дано:

• Компания системный интегратор в Куала Лумпуре;

• Интернациональная команда IT-специалистов;

• 99.99% персонала внезапно ушло на удаленку.

Задачи:

• Позволить сотрудникам отвлечься от работы и снизить уровень стресса;

• Развить навыки, используя геймификацию;

• Развить внутренний бренд для будущих IT игр.

В чем заключалась сложность?

• Неравномерный уровень подготовки и квалификации.

Среди сотрудников можно найти как прожженых линуксоидов, так и совсем новичков, которых пугает командная строка. Мы хотим, чтобы поучаствовали и те, и другие. Значит, задания должны предлагаться в порядке от элементарных, до действительно сложных.

• Сменный график работы сотрудников.

График работы у коллег из разных команд и департаментов значительно отличается. Значит, хакатон не может быть привязан к конкретному времени или дню.

• Локальный менталитет.

К особенностям местного населения необходимо привыкнуть. Работают в компании в основном малайцы, индийцы и китайцы. Преимущественно они не задают вопросов, опасаются участвовать в чем-то новом и непонятном. Раз в неделю 80% сотрудников покидает офис на 2,5 часа по религиозным соображениям. На корпоратив добрая половина придет только если пообещать им лотерею и призы (очень популярная практика у местных компаний). Заинтересовать таких людей участием в игре было нелегко.

Мне удалось =)

А где Гарри? Шалит с новым хакатоном.

• Неразбериха из-за пандемии.

Я называю это удаленка через force. С началом пандемии нам пришлось работать из дома не по своей воле. Не все к этому были готовы. Отдельные сотрудники и даже целые департаменты долго приводили свои рабочие процессы в порядок. Многие не представляли, как можно втиснуть в график еще больше работы.

Отдельный нюанс в том, что упомянутая выше неравномерность скиллов в команде создала огромный спрос на живое общение с коллегами. Возможность подойти к более квалифицированному коллеге на этаже с вопросом была очень ценна для новичков. Казалось бы, написать свой вопрос можно и в чате, но это стало еще одним барьером удаленки.

• Демотивированный персонал.

Мы затеяли игру, чтобы мотивировать инженеров на новые свершения, но как это сделать если они уже демотивированны резкой сменой обстановки, отсутствием живого общения и неожиданными препятствиями в работе? Был шанс, что сотрудники не станут участвовать потому, что воспримут наши Linux задачки как лишнюю работу, на которую просто нет времени. Если я и так каждый день ковыряюсь в серверах, то это не может быть весело, правильно?

Еще как может! Риск не собрать аудиторию не оправдался.

Типичный сотрудник в самом начале пандемии.

План подготовки и проведения хакатона

В моем случае выполнение всех этих действий позволило мне успешно провести мероприятие.

• Разработка концепта игры.

Я решил, что темой хакатона будет Linux администрирование. Соответственно, задания должны были строиться вокруг базовых административных задач: проверялось умение использовать command line, браузерные тулзы, знание SQL, DNS, самые основы шифрования.

Хакатон должен был длиться несколько дней. Поэтому я придумал систему уровней и кодов. Каждый уровень представлял собой одну виртуальную машину, в которую участникам нужно было зайти по SHH и найти спрятанный код. На каждой из машин был запущен Apache c простым сайтом, где размещались подсказки. Ну или нет =)

Например, на одном из перых уровней сайт содержал имя юзера и пароль в base64. Имея такую информацию на руках, проникнуть внутрь совсем не трудно, - скажете вы. И будете правы, но внутри участников ожидали дополнительные приключения, а более поздние уровни требовали довольно изощренных и не всегда очевидных действий.

Код, полученный на каждом уровне, необходимо было ввести в специальной форме. Ее задачей было провалидировать ввеленное значение, и если оно верно, то выдать адрес сайта, запущенного на машине со следующим уровнем.

На этом же этапе была продумана система поощрений.

1. Top-3 самые ценные индивидуальные призы;

2. Top-10 дополнительный специальный пак призов;

3. Первые 50 участников гарантированные призы из дешевого ценового диапазона.

Участники, занявшие первые 3 места должны были забрать призы из всех трех категорий.

• Технический дизайн.

Сразу оговорюсь, я не ставлю задачей глубоко залезть в технические глубины реализации. Если данная статья вызовет интерес, то про это выйдет отдельная заметка от моего коллеги. Здесь же мы затронем только основные моменты.

В качестве хостинг площадки был выбран AWS. Игровые серверы и хост с веб формой были подняты на t2.medium EC2 инстансах. К каждому инстансу был привязан 1 бесплатный домен. В качестве базы данных использовалась Amazon DynamoDB. Форма была написана на Python и фреймворке Flask. Бэкенд формы был выполнен на основе FaaS (Function as a Service) подхода с помощью связки API Gateway + Lambda + DynamoDB.

Выбор такой технологической базы был обусловлен субъективными пожеланиеми организаторов, наличием необходимой корпоративной облачной подписки, и знаменитым правилом start where you are. Последний принцип подсказал, что можно взять подходящую web форму, используемую в продакшене, и переписать ее под нужды игры. Пользуясь случаем, Алекс и Саша, огромное спасибо за помощь с AWS деплойментом и девелопментом формы. Без вас мне бы было значительно сложнее.

• Презентация концепта руководству и получение бюджета.

К моменту запуска игры руководство догадывалось, что ежегодный корпоратив и некоторые другие привычные активности в этом году не произойдут. Поэтому бюджет на необычный способ тимбилдинга и незнакомый формат были одобрены довольно быстро. Менеджмент из трех предложенных вариантов призового бюджета выбрал самый дорогой.

Как ощущаешь себя когда получаешь максимальный бюжет на проект.

• Разработка дизайна и внешнего вида.

Сначала я определился с названием бренда для внутренних игр и выбрал цвета на свой вкус. На мое счастье в компании был дизайнер, который помог подготовить несколько вариантов логотипа. Я написал и согласовал ТЗ. Итоговый логотип в белом, черном и цветном вариантах был использован для рассылок и печати на призах. Абсолютно все материалы были выдержаны в одном стиле, распространялись под одним брендом и сопровождались одним и тем же логотипом. Недавно, когда я рассылал тизеры о новом хакатоне мне уже не задавали вопросов о том, что происходит. Инженеры точно знали, чего ожидать.

• Выбор и заказ призов.

Про бизнес по-малазийски я мог бы написать отдельный пост. В рамках этой статьи позвольте мне упомянуть только, что на получение призов пришлось потратить 2 месяца и кучу нервов. Рассылка призов была выполнена много позднее окончания игры, а некоторым призам даже пришлось лететь в Россию и на Филиппины вслед за некоторыми победителями.

• Рассылка тизеров до начала игры.

До начала ивента я несколько раз отправлял сообщения-тизеры на глобальный мейл-лист азиатского отделения компании. Письма выглядели как спам со множеством спецсимволов, нарочно сломанной версткой и намеками вместо прямых объяснений или инструкций. Такая подача только подогревала интерес к игре. Коллеги довольно часто интересовались не сломан ли мой рабочий аккаунт и можно ли доверять такой корреспонденции. Виртуальный офис жужжал, а это и было именно то, чего я добивался.

• Сюжетное обрамление.

Игра сопровождалась ненавязчивым сюжетом, добавляющим всему действу контекста. На механику игры и действия игроков история особенно не влияла. В нашем случае игрок получал неожиданное письмо от своего коллеги. Коллега пропал при странных обстоятельствах и игроку предлагалось его найти. Для этой цели предоставлялись две ссылки: на первый уровень и на Facebook страницу несуществующего человека. Страница в соц. сети содержала часть загадки и строку, которую следовало добавлять к любому найденному или рашифрованному паролю на протяжении всех уровней. Таким образом, попасть в виртуальную машину случайному визитеру сайта без этой строки не представлялось возможным.

• Релиз.

Первое письмо было отправлено на весь офис и содержало начало истории, ссылки и правила игры. Тут же посыпались вопросы: коллеги просили подсказки, пытались уточнить правильно ли они понимают задание, а также старались выудить полезную информацию любой ценой. Не то чтобы получалось. Я был кремень.

• Элемент обучения.

Одной из задач было научить чему-то новому. Поэтому, начиная со второго дня игры, я отправлял подробнейшие инструкции о том, как пройти один из уровней. На второй день я рассказал про первый уровень, на восьмой про финальный седьмой.

В финале виртуальные машины оставались запущены еще на несколько дней и любой желающий мог пройти игру, имея готовые инструкции. Некоторые так и поступили.

• Организовать постоянный follow up.

Постоянная и своевременная коммуникация тоже была важной составляющей игры. Каждый день я отправлял отчет с результатами участников, хвалил лидеров, подбадривал отстающих. Вплоть до последних дней появлялись новые игроки. И ежедневные письма способствовали этому процессу.

• Выдать призы.

Из-за пандемии и Малазийских локдаунов мне удалось отправить призы своевременно только ТОП-3 игрокам. Остальным своих посылок пришлось ждать дольше. Несмотря на небольшую стоимость гарантированного призового пака сотрудники были воодушевлены получением заветных пакетов.

Как это ни забавно, но призовые пакеты работали в качестве существенного мотиватора для участников хакатона. Один из Филипинских игроков возвращался с вопросом может ли он получить свой приз даже когда уже покинул компанию. Конечно же, приз ему отправили.

• Собрать обратную связь.

Действовать следовало итеративно и с фидбеком. Поэтому всем участникам был разослан опросник. 25% заполнили его. Об ответах в описании результатов.

Весь подготовительный процесс занял 2 месяца и 68 человеко-часов главного организатора. Но результат стоил того.

Результаты:

• Боевой дух команды вырос.

Игра подразумевала индивидуальное участие и решение задач. Однако, мне доподлинно известно, что люди объединялись в команды, устраивали созвоны и брейнштормы. Активным участникам точно было не скучно. Люди, которым в силу неопытности удалось прорваться только через несколько уровней, определенно научились чему-то новому. Цель отвлечь участников и снизить градус напряжения была достигнута.

• Позитивный фидбек от участников.

Одним из факторов, которые говорят о безоговорочном успехе мероприятия, является факт участия тяжелых на подъем сотрудников. Хакатон имел успех и среди линейных менеджеров, которые по долгу службы не работают с Linux напрямую, и среди инженеров-ветеранов.

Три наиболее частые причины почему участники согласились играть:

1. Возможность проверить свои скиллы;

2. Любовь к играм и соревнованиям;

3. Любопытство.

Абсолютное большинство опрошенных было довольно событием. Все заполнившие форму участники хотели подобных игр в будущем, многие предложили возможные темы для будущих хакатонов.

• Карт-бланш и бюджет на проведение новых хакатонов.

Руководство осталось в восторге от результатов. Сразу были заложены сроки на следующий ивент, а совсем недавно при планировании нового хакатона бюджет на призы был выделен легко и без давления.

Личное:

Что получил лично я? Опыт, море позитива и желание делать Хакатоны и дальше, в том числе и на коммерческой основе. У меня есть планы на новые игры и, определенно, есть ресурсы, чтобы их воплотить.

А еще я сформулировал и взял на вооружение...

Ключевые принципы организации хакатонов.

• Знайте свою целевую аудиторию.

Хакатоны - для всех!

Хороший хакатон сделан специально для ваших сотрудников и в соответствии с нуждами компании. И да, хакатоны могут быть не только для программистов. Они могут быть вообще для всех.

• Агитируйте правильно.

Землю - крестьянам, игры - айтишникам!

Коммуникация о предстоящей игре должна выделяться в общем потоке спама полезной и нужно почты по работе. Коммуникация должна создать интерес и немного его подогреть чуть позже. Здесь важно найти баланс. Если перегреете, то коммуникации по предстоящей игре станут восприниматься как настоящий спам и ваши усилия по брендированию пропадут. Если создадите интерес, а сама игра будет сильно позже тоже плохо, про вас успеют забыть.

• Управляйте сложностью.

Игра не должна быть развлечением всего на пару часов, но и не должна быть чересчур сложной. Постарайтесь правильно оценить скилловость команды, чтобы каждый участник нашел себе место. В этом смысле идея с ростом сложности на каждом уровне работает великолепно.

У меня есть пароль, но нет логина. Зарепортить игровой баг или поискать еще?

• Позвольте играть не так как задумано.

Да, наша игра была задумана и ориентированна строго на индивидуальное участие без коллективного бессознательного. Однако, жизнь показала, что немало игроков объединялись в виртуальные команды. Очень ценно, когда сотрудники учатся строить горизонтальные команды (в иерархическом смысле). Этот навык обязательно пригодиться вашим инженерам, если вы строите нечто большее, чем классическую IT галеру в классическом негативном понимании этого термина аудиторией сами знаете какого сайта.

А Барсик один в игре ковыряется, посмотри на него!

• Призы хорошо, но не главное.

А как же сектор приз?

Не делайте акцент на призах. Я озвучивал их наличие, но не сообщал, что будет подарено победителям до самого последнего дня. Цель игры не в получении очередного красивого рюкзака, нового пауэрбанка или коллекционной готовальни. Цель участника - строить коммуникации, учиться новому и получать море фана от процесса.

Если дарите что-то, имеет смысл оформить призы в стиле игры. В идеале, создать внутренний бренд для таких игр с заделом на будущее. Очередной корпоративный рюкзак через год не будет ассоциировать с прекрасно проведенным временем, а будет просто от компании. Если же каждая деталь соответствует стилистике игры, то она запомнится и чисто на ассоциативном уровне будет работать гораздо лучше на создание связи между вещью и вашим корпоративным брендом.

Спасибо, что прочли. Увидимся в будущих публикациях!