Организация

Организация - сложный организм. Когда "органы" здоровы, то она растет без видимых усилий. Сложности начинаются, когда "орган" начинает сбоить. Один маленькой сбой влечет за собой серию проблем покрупнее в другом "органе", что вызывает череду крупных сбоев далее... Добро пожаловать в фильм-катастрофу.

Думаю, в жизни каждого руководителя случались такие "катастрофы". Книга проект Феникс - это поучительный бизнес-роман о такой катастрофе. Руководитель оказывается в ситуации, когда все вокруг рушится на глазах. Каждое действие вызывает все новые и новые волны проблем. Только благодаря мудрому наставнику, главный герой шаг за шагом постигает философию трех путей, и возрождает организацию из пепла.

Я читал книгу и поражался сходствам проблем. Представляя альтернативную вселенную, мне в самом начале моего пути в роли руководителя, кто-то подбросил эту книгу. Как бы все было просто, знай я правильный ответ заранее. Когда я пришел на позицию CEO в Amasty, у меня появилась возможность применить знания на практике. Я хотел пройти путь необходимых изменений срезая острые углы. Далее я рассмотрю основные тезисы книги и поделюсь опытом внедрения каждого из них.

Начнем со знакомством с философией трех путей:

• Первый Путь посвящен выстраиванию потока работы. Оптимальный маршрут, который необходимо пройти, чтобы провести задачу от замысла до конечного пользователя.

• Второй Путь - это движение по дороге улучшений за счет построения циклов обратной связи.

• Третий Путь пропагандирует культуру постоянного эксперимента. Движение дорогой проб и ошибок позволяет организации расти и развиваться.

Вряд ли эти три тезиса заставили вас воскликнуть "Теперь я знаю, что мне делать со всеми моими проблемами". Тут нет серебряной пули. Эта философия предусматривает методичное и дисциплинированное выполнение ряда шагов.

О них дальше и поговорим.

Визуализируйте всю работу

Тяжело контролировать вещи, о существовании которых даже не догадываешься. Именно поэтому первым шагом на первом пути является визуализация работы. В романе описывается четыре типа работ:

• бизнес проекты - тип работы, которая создает ценность для конечного пользователя и/или конкурентное преимущество организации;

• изменения - цели бизнеса меняются, выходят новые законы, развиваются технологии. Все это генерирует поток изменений в текущих бизнес-процессах организации.

• тех долг или проекты обслуживания - далеко не каждый бизнес проект реализован в соответствии с лучшими практиками и стандартами. Некоторые проекты выходят на рынок, когда реализованы только наиболее популярные сценарии, а любой шаг в сторону может вызывать сбои. Если не уделять внимания перестройке наскоро сделанных, но важных бизнес проектов, то со временем вся организация превратится в карточный домик. Отсутствие внимания к таким проектам угрожает стабильности всей организации в будущем в том числе генерируя четвертый тип работ.

• незапланированные работы - три предыдущих типа работ мы планируем, в то время как четвертый появляется против нашей воли и ставит под сомнение все наши планы. Зачастую они появляются после "срочных" изменений.

Если вы посмотрите на планы работ в своей организации, то далеко не всегда увидите все четыре типа работ. В моей практике я начинал с того, что просил каждого сотрудника делать только письменно оформленные задачи. Такой подход помогает отследить поток незапланированных работ и изменений. Как минимум у вас появляется возможность отследить их источник и в дальнейшем взять его под контроль.

Выявляйте ограничения

На этом этапе вам нужно выписать все выполняемые операции в рамках деятельности определенного человека\подразделения\организации и для каждой операции определить все необходимые шаги для ее выполнения. Представьте себе, что вам нужно организовать работу сборочной линии. Вы определяете: какие продукты выпускает ваша линия, какие материалы для этого нужны на входе и через какие узлы они должны пройти, чтобы получился желаемый результат. Такой подход так же называют картированием процесса.

На современных производствах вы можете легко отследить ход производства по разноцветным линиям на полу. Двигаясь по линии определенного цвета от склада готовой продукции вы легко проследите путь от одного производственного участка к другому вплоть до склада материалов. При таком подходе тяжело не заметить горы заготовок, которые растут перед определенным участком производства. Именно незавершенная работа указывает на ограничение на участке производства или как его иначе называют "бутылочное горлышко". Тяжелее представить этот процесс при разработке и внедрении информационных технологий. Ведь один человек может выполнять роль нескольких непоследовательных участков производства. Бывает так, что эти участки еще и относятся к разным линиям.

Понимание хода работы это ключ к Первому пути. Для картирования процесса я предпочитаю Канбан доску, а для отслеживания "бутылочных горлышек" можно подключить лимиты на количество задач в работе на участке или контрольные диаграммы. И тот и другой инструмент доступны в практически любом современном приложении для ведения проектов.

Устраняйте ограничения

Горы незавершенной работы указывают не только о наличии ограничений, но и увеличивают время нахождения работы в процессе. Одним из способов решения данной задачи является сократить количество новых работ, в которых задействовано ограничение. Вторым способом является расширение ограничения. Каждый производственный участок можно охарактеризовать 4 вещами: машиной, человеком, методом работы и измерениями. Соберите больше информации об ограничении, и попробуйте наиболее доступный вам вариант для его расширения. Не пытайтесь улучшать систему вне ограничения, это дает иллюзию улучшений, но не решает реальную проблему. В своей практике, я первым делом начинаю решать задачу первым методом. Если возникает ограничение в производстве, то намного быстрее сфокусироваться на том, что перед ним - генерации и проверке идей. Только убедившись, что в работу идет самое ценное я перехожу к методу расширения ограничения. Второй метод не только дороже, но и дольше. Найм и обучение человека, который потенциально поможет расширить ограничение, займет от нескольких месяцев до полугода, а количество работ в процессе вы можете ограничить за недели, иногда и быстрее.

Пройдя эти шаги вы можете контролировать поток создания ценности и тут самое время переходить ко второму пути. В теории звучит крайне просто, но на практике участок с ограничением смещается периодически. Причиной смещения могут быть: расширение ограничения, сокращение пропускной способности на других участках из-за внутренних процессов или сокращения количества людей из-за болезни или увольнения.

Устраняйте движение против потока

Давайте опять вернемся к примеру с линией сборки. Конструкция линии не предусматривает движение в обратном направлении. Продвинутые системы производства, например Тойота, отбраковывают некачественные заготовки перед приемом в работу на каждом узле . Оператор может остановить производство, чтобы разобраться в причинах брака и убедиться в качестве последующих заготовок. Чем меньше у вас горы заготовок перед ограничением, тем быстрее вы сможете гарантировать качество и ценность каждой работы на самом медленном участке. В моей практике хорошо зарекомендовали себя чек-листы. Перед выполнением работы сотрудник проверяет, вся ли необходимая информация предоставлена. Если есть несоответствия, то он без зазрения совести возвращает ее назад. Периодически все возвраты анализируются. Какие-то проверки можно автоматизировать, чтобы задача попадала на доработку без отвлечения человека из следующего участка.

Наладьте обратную связь

Наличие обратной связи в том числе и с участием конечного пользователя - это ключ ко второму пути. Важно понимать, кто заказчик конкретной работы и как оценить его удовлетворенность результатом. Нет смысла тратить ресурсы ограничения, если результат не приносит желаемой ценности. Чем быстрее обратная связь, тем проще вам вносить изменения. В моей практике хорошо работает обратная связь через службу поддержки клиентов. Осведомленность службы поддержки о внесенных в систему изменениях позволяет ей отслеживать аномалии в трендах обращений и незамедлительно о них сообщать.

Благодаря внедрению второго пути ваша организация способна предсказуемо доставлять ценность и совершенствовать качество поставки.

Экспериментируйте

Развитие технологий и глобализация открыла новые возможности для бизнеса. Сегодня маленький стартап из Израиля или Беларуси, может конкурировать с гигантом из США или Европы за аудиторию. Пользователь становится более избирательным, а конкуренты не дремлют. Если вы будете довольствоваться тем, что есть, то очень быстро вас догонят и перегонят. Эксперименты - основа основ для развития. Как сказал Эдисон: "Каждая неудавшаяся попытка это еще один шаг вперед". Чем больше компания экспериментирует тем выше ее шансы найти нужный подход к аудитории и монетизировать его. Это и есть ключ к третьему пути.

Из моего опыта переход к третьему пути является самым сложным. Намного проще декларировать открытость к экспериментам, чем методично культивировать культуру инноваций путем проб и ошибок. Важно не наказывать людей за ошибки и поощрять за инициативность и ответственность. Мы тут делаем пока первые шаги, надеюсь, скоро будет, чем поделиться.

Привет, Хабр! Эту статью я написал пару недель назад у себя в блоге, но я продолжаю получать много вопросов по этой теме, поэтому решил опубликовать ее здесь!

В этой статье я решил подробнее рассказать о софте, которым пользуюсь для организации рабочего процесса. Это обширная тема, потому что набор инструментов штука индивидуальная, а кроме самого софта важно то, как вы его используете. Я хотел бы поделиться своим опытом.

Подход к железу и не только

Немного расскажу о своём подходе к выбору тех или иных штуковин. В моей голове есть четкая структура потребления, которую позже я услышал словах уЛео Баланёва, только более ёмко: Я не экономлю на инструментах, чтобы быть уверенным, что могу на них положиться. Если что-то не получается, то в этом виноват не инструмент, а я сам. Цитата не точная, но мысль прозрачная. Если я покупаю что-то и отношусь к этому, как к инструменту я готов инвестировать в уверенность в том, что этот инструмент позволит мне выжать максимум. В некотором роде я покупаю на вырост, но в пределах возможностей.Аэродинамическая передняя панель proнаколесахдля меня перебор, поэтому в этом нет смысла.

Вторая категория базовый стаф, который решает свою задачу. Здесь у меня такой подход: если товар закрывает свою потребность, значит этого достаточно. Приведу пример: AirPods мне нужны, чтобы слышать, но не вслушиваться. Я не жду от них музыкальных высот Hi-Fi, поэтому те, что у меня есть устраивают, и я не покупаю AirPods Pro. У меня естьSony WH-1000XM3с хорошим шумодавом. Они помогаю мне отстраниться от офисного шума и фокусироваться на работе, в них я монтажу и слушаю музыку, когда хочется ее слушать, а не слышать это инструемент.

У меня есть хорошие часы и туфли, но это часть моей работы: в корпоративном мире они являются инструментом. А на каждый день мне подходят футболки H&M. Надеюсь, понятно раскрыл идею. Давайте перейдем к железу.

За спиной: MacBook Pro 16

Тут и говорить нечего: эта машина, которая стоила моих инвестиций. На MacOS я с 2015 года, но это всегда были младшие прошки. В 2020 году я понял, что нужно больше, быстрее, мощнее и тут подлетел апдейт старшей модели. Я изучил спеки и помчал отдавать кровный четвертак. За этой штуковиной я провожу половину своего времени, он быстро окупился, сохраняя пятую точку холодной.

В кармане: iPhone 11 Pro

Тут можно подумать, что это избыточная история. Отчасти, так и есть, но на момент покупки у моего X уже подсел аккумулятор, а чехол-батарея оттягивает пиджак (мне иногда нужно в нем быть). iPhone 11 показался мне широким, потому что телефон для меня инструмент on the go (так когда-то назывались подборки в iPod, которые действительно можно было собрать на ходу). Камеры вторая история, которой я действительно пользуюсь. Я покупаю младшие модели на 64Gb, потому что не снимаю длинные видео и пользуюсь облаками. Бльшая часть памяти фото и видео контент, которой я и так дублирую в облаке, а приложений у меня не много. Как я организовал iPhone и почему iOS 14 лучший апдейт с точки зрения продуктивности расскажу в следующих статьях.

На руке: Polar Vantage V

История про рабочий инструмент сохранилась и здесь. У меня были Watch Series 4, которые я разбил на тренировке. Снова покупать часы от Apple не стал, потому что их несложно разбить на тренировке, а функционал для меня избыточный: я не пользовался и 3/4 приложений. Понял, что мои часы должны решать две задачи: спорт и некоторые уведомления. Я без ума отPolar Flowи связи с датчиком ЧСС H10, поэтому купил Polar. Если интересно, я расскажу и об этом. Можете написать мне или в комментариях к этой статье.

Это базовый пак устройств, с которыми я имею дело каждый день. Теперь давайте перейдем к программным продуктам, которыми я пользуюсь.

Коротко

Сразу предупреждаю: за многий софт я плачу. Для некоторых категорий у меня есть бесплатные рекомендации. Я подготовил короткую выжимку для тех, кто узнаёт названия из списка ниже.

• OneDriveдля файлов

• Sparkдля почты

• Fantasticalдля расписания

• Todoistдля задач

• Notionдля проектной работы

• Evernoteдля заметок

• Chromeдля серфинга

• Roamдля исследований

• Daylioдля привычек

• Alfredдля поиска на Mac

• LastPassдля паролей

Если для вас не знакомо что-то из списка, далее я расскажу про каждое приложение и сценарий использования.

Файлы: OneDrive

У меня есть заданная файловая структура, которая позволяет мне держать порядок. Я не буду заострять на этом внимание и расскажу позже (что поделать, в начале материала еще мало и ссылаться на себя невозможно). Как я говорил раннее, у меня всё держится на облаках, а файлы, с которыми я работаю в потоке, подгружаются в облако, но остаются доступны и без него.

Для работы я пользуюсь OneDrive, потому что у меня корпоративная подписка Office365. Мне доступен 1TB, автоматическая синхронизация пакета Office365 и тимворк с документами. Я много работаю с документами форматов Office и это было лучшим решением для меня. Раньше у меня был Google Drive отличный базовый продукт, но мне не очень нравились настройки синхронизации с устройством.

Настройки OneDrive в Finder: можно поделиться ссылкой, выгрузить в облако и освободить память или всегда держать файл на готове

Почта: Spark

Удобный и бесплатный (для персонального использования) почтовый клиент. У меня много ящиков, конечно, есть структура с папками, но я буду отрицать своё ОКР. Spark доступен на разных платформах. У Spark хорошо отрабатывают интеграции и для меня это очень удобно: сразу кидаю задачу или делаю заметку. А ещё мне нравится виджет для iOS 14. До этого я пользовался Outlook, но мне не очень нравится его работа на iOS, хотя для корпоративного продукта с Office365 это очень удобно.

Два тапа от письма в Spark до задачи в Todoist на iOS

Календарь: Fantastical

Я уже упоминал Fantastical, как свой календарь. Premium доступен по подписке, персональный стоит 3150 рублей в год или 399 рублей в месяц. Мне нравится интеграции, распознавание натурального языка (когда ты пишешь tomorrow и он понимает, что это не заголовок события), UI и виджеты. Правда, компания еще не выпустила виджет для iOS 14, что меня огорчает. Fantastical показывает погоду, дает возможность настроить отображение по выбранным календарям (можно назвать это рабочими столами, когда определенный пулл календарей отображается, а другой нет) и висит небольшим окошком в статусбаре, когда нужно быстро посмотреть дату. Удобно, что видно загрузку дня и можно быстро определять тип событий по цвету. Для iOS все то же самое, а еще можно выбирать тип виджета. Большая часть функционала любого календаря доступна и в Google календаре, в качестве бесплатной альтернативы я бы посоветовал его.

Распознавание языка в Fantastical работает на английском

Календарь всегда доступен в статусбаре на Mac

Настраиваемый виджет Fantastical на iOS

Задачи: Todoist

Пожалуй, наиболее важная программка в моем паке. Todoist стандартный To-Do, но мне кажется наиболее удобным. Умеет распознавать натуральный язык, напоминает о делах по времени или месту, позволяет создавать повторяющиеся дела и имеет мощный набор фильтров и тегов. Доступен даже в расширении Chrome, а за деньги позволяет добавлять гостей, настраивать фильтры, загружать файлы до 100Mb и менять темы. Отлично интегрируется со многими сервисами, в моем случае это Fantastical и Spark. Задачи можно разложены по проектам, а внутри проектов доступны секции. Большую часть я вношу на ходу с iPhone, а на маке вижу дела в Fantastical. Задача создается в один шорткат, а благодаря распознаванию речи можно не искать нужные кнопки это киллер-фича. У Todoist уже доступен виджет на iOS 14 и он крутой.

Пример добавления задачи в Todoist с помощью распознавания ввода

Заметки: Evernote и Notion

Notion топовый продукт, спросите ближайшего продакт оунера. Не буду рассказывать о функционале, но там можно сделать почти всё. Я использую Notion, как CRM, kanban и базу данных. В Notion живет мой контент-план, список книг, вишлист и домашка по программированию. Да, нужно немного вникнуть в его работу, но после того, как вы поймете принцип построения линкованых баз данных в Notion, уверяю, вы найдете применение и в своей работе. Знаю, что многие студенты формируют учёбу в Notion. Это архитектура, а не готовое решение, в которой вы можно настроить почти всё. Есть на платформах, доступна в вебе. Иногда лежит, бесит загрузочный экран, жрет ресурсы, но чертовски функциональный. Бесплатный с ограничениями, но для большинства задач этого хватит. Для тимворка инструмент невероятный, $8 за пользователя в месяц. Персональный стоит $4, а для студентов бесплатно.

Так выглядит моё изучение Python, да, я не очень далеко продвинулся за лето

Evernote один из наиболее популярных и старых продуктов для заметок, но остается актуальным. Здесь все организовано как в библиотечном списке: блокноты, в них заметки, в заметках разный тип контента. Я пользуюсь Evernote давно и храню в нем что-то важное, но редко используемое. Сюда удобно что-то записать быстро, отсканировать документ и визитку. Здесь, например, храниться медицинская книжка моего пса, потому что я стараюсь сразу оцифровывать документы. Большая библиотека шаблонов позволяет использовать заметки в разных сценариях. Мне нравится, как Evernote работает на iOS после недавнего обновления.

Обновленный Evernote на iOS

Браузер: Chrome на компьютере, Safari на телефоне

Исторически пользуюсь Chrome, люблю закладки и расширения. На телефоне мне это не нужно, Safari отрабатывает быстро и решает задачу.

Рисёрч: Roam

Молодое и нашумевшее веб-приложение, которое начало давить на Notion. По сути, это Bulleted list, в который встроена линковка по тегам и страницам. Работая в Roam, я не отрываете руки от клавиатуры, совсем. Вводите текст, а Roam сделает линки и построит граф связей между страницами. Я использую Roam, когда провожу исследование рынка: удобно связывать мысли и источники. При входе у вас открывается страница дня и это просто чистый лист. Вы начинаете писать, а по пути ставите типы элементов, теги и ссылки. Я пользуюсь с беты, и в начале сервер просто лежал из-за количества пользователей. Сейчас команда с этим справилась, теперь просят $15 в месяц или $165 в год. Для студентов бесплатно, а ещё можно заплатить $500 за 5 лет и попасть в закрытое коммьюнити. Очень советую посмотреть внимательно.

Пример ввода материала в Roam

Пример построения связей между страницами в Roam

Трекер: Daylio

Недавняя находка, которой я пользуюсь всего два месяца. Daylio трекер настроения и привычек с небольшим окном заметок по результатам дня. Позволяет оценивать динамику активностей, не разрывать цепочку привычек и быстро оценивать, что вы делали в конкретный день. Ещё мне нравится функция year in pixels, которая показывает среднее настроение каждого дня в году. Premium стоит 1550 рублей в год или 199 рублей в месяц и позволяет разблокировать приложение по FaceID, учитывать корреляцию настроения и активностей и устанавливать бесконечное количество напоминаний.

Активности в Daylio

А вот так я сократил дни с низким качеством сна

Навигация по системе: Alfred

Alfred интелектуальный поиск, который ускорил мою навигацию по маку. В один Enter открывает файлы, приложения, контакты, папки и вообще всё, что у вас есть. Бесплатный, по апдейту дает более широкий функционал, но мне хватает и стандартного. Нажимаете шорткат, начинаете вводить и жмёте Enter. Я перестал пользоваться доком, спотлайтом, лончпадом и прочими базовыми элементами системы, потому что так гораздо быстрее.

Это невероятно, мастхэв, если вы на Mac

Пароли: LastPass

Отличный бесплатный менеджер паролей для всех моих устройств. LastPass может хранить пароли, банковские карты и защищенные заметки. Умеет заполнять поля и генерировать пароли. При регистрации на новом сайте расширение Chrome предложит сохранить пароль в хранилище. А еще есть отличная функция Authenticator. Технически, это приложение, которое является отдельным шагом многоуровневой верификации. Если вы логинитесь в свое хранилище, необходимо подтвердить это в Authenticator, который постоянно генерирует новые 6-значные коды доступа каждые две минуты.

Authenticator присылает уведомление и позволяет все залочить одним тапом, если кто-то пытается зайти

Если есть вопросы пишите

Это базовый набор инструментов, которым я пользуюсь каждый день. Если вам интересно узнать что-то еще, можете написать мне или в комментариях к этой статье. Надеюсь, было полезно и спасибо за ваши минутки!